“El tiempo es dinero” es un conocido
dicho que explica cuán importante es el tiempo, y cuán malo es malgastarlo. Sin
embargo, la mayoría de personas no logran administrar bien su tiempo. ¿Qué es
lo que les hace falta?
Seguramente se ha encontrado, como muchos de nosotros, ante la situación
que trabaja fuertemente en algo durante el día, y cuando miras atrás, parece
que no logro nada y se pregunta, ¿qué paso con mi tiempo? ¿Por qué no me
alcanza para terminar lo que tengo que hacer y se me termina acumulando una y
otra vez? Encontrarse con esta situación causa frustración y dudas sobre cómo estamos
manejando nuestro tiempo, pero esta es la realidad de muchas personas. El
tiempo es un recurso muy importante
que necesitamos aprender a administrar
de manera sabia si queremos ser efectivos
y productivos.
Para ser efectivos con
nuestro tiempo, en realidad solo requerimos de unos sencillos ejercicios, que
practicados cada día, permiten que a mediano plazo logremos no solo ser
efectivos con el uso de nuestro tiempo, sino además contar con tiempo extra
para otras actividades. He resumido esos ejercicios en los siguientes pasos:
1.
Evalúese: ¿Qué
es lo que hago cada día? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Cómo estoy usando mi tiempo
realmente? ¿Qué debería cambiar?
2.
Defina el valor de sus actividades versus el valor de
su tiempo: ¿Qué tan realmente relevante para mi trabajo o para mi
vida es lo que estoy haciendo? ¿Qué es más importante en cuanto a ese tiempo? ¿Cuáles
de las actividades que hago son más relevantes, cuales sobran?
3.
Use el Principio de Pareto (20/80): Si usamos efectivamente nuestro tiempo, 20% de
nuestras obligaciones, deberían producir el 80% de los resultados. Tristemente
solemos usar el principio contrario – el 80% de nuestro tiempo lo usamos para
trabajar en las cosas que solo producen un 20% de resultados. ¿Cuáles de mis
actividades producen más resultados? ¿Cuáles no? ¿Qué actividades entonces son
las más relevantes para mi trabajo, en relación a su productividad y
efectividad?
4.
Establezca prioridades: De mis actividades más productivas, ¿cuáles son las más importantes,
cuales las más urgentes? Importante
significa que debe ser hecho, pues mucho depende de ello. Urgente solo significa que debe ser hecho inmediatamente.
Clasifique sus actividades de acuerdo a los niveles de importancia y urgencia
de la siguiente manera:
5.
Planee y desarrolle sus actividades: Después de establecer sus prioridades, escríbalas y comience
a desarrollarlas una a una de acuerdo a las prioridades. Sea flexible; agregue o elimine actividades de acuerdo
a su relevancia, pero comprométase a cumplir con sus metas diarias lo más
posible.
6.
Reevalúe y ajuste: ¿Funciona la forma en que manejo mi tiempo ahora? ¿Qué funciona, que
no? ¿Qué cambios o ajustes debo hacer?
