Simplifica tu tiempo - Delegando efectivamente

Delegue de manera consecuente

La mayoría de las personas con las que hemos trabajado, nos preguntan frecuentemente sobre cómo hacer para tener menos trabajo y lograr delegar más. Pero, aunque muchos desearían delegar más, muy pocos se atreven a hacerlo, por temor a que no logren delegar de manera efectiva. Por eso quiero esta vez exponer algunas ideas de cómo delegar más efectivamente en el trabajo y el la vida privada.

5 buenas razones para delegar:

1. Delegar ayuda a fomentar y desarrollar las habilidades, la iniciativa y las competencias de los colaboradores.
2. Delegar en la familia apoya y educa hacia la independencia de sus hijos.
3. Delegar significa, confiar en que los otros pueden y darles así una mejor perspectiva de vida y confianza futura.
4. Delegar exige de usted tratar de manera cooperativa a las demás personas, y por lo tanto desarrolla su compencia e inteligencia social.
5. Delegar le ayuda a simplificar su vida y poder enfocarse en las tareas más importantes.

Reglas básicas para delegar efectivamente:

1. Transmita competencia: La mayoría de las personas reacionan de manera positiva cuando se les otorgan competencia y responsabilidad. Por eso no escriba todos los pasos y las tareas al detalle cuando va a delegar. Déle la posibilidad a las personas de desarrollar sus propias estrategias y maneras de hacer las cosas, pero dentro de un marco de responsabilidades y límites. Amplíe ese marco en la medida en que la persona demuestra su competencia.
2. Delegue retos: Nunca delegue pensado en cómo desaherse de una tarea tediosa o difícil. Genere en cambio un reto al delegar. Las personas se animan más facilmente a hacer algo cuando se les demuestra que confiamos en ellos para superar un reto, que cuando sienten que sencillamente nos estamos deshaciendo de una tarea molesta o dificil.
3. Delegue tareas grandes con metas intermedias: Vale la pena delegar tareas de corto, mediano o largo plazo. Otorgue para ello tiempo suficiente y supervise de vez en cuando para ver si la persona está logrando los objetivos, o si es demasiado para ella. Anímela cuando todavía no esté lográndolo y déle todos los recursos necesarios para asegurar el éxito. Delegue todo lo que pueda y cada vez que pueda. No solo delegue en la empresa, hágalo en todos los contextos en los que se mueva.

Delegue también en la vida privada

El tiempo que usted permanece en su casa es muy valioso: tiempo para compartir con sus hijos, con su pareja, con sus amigos o familiares; tiempo para relajarse, hacer ejercicios, meditar, leer y capacitarse y muchas otras actividades que no tienen precio. Pero en vez de invertir en esos tiempos especiales, usted termina usando todo su tiempo en cosas como: hacer mercado, limpiar, cocinar, reparar cosas, etc. La vida se ha hecho para disfrutarla y aprovechar efectivamente el tiempo. Y la mejor manera de lograrlo es cuando administramos bien el tiempo y delegamos sabiamente. Veamos como... 

1. Contrate un 'conductor': Esto puede sonar elitista, pero haga cuentas cuanto tiempo se ahorraría usted si alguien más hiciera el mercado por usted. Si no quiere contratar a alguien para hacer todos sus 'mandados' en una sola vuelta, puede pensar en sus hijos adolescentes o alguien de su familia. Especialmente los jóvenes están muy dispuestos, ya que desean poder conducir. Por razones del seguro, pídale que use su propio carro y págele algo por los costos de gasolina y su trabajo. Al final se habrá ahorrado más dinero y tiempo que el que habría gastado haciendo usted mismo todo.
2. Use los servicios a domicilio: Hoy en día puede pedir casi todo a domicilio; desde alimentos hasta muebles. Aproveche esas oportunidades y use el tiempo que duran en traerle su pedido para otras cosas más importantes. Recuerde que a veces sale más económico usar estos medios, que pagar el bus o taxi, mas el gasto o pérdida de tiempo que tendrá que asumir.

El aplazar es un factor de perspectiva

"No dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy."

Dicho Popular

Aplazar es un factor de perspectiva

Una mala costumbre... dejar las cosas hasta el último momento. Es de los hábitos más difíciles de eliminar, y sin embargo el que más pesa en cuanto al cumplimiento a tiempo de nuestras responsabilidades.

El experto el organización laboral, Neil Fiore, plantea la siguiente metáfora para explicar este problema: Imagínese usted, que tiene la tarea de caminar sobre una tabla de 30 centímetros de ancho y 10 metros de larga. ¿No parece una tarea difícil, cierto? Usted cuenta con todas las capacidades para lograrlo, por lo cual iniciaría la tarea inmediatamente.

¿Pero qué pasaría si mi perspectiva de todo cambia? Veamos...

1. Variante: Del oficio normal a la catástrofe: Imagínese que la tabla está ubicada a 30 metros de altura entre dos barracos sobre un rio caudaloso, y a usted se le ordena cruzar la tabla. Inmediatamente su perspectiva cambia y el temor surge: un solo error y le puede costar la vida. Usted se congela y no hace nada. En la realidad laboral, somos nosotros mismo quienes colocamos 'la tabla' a 30 metros de altura. Lo hace cuando le aumenta el significado a una tarea normal de tal manera, que se convierte en una carga, en dónde el más mínimo error, es la catástrofe.
2. Variante: De la locura al heroísmo: Imagínese ahora lo siguiente: la tabla sigue sobre el barranco, pero ahora hay unos caníbales muy agresivos atacandole desde atrás. Usted solo puede salvar su vida, si cruza rápidamente la tabla. Inmediatamente nota usted el cambio: empieza a generar soluciones creativas. Otra vez, fue usted mismo el que llamó a 'los caníbales'. Al estar aplanzando constantemente sus tareas, causó que se generara una presión de última hora. Y como al lograr finalizar la tarea siente que ha hecho algo grandioso, al haber logrado superar la presión, genera un ciclo vicioso en el cual siempre dejará que suceda lo mismo, antes de actuar. En cambio, si hubiera 'cruzado la tabla' cuando todavía estaba en el suelo, su hubiera evitado todo ese estrés yl a intranquilidad.
3. Variante: Salir del 'círculo vicioso': Una vez, la tabla se encuentra encima del barranco, pero no hay ningún canibal y bajo la tabla hay una red, en el cual podría caer sin riesgo en caso de un error. Ahora puede realizar la tarea sin problema, y hasta le daría gusto hacerla. Esa 'red de seguridad' es su autoestima. Es la mejor protección contra las tácticas de aplazamiento.

Así se libera del constante aplazar:

• Evite oraciones con 'me toca' o 'tengo que': Cuando usted usa oraciones que implican obligación, inmediatamente su cuerpo reacciona enfocando las energías en dos sentidos: 1. en lograr desarrolar la tareas y 2. en defenderse del posible fracazo. Cambie su decir en 'quiero' o ' voy a', e imagínese logrando terminar la tarea con éxito.
• Concéntrese en el inicio: Si su conciencia está convencida de que usted va a lograr lo que se ha propuesto hacer, puede usted dejar la meta a un lado. Enfoquése entonces en el primer paso y disfrute despues del camino hacia la meta.
• No haga su trabajo perfecto: Lo que más nos bloquea para el desarrollo de una tarea o un sueño, es el hecho de que esperamos que todo sea y se haga de manera perfecta. Por eso hay mucho que nunca hacen lo que ahnelan, pues saben que no lo van a hacer perfectamente. Sin embargo, solo aquellos 'imperfectos' que se atreven a dar el paso de hacer algo 'imperfecto', son quienes al final resultan exitosos y felices de haber hecho lo que ahnelaban.
• Juege más: Muchas personas se castigan cuando entran bajo la presión del tiempo. Borran todos los juegos de su computadora, dejan de salir a pasear, y no juegan en la noche con sus hijos. Ahora tienen menos disfrute y balance. Rompa ese ciclo al ponerle más enfasis y cuidado al descanso y la diversión, precisamente cuando más esté bajo presión. Pero establezca para ello espacios claros: media hora de caminata, 10 minutos de juege en Facebook, etc. Así su mente tendrá los descansos necesarios para estar al punto al volver a la tarea.
• Deje claro su temor: Al iniciar un proyecto, solemos sentir mcuho temor e intranquilidad. Esto se debe a que mentalmente ya estamos en la meta alcanzada. Es como si al inicio de una escalada a las montañas, ya estuvieramos pensando en la cima. La manera más sencilla y menos temerosa de lograr la meta, es repartirla en fases más alcanzables. Separe su tarea en etapas mas cortas y alcanzables, y piense menos en la meta final.
• Trabaje con el calendario al revés: Empiece apuntándose la fecha de entrega final del proyecto o tarea. Muevase entonces lentamente desde el futuro hacia el presente, apuntando cada uno de los pasos del proyecto, hasta llegar al primero que debe hacer.
• Trabaje en sus preocupaciones: Las preocupaciones frenan y desmotivan. La razón: la mayoría de nosotros preferimos huir ante la dificultad, que enfrentarla. Piense más allá. Analice el peor escenario que pudiera suceder. Pero no se quede estancado allí, sino siga pensando más allá: ¿Qué podría hacer, en el caso que lo peor sucediera? De seguro descubrirá muchas alternativas y soluciones que harán que la peor situación posible termine convertida en una gran posibilidad de progreso. Eso le dará la fuerza para iniciar la tarea, sin estrasarse tanto por el resultado final.

Desacelera tu vida

Descubra la lentitud creativa

Todas las personas tenemos 24 horas al día a nuestra disposición. Sin embargo, cada uno de nosotros maneja un ritmo diferente para esas 24 horas. Los problemas de tiempo y acelere surgen debido a que nuestro ritmo personal no coincide con el tiempo personal de los otros. Para lograr acoplar los ritmos, les damos a continuación unas sugerencias:

1. Defina tiempo para sí mismo: Haga una lista de aquellas actividades que usted hace con gusto y cuando las hace. Al hacer la lista, pregúntese: ¿Bajo qué condiciones trabajo más efectivamente? ¿Cuál es su hora ideal para levantarse, para acostarse? ¿Le gustaría tener una siesta? En una segunda lista, vaya llevando un record de todas las actividades suyas en por lo menos una semana y trate de evaluar de manera subjetiva su calidad de trabajo. Después de comparar las listas, coordine con su jefe o demás personas afectadas una nueva forma de trabajo, que le permita a usted aprovechar al máximo los mejores momentos de su día para las actividades más importantes y en los momentos menos activos de su día hacer las actividades de rutina. Defina también cuales son sus tiempos creativos.
2. Descubra sus 'ladrones del tiempo': No solamente son personas las que nos roban el tiempo. Al contrario, es nuestra forma de ser y nuestra personalidad la que nos quita mucho tiempo. Si necesita conocerse más y mejorar en este aspecto, en IKHTHUS le ayudamos: http://www.ikhthus.org/Docs/ProgramaManejoTiempo.pdf. Veamos ahora algunos de los ladrones de nuestro tiempo:

• Ladrón # 1: Expectativas demasiado altas: Usted establece, debido a su esquema de valores o su personalidad unas expectativas demasiado altas y que pocas veces logra alcanzar sin hacer un esfuerzo mayor. Solución: Baje las expectativas. Colóquelas a un nivel realista y alcanzable. Es mejor establecer metas y expectativas más cortas, que le acerquen poco a poco a lo que espera, que tratar de lograr algo muy rápido y que requiere de usted que sea un 'super hombre'.
• Ladrón # 2: Las mil y un tareas: A usted se le van acumulando cientos de tareas chiquitas que no sabe cómo ni cuando terminarlas. Solución: aplique el Principio de Pareto y el esquema de los 4 morritos que aprendimos al inicio de este tema.
• Ladrón # 3: Las 'super-metas': Metas demasiado altas e irrealistas frenan facilmente nuestros logros. Solución: establezca metas más cortas y alcanzables para lograr las metas más grandes y lejanas. Use herramientas de elaboración de metas como el SMART o el 5W2H.
• Ladrón # 4: La duda e intranquilidad: Cuando estamos intranquilos tendemos muchas veces a llenar nuestra agenda de actividades, para no tener que sentir y pensar en lo que nos sucede. Solución: identifique lo que le está causando intranquilidad. Una vez que identifique que lo causa, genere las acciones correspondientes para lograr la paz interior que necesita. 
• Ladrón # 5: Formas equivocadas de trabajo: Pude que usted tenga todos los conocimiento y compencias necesarias para realizar las actividades que hace, pero si su manera de hacer las cosas le lleva a ser totalmente inefectivo, es hora de hacer un cambio. Solución: evalué su actividad actual y la manera en que la desarrolla. Genere propuestas y acciones negociadas con su jefe o equipo, para trabajar de manera diferente.
• Ladrón # 6: El oficio equivocado: Si por temor a quedarse desempleado usted permanece en un oficio al cual odia, terminará en algún momento enfermo física y/o mentalmente. Solución: sea radical. Evalúe el riesgo actual y elabore un plan para cambiar de lugar lo más pronto posible. Tenga el valor de decir 'BASTA' y salir de donde está.

Venza el acelere

En una encuenta realizada por el Instituto EMNID a 500 empleados sobre qué era lo que más les molestaba en su trabajo, la repuesta más importante fue: la presión del tiempo. Más del 45% se quejaron de que tenían que lograr cada vez más en cada vez menos tiempo. Otros estudios, como por ejemplo el del Instituto INRA comprobaron estas respuestas: el 80% de los alemanes quisieran una vida más relajada. A continuación unas estrategias de aplicación inmediata para bajar el acelere:

1. Trabaje sin reloj: Quítese su reloj y trabaje de vez en cuando sin él. Haga como los menores, déje que otros le recuerden las citas y actividades.
2. Vea el tiempo como un jardín: Imagínese el tiempo como un jardín a través del cual usted puede pasear a su gusto. Algunas veces correra, otras caminará, otras se tomará tiempo para contemplar lo que sucede... Ya no es el tiempo quien le maneja a usted, sino usted quien maneja el tiempo.
3. Encuentre su ritmo personal: Hágase el siguiente test: colóquese frente a un reloj y propóngase cerrar los ojos por exactamente 5 minutos. Cierre los ojos y piense en su vida y en como esos 5 minutos le permiten relajarse y encontrarse consigo mismo. Cuando crea que ya pasaron los 5 minutos, a bra de nuevo sus ojos y evalúe lo siguiente: Si usted abrió los ojos antes de cumplirse en el reloj los 5 minutos, significa que tiene un ritmo más acelerado que el reloj, y que por ende tiende a sobrecargar su agenda. Si usted abrió los ojos después de 5 minutos, tiene un ritmo más lento que el del reloj. Evalúe por qué y atrévase de pronto a hacer más y aprovechar mejor su tiempo.

Vivencie el disfrute del tiempo ahora

'El ayer es historia, el mañana un misterio, y hoy... ¡es la vida!' No piense demasiado en su pasado, no sueñe mucho con su futuro, sino simplifique su vivencia del tiempo al concentrarse de vez en cuando en su presente:

1. Observe más: Tómese momentos para observar con detalle y calma la creación y la naturaleza. Déje que cada detalle y color penetren en sus sentidos; escuche los sonidos de la naturaleza.
2. Diga en voz alta el nombre de las cosas: La próxima vez que salga a pasear o caminar, diga en vor alta el nombre de las cosas que observa. Eso le ayudará a concientizarse de todo lo que le rodea.
3. Desacelere las rutinas: La mayoría de personas desarrollan las actividades rutinarias de manera rápida y poco eficiente, pues desean salir rápido del paso. Haga lo contrario: tómese tiempo para relaizar esas tareas de manera concienzuda y lenta. Disfrute el momento, escriba bonito.
4. Respire con el estómago: La respiración estomacal fortalece el flujo sanguíneo y ayuda a que llegue más oxígeno al cerebro. Al mismo tiempo le ayuda al cuerpo a relajarse.
5. Coma con la mano contraria: Dése el lujo de comer un día con la mano contraria a la que come regularmente. Al tener que comer con la mano opuesta, tendrá que bajar su ritmo y ser más cuidadoso al comer.

Simplifica tu Tiempo - Aprende a decir 'NO'...

Aprenda a decir 'NO' de manera consecuente

Uno de los factores que más nos hacen perder tiempo, es el hecho de que nos cuesta trabajo decirle 'no' a todos los pedidos que nos llegan. Pero es muy importante decir 'no'. Sin embargo surge la pregunta: ¿Y cómo digo 'no' de forma correcta, sin herir los sentimientos del otro?

¿Le ha pasado que le parece que las 24 horas de su día no alcanzan para todo lo que tiene que hacer? Probablemetne si. Pero el problema acá no es que el día no tenga suficientes horas, sino el hecho de que usted probablemente tenga demasiadas actividades. Al final termina trabajando de más y dañando su salud. El que trabaja sin descanso, se enferma. A eso se le suma la presión del trabajo, en dónde tememos decir 'no' por miedo a las consecuencias y terminamos diciendo sin mucho deseo 'si'.

Una buena seguridad en sí mismo permite los 'NO'

El maestro de psicología Manuel J. Smith, investigó sobre este tema y concluyó: 'Si usted dice 'si', aun cuando en realidad quiere decir 'no', entonces no es porque haya algún problema con usted, sino porque de cierta manera usted esta siendo manipulado por otros. Su solución: Haga que su seguridad en sí mismo crezca. Dígase a sí mismo que tiene el derecho a decir 'no' y a no ser manipulado, sin importar quién sea el que manipule: jefe, pareja, líder, etc.

Lo contrario a la manipulación es el derecho a la seguridad en sí mismo. Y esta última se caracterisa por lo siguiente:

1. Soberanía emocional: Usted tiene el derecho a juzgar sus propias emociones y sentimientos. No puede ser obligado (p.ej.) a querer a alguien con el que usted no puede.
2. Soberanía de gusto: Usted tiene el derecho a no tener que justificar sus gustos.
3. Soberanía de juicio: Si usted tiene que solucionarle los problemas a otras personas, tiene el derecho de justificar esos problemas. Usted puede juzgar si lo que le están pidiendo que haga para ayudar es justo o no.
4. Soberanía de acción: Usted tiene el derecho a cometer errores y equivocarse. 'Errare humanum est' dice un dicho en latin (errar es humano). Todos nosotros cometemos errores y tomamos decisiones equivocadas en algún momento de nuestras vidas. Esa no puede ser razón para que nuestros errores sean usados para manipularnos. Reconozca sus errores, pida perdón, compense lo hecho y trabaje con el otra en una solución conjunta. Nunca deje que le esten recordando sus errores, ni que le obliguen a trabajos de castigo.
5. Soberanía de decisión: Usted tiene el derecho de tomar decisiones ilógicas. Cuando una argumentación emocional choca con una argumentación lógica, lo mejor es llegar a acuerdos en consenso.

Diciendo 'NO' para expertos:

Esto es muy importante para personas que dicen 'si' muy fácilmente. Genere el hábito de responder cualquier pedido con tiempo para pensarlo. Nunca diga 'si' de manera inmediata. Si es posible, haga que la otra persona le mande su pedido por escrito (Email, Fax, etc.). Eso evitará malentendidos.

Sin embargo, el mayor peligro en cuanto al tema 'si' o 'no', es que por su reacción cambie la relación entre usted y la otra persona. Si usted responde al pedido del otro con una dispulpa, hace que el pedido del otro parezca una orden o incluso una acusación. Si usted reacciona de manera agresiva, hace usted de la pregunta un insulto. Ambas reacciones son incorrectas y generan un mayor conflicto. Póngase al mismo nivel del otro y sencillamente responda 'no', sin disminuir al otro, ni a usted mismo.

7 caminos para vender un 'NO' de manera relacional

El 'NO' es la clave para más soveranía personal, su propio manejo del tiempo y mayor satisfacción personal. A continuación unas recomendaciones para hacer del 'no' un momento más relacional y evitar afectar las relaciones:

1. "Dame tiempo para pensarlo": Después de pensarlo un tiempo corto y prudente, déjele saber a la otra persona de manera amable y clara su 'no', u otro tipo de argumento.
2. "Es una propuesta muy interesante": Reconozca el pedido del otro como valioso, pero después deje claro que su enfoque en el momento está en otra cosa, y que por lo tanto no puede atender ese pedido. No explique de que se trata lo otro, pues podría generar una situación incómoda.
3. "Usted es muy valioso para mi": Afirme al otro y fortalezca la relación cuando le llegue con una petición. Deje claro que le gustaría ayudarle esa persona, pero que en ese momento no le es posible.
4. "Ese tipo de cosas, es algo que por principios no hago": Las personas aceptan más fácilmente un 'no', cuando saben que usted tiene sus valores y principios claros, así como sus prioridades.
5. "Que pena por usted": Esta respuesta ayuda especialmente cuando le hacen pedidos indirectos en los cuales hay una posible manipulación. Muestrelé comprensión al que hace el pedido, pero no se deje involucrar en el pedido indirecto.
6. "En este momento no me es posible": Esta fórmula tiende a dejar calmado a muchos, aunque en realidad solo aplaza la respuesta al pedido. Si sin embargo, la persona insiste con su pedido, usted puede responder: 'Lo siento, pero en este momento no le puedo decir cuando'. Y si es necesario sea claro: 'Lo siento, pero ese día ya estoy comprometido'.
7. "Hmmm... No": Esta es finalmente la mejor respuesta. Si usted dice 'no', sencillamente lo hace, con una pequeña pausa antes, para denotar que lo ha pensado y que comprende a su interlocutor. No dé ningún tipo de argumento, pues esto le puede llevar a una discusión en la cual terminará justificandose todo el tiempo.

Espero que estos tips le ayuden ahora si, a decir 'no' de manera más clara y consecuente.