Simplifica tu tiempo - Delegando efectivamente

Delegue de manera consecuente

La mayoría de las personas con las que hemos trabajado, nos preguntan frecuentemente sobre cómo hacer para tener menos trabajo y lograr delegar más. Pero, aunque muchos desearían delegar más, muy pocos se atreven a hacerlo, por temor a que no logren delegar de manera efectiva. Por eso quiero esta vez exponer algunas ideas de cómo delegar más efectivamente en el trabajo y el la vida privada.

5 buenas razones para delegar:

1. Delegar ayuda a fomentar y desarrollar las habilidades, la iniciativa y las competencias de los colaboradores.
2. Delegar en la familia apoya y educa hacia la independencia de sus hijos.
3. Delegar significa, confiar en que los otros pueden y darles así una mejor perspectiva de vida y confianza futura.
4. Delegar exige de usted tratar de manera cooperativa a las demás personas, y por lo tanto desarrolla su compencia e inteligencia social.
5. Delegar le ayuda a simplificar su vida y poder enfocarse en las tareas más importantes.

Reglas básicas para delegar efectivamente:

1. Transmita competencia: La mayoría de las personas reacionan de manera positiva cuando se les otorgan competencia y responsabilidad. Por eso no escriba todos los pasos y las tareas al detalle cuando va a delegar. Déle la posibilidad a las personas de desarrollar sus propias estrategias y maneras de hacer las cosas, pero dentro de un marco de responsabilidades y límites. Amplíe ese marco en la medida en que la persona demuestra su competencia.
2. Delegue retos: Nunca delegue pensado en cómo desaherse de una tarea tediosa o difícil. Genere en cambio un reto al delegar. Las personas se animan más facilmente a hacer algo cuando se les demuestra que confiamos en ellos para superar un reto, que cuando sienten que sencillamente nos estamos deshaciendo de una tarea molesta o dificil.
3. Delegue tareas grandes con metas intermedias: Vale la pena delegar tareas de corto, mediano o largo plazo. Otorgue para ello tiempo suficiente y supervise de vez en cuando para ver si la persona está logrando los objetivos, o si es demasiado para ella. Anímela cuando todavía no esté lográndolo y déle todos los recursos necesarios para asegurar el éxito. Delegue todo lo que pueda y cada vez que pueda. No solo delegue en la empresa, hágalo en todos los contextos en los que se mueva.

Delegue también en la vida privada

El tiempo que usted permanece en su casa es muy valioso: tiempo para compartir con sus hijos, con su pareja, con sus amigos o familiares; tiempo para relajarse, hacer ejercicios, meditar, leer y capacitarse y muchas otras actividades que no tienen precio. Pero en vez de invertir en esos tiempos especiales, usted termina usando todo su tiempo en cosas como: hacer mercado, limpiar, cocinar, reparar cosas, etc. La vida se ha hecho para disfrutarla y aprovechar efectivamente el tiempo. Y la mejor manera de lograrlo es cuando administramos bien el tiempo y delegamos sabiamente. Veamos como... 

1. Contrate un 'conductor': Esto puede sonar elitista, pero haga cuentas cuanto tiempo se ahorraría usted si alguien más hiciera el mercado por usted. Si no quiere contratar a alguien para hacer todos sus 'mandados' en una sola vuelta, puede pensar en sus hijos adolescentes o alguien de su familia. Especialmente los jóvenes están muy dispuestos, ya que desean poder conducir. Por razones del seguro, pídale que use su propio carro y págele algo por los costos de gasolina y su trabajo. Al final se habrá ahorrado más dinero y tiempo que el que habría gastado haciendo usted mismo todo.
2. Use los servicios a domicilio: Hoy en día puede pedir casi todo a domicilio; desde alimentos hasta muebles. Aproveche esas oportunidades y use el tiempo que duran en traerle su pedido para otras cosas más importantes. Recuerde que a veces sale más económico usar estos medios, que pagar el bus o taxi, mas el gasto o pérdida de tiempo que tendrá que asumir.

El aplazar es un factor de perspectiva

"No dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy."

Dicho Popular

Aplazar es un factor de perspectiva

Una mala costumbre... dejar las cosas hasta el último momento. Es de los hábitos más difíciles de eliminar, y sin embargo el que más pesa en cuanto al cumplimiento a tiempo de nuestras responsabilidades.

El experto el organización laboral, Neil Fiore, plantea la siguiente metáfora para explicar este problema: Imagínese usted, que tiene la tarea de caminar sobre una tabla de 30 centímetros de ancho y 10 metros de larga. ¿No parece una tarea difícil, cierto? Usted cuenta con todas las capacidades para lograrlo, por lo cual iniciaría la tarea inmediatamente.

¿Pero qué pasaría si mi perspectiva de todo cambia? Veamos...

1. Variante: Del oficio normal a la catástrofe: Imagínese que la tabla está ubicada a 30 metros de altura entre dos barracos sobre un rio caudaloso, y a usted se le ordena cruzar la tabla. Inmediatamente su perspectiva cambia y el temor surge: un solo error y le puede costar la vida. Usted se congela y no hace nada. En la realidad laboral, somos nosotros mismo quienes colocamos 'la tabla' a 30 metros de altura. Lo hace cuando le aumenta el significado a una tarea normal de tal manera, que se convierte en una carga, en dónde el más mínimo error, es la catástrofe.
2. Variante: De la locura al heroísmo: Imagínese ahora lo siguiente: la tabla sigue sobre el barranco, pero ahora hay unos caníbales muy agresivos atacandole desde atrás. Usted solo puede salvar su vida, si cruza rápidamente la tabla. Inmediatamente nota usted el cambio: empieza a generar soluciones creativas. Otra vez, fue usted mismo el que llamó a 'los caníbales'. Al estar aplanzando constantemente sus tareas, causó que se generara una presión de última hora. Y como al lograr finalizar la tarea siente que ha hecho algo grandioso, al haber logrado superar la presión, genera un ciclo vicioso en el cual siempre dejará que suceda lo mismo, antes de actuar. En cambio, si hubiera 'cruzado la tabla' cuando todavía estaba en el suelo, su hubiera evitado todo ese estrés yl a intranquilidad.
3. Variante: Salir del 'círculo vicioso': Una vez, la tabla se encuentra encima del barranco, pero no hay ningún canibal y bajo la tabla hay una red, en el cual podría caer sin riesgo en caso de un error. Ahora puede realizar la tarea sin problema, y hasta le daría gusto hacerla. Esa 'red de seguridad' es su autoestima. Es la mejor protección contra las tácticas de aplazamiento.

Así se libera del constante aplazar:

• Evite oraciones con 'me toca' o 'tengo que': Cuando usted usa oraciones que implican obligación, inmediatamente su cuerpo reacciona enfocando las energías en dos sentidos: 1. en lograr desarrolar la tareas y 2. en defenderse del posible fracazo. Cambie su decir en 'quiero' o ' voy a', e imagínese logrando terminar la tarea con éxito.
• Concéntrese en el inicio: Si su conciencia está convencida de que usted va a lograr lo que se ha propuesto hacer, puede usted dejar la meta a un lado. Enfoquése entonces en el primer paso y disfrute despues del camino hacia la meta.
• No haga su trabajo perfecto: Lo que más nos bloquea para el desarrollo de una tarea o un sueño, es el hecho de que esperamos que todo sea y se haga de manera perfecta. Por eso hay mucho que nunca hacen lo que ahnelan, pues saben que no lo van a hacer perfectamente. Sin embargo, solo aquellos 'imperfectos' que se atreven a dar el paso de hacer algo 'imperfecto', son quienes al final resultan exitosos y felices de haber hecho lo que ahnelaban.
• Juege más: Muchas personas se castigan cuando entran bajo la presión del tiempo. Borran todos los juegos de su computadora, dejan de salir a pasear, y no juegan en la noche con sus hijos. Ahora tienen menos disfrute y balance. Rompa ese ciclo al ponerle más enfasis y cuidado al descanso y la diversión, precisamente cuando más esté bajo presión. Pero establezca para ello espacios claros: media hora de caminata, 10 minutos de juege en Facebook, etc. Así su mente tendrá los descansos necesarios para estar al punto al volver a la tarea.
• Deje claro su temor: Al iniciar un proyecto, solemos sentir mcuho temor e intranquilidad. Esto se debe a que mentalmente ya estamos en la meta alcanzada. Es como si al inicio de una escalada a las montañas, ya estuvieramos pensando en la cima. La manera más sencilla y menos temerosa de lograr la meta, es repartirla en fases más alcanzables. Separe su tarea en etapas mas cortas y alcanzables, y piense menos en la meta final.
• Trabaje con el calendario al revés: Empiece apuntándose la fecha de entrega final del proyecto o tarea. Muevase entonces lentamente desde el futuro hacia el presente, apuntando cada uno de los pasos del proyecto, hasta llegar al primero que debe hacer.
• Trabaje en sus preocupaciones: Las preocupaciones frenan y desmotivan. La razón: la mayoría de nosotros preferimos huir ante la dificultad, que enfrentarla. Piense más allá. Analice el peor escenario que pudiera suceder. Pero no se quede estancado allí, sino siga pensando más allá: ¿Qué podría hacer, en el caso que lo peor sucediera? De seguro descubrirá muchas alternativas y soluciones que harán que la peor situación posible termine convertida en una gran posibilidad de progreso. Eso le dará la fuerza para iniciar la tarea, sin estrasarse tanto por el resultado final.

Desacelera tu vida

Descubra la lentitud creativa

Todas las personas tenemos 24 horas al día a nuestra disposición. Sin embargo, cada uno de nosotros maneja un ritmo diferente para esas 24 horas. Los problemas de tiempo y acelere surgen debido a que nuestro ritmo personal no coincide con el tiempo personal de los otros. Para lograr acoplar los ritmos, les damos a continuación unas sugerencias:

1. Defina tiempo para sí mismo: Haga una lista de aquellas actividades que usted hace con gusto y cuando las hace. Al hacer la lista, pregúntese: ¿Bajo qué condiciones trabajo más efectivamente? ¿Cuál es su hora ideal para levantarse, para acostarse? ¿Le gustaría tener una siesta? En una segunda lista, vaya llevando un record de todas las actividades suyas en por lo menos una semana y trate de evaluar de manera subjetiva su calidad de trabajo. Después de comparar las listas, coordine con su jefe o demás personas afectadas una nueva forma de trabajo, que le permita a usted aprovechar al máximo los mejores momentos de su día para las actividades más importantes y en los momentos menos activos de su día hacer las actividades de rutina. Defina también cuales son sus tiempos creativos.
2. Descubra sus 'ladrones del tiempo': No solamente son personas las que nos roban el tiempo. Al contrario, es nuestra forma de ser y nuestra personalidad la que nos quita mucho tiempo. Si necesita conocerse más y mejorar en este aspecto, en IKHTHUS le ayudamos: http://www.ikhthus.org/Docs/ProgramaManejoTiempo.pdf. Veamos ahora algunos de los ladrones de nuestro tiempo:

• Ladrón # 1: Expectativas demasiado altas: Usted establece, debido a su esquema de valores o su personalidad unas expectativas demasiado altas y que pocas veces logra alcanzar sin hacer un esfuerzo mayor. Solución: Baje las expectativas. Colóquelas a un nivel realista y alcanzable. Es mejor establecer metas y expectativas más cortas, que le acerquen poco a poco a lo que espera, que tratar de lograr algo muy rápido y que requiere de usted que sea un 'super hombre'.
• Ladrón # 2: Las mil y un tareas: A usted se le van acumulando cientos de tareas chiquitas que no sabe cómo ni cuando terminarlas. Solución: aplique el Principio de Pareto y el esquema de los 4 morritos que aprendimos al inicio de este tema.
• Ladrón # 3: Las 'super-metas': Metas demasiado altas e irrealistas frenan facilmente nuestros logros. Solución: establezca metas más cortas y alcanzables para lograr las metas más grandes y lejanas. Use herramientas de elaboración de metas como el SMART o el 5W2H.
• Ladrón # 4: La duda e intranquilidad: Cuando estamos intranquilos tendemos muchas veces a llenar nuestra agenda de actividades, para no tener que sentir y pensar en lo que nos sucede. Solución: identifique lo que le está causando intranquilidad. Una vez que identifique que lo causa, genere las acciones correspondientes para lograr la paz interior que necesita. 
• Ladrón # 5: Formas equivocadas de trabajo: Pude que usted tenga todos los conocimiento y compencias necesarias para realizar las actividades que hace, pero si su manera de hacer las cosas le lleva a ser totalmente inefectivo, es hora de hacer un cambio. Solución: evalué su actividad actual y la manera en que la desarrolla. Genere propuestas y acciones negociadas con su jefe o equipo, para trabajar de manera diferente.
• Ladrón # 6: El oficio equivocado: Si por temor a quedarse desempleado usted permanece en un oficio al cual odia, terminará en algún momento enfermo física y/o mentalmente. Solución: sea radical. Evalúe el riesgo actual y elabore un plan para cambiar de lugar lo más pronto posible. Tenga el valor de decir 'BASTA' y salir de donde está.

Venza el acelere

En una encuenta realizada por el Instituto EMNID a 500 empleados sobre qué era lo que más les molestaba en su trabajo, la repuesta más importante fue: la presión del tiempo. Más del 45% se quejaron de que tenían que lograr cada vez más en cada vez menos tiempo. Otros estudios, como por ejemplo el del Instituto INRA comprobaron estas respuestas: el 80% de los alemanes quisieran una vida más relajada. A continuación unas estrategias de aplicación inmediata para bajar el acelere:

1. Trabaje sin reloj: Quítese su reloj y trabaje de vez en cuando sin él. Haga como los menores, déje que otros le recuerden las citas y actividades.
2. Vea el tiempo como un jardín: Imagínese el tiempo como un jardín a través del cual usted puede pasear a su gusto. Algunas veces correra, otras caminará, otras se tomará tiempo para contemplar lo que sucede... Ya no es el tiempo quien le maneja a usted, sino usted quien maneja el tiempo.
3. Encuentre su ritmo personal: Hágase el siguiente test: colóquese frente a un reloj y propóngase cerrar los ojos por exactamente 5 minutos. Cierre los ojos y piense en su vida y en como esos 5 minutos le permiten relajarse y encontrarse consigo mismo. Cuando crea que ya pasaron los 5 minutos, a bra de nuevo sus ojos y evalúe lo siguiente: Si usted abrió los ojos antes de cumplirse en el reloj los 5 minutos, significa que tiene un ritmo más acelerado que el reloj, y que por ende tiende a sobrecargar su agenda. Si usted abrió los ojos después de 5 minutos, tiene un ritmo más lento que el del reloj. Evalúe por qué y atrévase de pronto a hacer más y aprovechar mejor su tiempo.

Vivencie el disfrute del tiempo ahora

'El ayer es historia, el mañana un misterio, y hoy... ¡es la vida!' No piense demasiado en su pasado, no sueñe mucho con su futuro, sino simplifique su vivencia del tiempo al concentrarse de vez en cuando en su presente:

1. Observe más: Tómese momentos para observar con detalle y calma la creación y la naturaleza. Déje que cada detalle y color penetren en sus sentidos; escuche los sonidos de la naturaleza.
2. Diga en voz alta el nombre de las cosas: La próxima vez que salga a pasear o caminar, diga en vor alta el nombre de las cosas que observa. Eso le ayudará a concientizarse de todo lo que le rodea.
3. Desacelere las rutinas: La mayoría de personas desarrollan las actividades rutinarias de manera rápida y poco eficiente, pues desean salir rápido del paso. Haga lo contrario: tómese tiempo para relaizar esas tareas de manera concienzuda y lenta. Disfrute el momento, escriba bonito.
4. Respire con el estómago: La respiración estomacal fortalece el flujo sanguíneo y ayuda a que llegue más oxígeno al cerebro. Al mismo tiempo le ayuda al cuerpo a relajarse.
5. Coma con la mano contraria: Dése el lujo de comer un día con la mano contraria a la que come regularmente. Al tener que comer con la mano opuesta, tendrá que bajar su ritmo y ser más cuidadoso al comer.

Simplifica tu Tiempo - Aprende a decir 'NO'...

Aprenda a decir 'NO' de manera consecuente

Uno de los factores que más nos hacen perder tiempo, es el hecho de que nos cuesta trabajo decirle 'no' a todos los pedidos que nos llegan. Pero es muy importante decir 'no'. Sin embargo surge la pregunta: ¿Y cómo digo 'no' de forma correcta, sin herir los sentimientos del otro?

¿Le ha pasado que le parece que las 24 horas de su día no alcanzan para todo lo que tiene que hacer? Probablemetne si. Pero el problema acá no es que el día no tenga suficientes horas, sino el hecho de que usted probablemente tenga demasiadas actividades. Al final termina trabajando de más y dañando su salud. El que trabaja sin descanso, se enferma. A eso se le suma la presión del trabajo, en dónde tememos decir 'no' por miedo a las consecuencias y terminamos diciendo sin mucho deseo 'si'.

Una buena seguridad en sí mismo permite los 'NO'

El maestro de psicología Manuel J. Smith, investigó sobre este tema y concluyó: 'Si usted dice 'si', aun cuando en realidad quiere decir 'no', entonces no es porque haya algún problema con usted, sino porque de cierta manera usted esta siendo manipulado por otros. Su solución: Haga que su seguridad en sí mismo crezca. Dígase a sí mismo que tiene el derecho a decir 'no' y a no ser manipulado, sin importar quién sea el que manipule: jefe, pareja, líder, etc.

Lo contrario a la manipulación es el derecho a la seguridad en sí mismo. Y esta última se caracterisa por lo siguiente:

1. Soberanía emocional: Usted tiene el derecho a juzgar sus propias emociones y sentimientos. No puede ser obligado (p.ej.) a querer a alguien con el que usted no puede.
2. Soberanía de gusto: Usted tiene el derecho a no tener que justificar sus gustos.
3. Soberanía de juicio: Si usted tiene que solucionarle los problemas a otras personas, tiene el derecho de justificar esos problemas. Usted puede juzgar si lo que le están pidiendo que haga para ayudar es justo o no.
4. Soberanía de acción: Usted tiene el derecho a cometer errores y equivocarse. 'Errare humanum est' dice un dicho en latin (errar es humano). Todos nosotros cometemos errores y tomamos decisiones equivocadas en algún momento de nuestras vidas. Esa no puede ser razón para que nuestros errores sean usados para manipularnos. Reconozca sus errores, pida perdón, compense lo hecho y trabaje con el otra en una solución conjunta. Nunca deje que le esten recordando sus errores, ni que le obliguen a trabajos de castigo.
5. Soberanía de decisión: Usted tiene el derecho de tomar decisiones ilógicas. Cuando una argumentación emocional choca con una argumentación lógica, lo mejor es llegar a acuerdos en consenso.

Diciendo 'NO' para expertos:

Esto es muy importante para personas que dicen 'si' muy fácilmente. Genere el hábito de responder cualquier pedido con tiempo para pensarlo. Nunca diga 'si' de manera inmediata. Si es posible, haga que la otra persona le mande su pedido por escrito (Email, Fax, etc.). Eso evitará malentendidos.

Sin embargo, el mayor peligro en cuanto al tema 'si' o 'no', es que por su reacción cambie la relación entre usted y la otra persona. Si usted responde al pedido del otro con una dispulpa, hace que el pedido del otro parezca una orden o incluso una acusación. Si usted reacciona de manera agresiva, hace usted de la pregunta un insulto. Ambas reacciones son incorrectas y generan un mayor conflicto. Póngase al mismo nivel del otro y sencillamente responda 'no', sin disminuir al otro, ni a usted mismo.

7 caminos para vender un 'NO' de manera relacional

El 'NO' es la clave para más soveranía personal, su propio manejo del tiempo y mayor satisfacción personal. A continuación unas recomendaciones para hacer del 'no' un momento más relacional y evitar afectar las relaciones:

1. "Dame tiempo para pensarlo": Después de pensarlo un tiempo corto y prudente, déjele saber a la otra persona de manera amable y clara su 'no', u otro tipo de argumento.
2. "Es una propuesta muy interesante": Reconozca el pedido del otro como valioso, pero después deje claro que su enfoque en el momento está en otra cosa, y que por lo tanto no puede atender ese pedido. No explique de que se trata lo otro, pues podría generar una situación incómoda.
3. "Usted es muy valioso para mi": Afirme al otro y fortalezca la relación cuando le llegue con una petición. Deje claro que le gustaría ayudarle esa persona, pero que en ese momento no le es posible.
4. "Ese tipo de cosas, es algo que por principios no hago": Las personas aceptan más fácilmente un 'no', cuando saben que usted tiene sus valores y principios claros, así como sus prioridades.
5. "Que pena por usted": Esta respuesta ayuda especialmente cuando le hacen pedidos indirectos en los cuales hay una posible manipulación. Muestrelé comprensión al que hace el pedido, pero no se deje involucrar en el pedido indirecto.
6. "En este momento no me es posible": Esta fórmula tiende a dejar calmado a muchos, aunque en realidad solo aplaza la respuesta al pedido. Si sin embargo, la persona insiste con su pedido, usted puede responder: 'Lo siento, pero en este momento no le puedo decir cuando'. Y si es necesario sea claro: 'Lo siento, pero ese día ya estoy comprometido'.
7. "Hmmm... No": Esta es finalmente la mejor respuesta. Si usted dice 'no', sencillamente lo hace, con una pequeña pausa antes, para denotar que lo ha pensado y que comprende a su interlocutor. No dé ningún tipo de argumento, pues esto le puede llevar a una discusión en la cual terminará justificandose todo el tiempo.

Espero que estos tips le ayuden ahora si, a decir 'no' de manera más clara y consecuente.

Simplifica tu tiempo - 3ra Parte

Continuamos con aquellas herramientas que nos permiten desperfeccionar nuestra vida...

F. Simplifique los esquemas anticuados arraigados en su organización:

En casi toda institución que ya lleva algún tiempo, existen esquemas de trabajo arraigados, que son aceptados por todos, sin evaluación. ¡Y hay de aquel que se atreva a ponerlos en duda o sugerir cambios! La respuesta casí siempre será: 'siempre lo hemos hecho así, y así funciona'. Ese es el momento de rebelarse con una pregunta clave de coaching y que hace todo empresario con visión futurista: '¿Y cómo podemos hacerlo más sencillo, efectivo y económico?'. A continuación algunas sugerencias...

1. En vez de acta de protocolo, lista inmediata: Es increíble cuantas reuniones hay en las cuales todavía una secretaria tiene que resumir todo en el computador y reenviárselo a todo el mundo en la institución. En algunas instituciones más anticuadas incluso todavía se incluye el punto 'aprobación del acta anterior'. Sin hablar, de que el oficio de ser quién tiene que hacer el acta, ya se percibe como un castigo. Con este método se pieder tiempo de trabajo y no tiene mucho sentido y utilidad. Recomendación: La persona encargada de escribir el acta, lo hace de forma legible, apuntando solamente lo más relevante de la reunión, en forma de una lista. La estructura de esa lista sigue sencillamente la premisa: 'Quién hace qué, con quién y para cuando'. Al final de la reunión se leen los apuntes hechos por la persona (lo que nos ahorra el punto de 'aprobación del acta'), le hace los ajustes que el grupo considere necesarios, lo fotocopia y le entrega a cada asistente su ejemplar. En la siguiente reunión se revisa en base a esta lista si todas las tareas se cumplieron. Mejor aun, si los puntos son escritos para todos en una pantalla o tablero, y al final se imprimen o se copian para cada persona.
2. En vez de PBX, atención personalizada: Una empresa que usa PBX para redireccionar a sus clientes, es una empresa que muestra ser inefectiva. El PBX genera perdida de tiempo valioso de trabajo, tanto en los clientes como en los trabajadores de la empresa, que tienen que atender al final a un cliente molesto de tanta espera. Recomendación: Coloque en todos sus correos su número directo de manera clara y visible. Si en algún momento se encuentra en otro lugar, haga que su llamada sea transferida directamente a usted. Las estadísticas demuestran que esto es mucho más efectivo: solo en un 20% de los casos, el cliente que usa una PBX logra conectarse con la persona que busca. Si usted no estará disponible, active su contestadora o voice-mail. Evite también llamadas a un solo número, y coloque en su correspondencia los números directos de quienes están a cargo de las diferentes áreas que podrían ser relevantes para su cliente.
3. En vez de reuniones y juntas, pool de expertos: Las empresas malgastan constantemente sus finanzas y recursos con reuniones y juntas de trabajo en las cuales solo unos pocos dan sugerencias valiosas, mientras que los otros sorben su café en silencio. En vez de contar entonces con un buen equipo de asesores, se termina gastando dinero regularmente en viáticos, hoteles y personas que no le producen nada más que gastos a la empresa. Recomendación: Invite a un grupo de expertos en las áreas que a usted y su empresa le interesan a una primera reunión formal, en la cual ellos tendrán la oportunidad de conocer su empresas, su personal y los puntos claves por los cuales se les está pidiendo su consejo. Después asegúrese de que los expertos trabajen directamente con los encargados respectivos de cada área a ser asesorada y maneje la relación e información telefónicamente o por mail. Destaque en un broshure o en su papelería los nombres de sus asesores, pues ellos realmente hacen aquello para lo cual se les buscó: asesorar.
4. En vez de cotizaciones de gastos, viáticos fijos: Uno de los temas más espinosos en una empresa siempre es el tema de los costos de un viaje de trabajo o similares. La persona que viaja y los contadores sufren cuando hay que hacer las cuentas: el contador porque las cuentas no cuadran y se da la imagen de que el empleado se trata de hacer rico con el dinero que se le asignó, y el empleado sufre, porque termina pagando de su bolsillo y además está lejos de su familia. Recomenación: Basado en las cotizaciones y viajes anteriores, defina una taza fija para los viáticos. Esto le ahorra dinero a la institución y hace que el empleado esté mas motivado y busque ser más económico (ir a una hotel más económico, no usar taxi, etc.), pues sabe que el sobrante de los viáticos le queda a él. (Eso si, el empleado tendrá que declararlo en los impuestos). El empleado sentirá que esa es su compensación por estar lejos de su familia.
5. En vez de informaciones o correos reenviados, cartelera: Avisos que le competen a todos (como arreglos en la empresa, cambios de horarios, etc.) muchas veces son pasados de mano en mano (cadena telefónica) o enviados por medio de una lista de correo. Al final se quedan estancados en alguien o entre los correos no deseados y son pasados por alto. Recomendación: Las instituciones más inovadoras tienen carteleras bien organizadas, colocadas en sitios en los cuales son visibles para todo el mundo. Incluso usan técnicas para resaltar la información nueva y relevante. No se deje desanimar por la afirmación de que nadie mira la cartelera. Con una buena inducción en el uso de la cartelera y tiempo para acostumbrar a las personas, el uso de ella se convertirá en hábito, siempre y cuando se asegure de retirar inmediatamente informaciónes anticuadas.
6. En vez de conferencia, caminata: La mayoría de conferencias se desarrollan en un salón de conferencias, acompañado de muchos rituales poco sanos: mucho café, pan y harinas, poco movimiento, y si los fumadores ya se apoderaron de la reunión, mucho humo. Recomendación: Si tiene un grupo de hasta 5 personas, salga a caminar mientras hace la reunión. El filósofo Sócrates fue un ejemplo de ello: él enseñaba a sus alumnos mientras caminaban, y allí obtenía sus mejores ideas.

G. Amplíe su horizonte del tiempo:

Es posible que usted tenga una agenda, use Outlook para planear o incluso tenga un Palm para poder organizar su trabajo. Y aunque usted es juicioso en su planeación, muchas veces se encuentra al final del día con tareas que no alcanzó a realizar como tenía planeado, pues siempre surge algo en medio que cambia o atrasa sus planes. Ayúdese cambiando su forma de pensar. Haga que la planeación del tiempo se convierta en una herramiento efectiva de trabajo y no que ella le esclavise a usted. No diga más: 'Tengo que cumplir con esta tarea importante', sino diga ahora: 'Tengo que encontrar para esta importante tarea un buen día'. Pase de la reacción a la acción. Use para ello el ya mencionado 'Principio de Pareto'.

1. Planee semanalmente: La mejor manera de empezar, es dejando de integrar las famosas listas de 'cosas por hacer' a la planeación diaria. Sepárelas y manejelas independiente de la planeación diaria. Después decida en cuales de esas tareas va a trabajar cada día. Con ello es usted el jefe sobre su lista, no ella sobre usted. Haga este ejercicio para toda la semana y no se preocupe si algunas tareas terminan pasando para la semana siguiente. Tache las tareas cumplidas y celebre el haber logrado cada tarea.
2. Póngase metas más altas: Cuando ya se haya acostumbrado a una forma de trabajo más efectiva, también podrá colocar en su lista de 'cosas por hacer' metas mucho más altas, grandes proyectos y visiones, y combinarlas con actividades de cada día. Así tendrá siempre las grandes metas a la vista. Siempre tenga en cuenta: ¡Metas chicas, éxitos chicos - metas grandes, éxitos grandes! Si usted sencillamente sigue haciendo lo que ha hecho hasta ahora y de la manera en que lo ha venido haciendo, nunca va a alcanzar más de lo que hasta ahora ha alcanzado.

Nunca se dé el lujo de no estar en constante cremiento y cambio. Solo si permite estó verá también que el éxito se acerca cada vez más a usted.

Simplifica tu Tiempo - 2da Parte

"El afán de perfección hace a algunas personas totalmente insoportables".

Pearl S. Buck

"La perfección es una pulida colección de errores".

Mario Benedetti

"Más vale la gracia de la imperfección que la perfección sin gracia".

Anónimo

Desperfeccione su vida

'Si yo fuera más delgada, más linda, más rica, más inteligente,... entonces sería también más feliz'. Esta afirmación la escuchamos muchas veces. Pero esta afirmación es un deseo que hace que muchas personas vivan enfermas, frustradas e infelices Eso lo descubrieron las coaches de vida Enid Howarth y Jan Tras en Estados Unidos. El mito de la existencia de una vida perfecta y el éxito absoluto es una peligrosa ilusión, que nos roba las energía y fuerzas. Su recomendación: viva la vida con sus imperfecciones de manera relajada y feliz. La vida tiene sus errores, fallas, problemas y situaciones penosas. Solo quien sabe aceptarla de esta manera y logra integrar todo esto en su vida, vive lleno y plenamente.

Ahora, claro que si hay actividades en las cuales es delicado cometer errores: al conducir, al usar medicamentos, al manejar una máquina de alta precisión, etc. Pero la vida no se compone principalmente de este tipo de actividades. Hay muchas otras cosas que hacen parte de la vida.

 

Un estudio de la Universidad de Nuevo México descubrió que la perfección exagerada (el perfeccionismo) no solo enferma, sino que causa también estragos financieros. Solo quién encuentra el punto de equilibrio entre la perfección y el desorden, vive más feliz, simple y económicamente. Y a continuación unas sugerencias para ello:

A. El principio de 'no dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy':

Este principio lo podemos analizar muy fácil desde una situación normal en el hogar: usted ve que bajo su escritorio de están acumulando bolitas de polvo. Tiene dos obciones para reaccionar:

• La manera perfeccionista: 'Va siendo hora de limpiar la casa', pero deja el mugre allí, pues 'limpiar solo ese pedazo, es como dejar caer una gota sobre una piedra caliente'. Esta es en realidad la solución más lógica, pero la realidad muestra que la mayoría de las veces no se realiza la acción y todo permanece como si nada.
• La manera simple: Usted coje las bolitas de polvo que puede con la mano y las bota inmediatamente. Esta manera tiene dos ventajas: el problema directo está solucionado, y el camino a una acción de aseo total de la casa tampoco se ha cerrado.

Desperfeccionar es tener valor para aceptar y permitir los vaciós, y atreverse a improvisar.

B. Quién comete errores, es el ganador:

El pensamiento que más nos ha bloqueado en lo simple y ha generado que busquemos el perfeccionismo, es el creer, que 'si no hago todo perfectamente bien, son un perderdor, un fracasado'. Y sin embargo las invenciones más grandes del mundo (la bombilla), y los más grandes empresarios del mundo (Donald Trump) son el resultado de varios fracasos y errores. Los errores son posibilidades que nos permiten reevaluar lo que estamos haciendo, para encontrar otro camino que nos permita el éxito. Es por eso que hablamos de 'ensayo y error'. Lo importante en esto, es que cada vez que caemos, nos levantemos de nuevo y sigamos adelante intentando una nueva solución, un nuevo camino, hasta que damos con el correcto.

Nuestro consejo: Hágase amigo de los errores. Véalos como una oportunidad de aprender de ellos y encontrar un nuevo camino. Acepte sus errores y agradezca por quienes le aceptan y le aman así como usted es: con todo y sus errores.

A continuación unas sugerencias para desmontar el perfeccionismo exagerado y hacer su vida más simple:

1. La lista 14: Si usted se siente como un fracasado, hága una lista de las 14 cosas que usted ha logrado hacer bien el día de hoy. Verá que tan reconfortante es saber, que ninguno de nosotros es un completo fracazado.
2. Diapositiva: Guarde cada día en su mente una imagen (o 'fotografía mental') del mejor momento de su día, y recuérdeselo al final del día, cuando vaya a dormir.
3. Reporte de daños: Diviértase contando sus errores; conviértalos en una historia. A las personas les encanta escuchar que otros también la embarran. Recuerde que las embarradas de hoy, son las anécdotas del futuro. Haga la prueba: descubrirá que en vez de perder reconocimiento, ganará apoyo.
4. El 'día de la imperfección relajada': Permítase momentos de imperfección, o incluso programe todo un día de imperfección. Póngase ropa que no combina, pida ayuda, llame a un teléfono equivocado y discúlpese, atrévase a decir 'eso no los sé', etc. Este tipo de días, le haran relajarse e incluso podrán ser una posibilidad diferente de diversión.

C. No todo se puede alcanzar o hacer:

La realidad demuestra que por más que nos esforzemos por alcanzar la perfección, esta nunca llegará. Solo Dios te puede hacer perfecto, y aún Él se tomo su tiempo para hacerlo. Es por eso que incluso los inventores y constructores de máquinas de precisión, de las cuales se espera funcionen a la perfección, siempre tienen un plan B, para contrarrestar los errores que esperan puedan suceder. Nada ni nadie es 100% perfecto, siempre existe el riesgo de que algo salga mal. La solución: No aspire a ser perfecto, sino a ser competente y único. Tome su vida relajadamente y permítase ser imperfecto.

D. Usted es más valioso que sus acciones:

Durante toda la vida nos han inculcado que nuestro 'hacer' es más importante que nuestro 'ser'. Esto nos ha llevado a intentar un 'hacer de perfección', que afecta nuestro 'ser' cada vez que fracazamos, pues automáticamente asociamos el fracazo del 'hacer' con un fracazo de 'ser', aunque esto no sea cierto. El 'ser' está más relacionado con nuestra identidad personal, que con nuestras acciones. El siguiente test le ayudará a identificar si usted se concentra más en el 'hacer' que en el 'ser': Marque todas las frases que le describen:

• Siempre estoy ocupado haciendo algo.
• A veces logro hacer más de lo que es posible para un ser humano normal.
• No conozco el aburimiento.
• El cansansio me anima.
• Mi agenda está tan abarrotada, que no puedo darme el lujo de que algo salga mal.
• Frecuentemente tengo dolores en la espalda, los hombros y la nuca.
• A veces me sorprendo, de lo rápido que salen de msi manos ciertos trabajos.
• Me encanta el sentimiento de no solo estar bien financieramente, sino de estar muy bien asegurado en todo.

Si marcó más de una respuesta, ya ha sido infectado por el 'sueño del hacer': alcanzar más, luchar fuertemente, hacer más dinero. La solución: Involucre otras áreas de su vida (sus relaciones, su cuerpo, su espíritu) en su deseo de alcanzar el éxito. Quebrante de vez en cuando sus propias, estrictas reglas. Tómese de manera conciente tiempo para hacer cosas que no producen dinero ni éxito, sino que sencillamente son divertidas. Escuche a sus amigos, familia, a su cuerpo, y concédales sus deseos.

E. Disminuya su nivel de carga:

El mundo laboral de hoy en día, anda siempre tras la búsqueda de personas que sean cada vez más capaces de asumir cargas cada vez más pesadas y saber manejar o aumentar su nivel de estrés. Esto es un grave error, pues a la larga terminamos destruyéndonos a nosotros mismos, y las empresas sencillamente se deshacen de nosotros y nos reemplazan rápidamente. Nuestra propuesta: admita y valore sus debilidades. Pues mientras más proclame que usted es capaz de asumir más cargas, más cargas le serán impuestas, hasta que se quiebre. Pero entonces ya será muy tarde.

Reconozca y déjese guiar por las señales de su cuerpo y alrededores: usted se enferma (problemas de corazón, del sistema digestivo o de la espalda), su capacidad de trabajo se reduce, otros en el trabajo le chicanean o le hacen 'matoneo', su relación de pareja se empieza a desmoronar, sus hijos se rebelan, entra en depresiones, empieza a consumir más alcohol o drogas o se mete en actividades de la cuales genera dependencias.

• Permítase ser débil: Si usted identifica alguno de los síntomas anteriores en su vida, es hora de parar y tomar acciones radicales. Hable abiertamente de sus problemas, busque consejeros y amigos; dése tiempos de descanso, como cuando está enfermo; genere espacios de tiempo solo para usted; salga más temprano del trabajo y en el camino a casa, tómese un tiempo para caminar a solas. Así toma distancia de las cargas laborales y familiares. No haga más todo lo que le pidan hacer; aprenda a decir 'no' o 'basta', 'hasta aquí voy'. Se dará cuenta que las consecuencias no son tan serias como se lo imaginaba. Y tan pronto se haya liberado de la presión, descubrirá que es más feliz, y esto por medio de reconocer y aceptar sus debilidades.

Simplifica tu Tiempo - 1ra Parte

"El tiempo es oro".

Edward George Bulwer-Lytton

"Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee".

Baltasar Gracián

"Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo".

Gaspar Melchor de Jovellanos

Aprenda a definir activamente su tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importante que tenemos. Y todos contamos con la misma cantidad: 24 horas cada día. Sin embargo, ¿por qué muchos se quejan de que el tiempo no les alcanza y otros de que se la pasan aburridos? El problema ya empieza en el uso del lenguaje en sí: el que no 'tiene tiempo', no tiene desorden en su tiempo, sino en sus tareas. Todos 'tenemos' tiempo - la misma cantidad, pero no todos aprovechamos sabia y efectivametne el tiempo. Hay muchos que lo malgastan y por ende se quedan sin él, ya que el tiempo es un recurso que no puede ser recuperado. Una vez que se pierde, se ha perdido para siempre. ¿Entonces cómo hacemos para no desperdiciar nuestro tiempo? A continuación encontrará varias sugerencias:

A. Duplique su actuar: El secreto de las personas exitosas y felices radica muchas veces en el hecho de que se pueden concentrar totalmente en una sola cosa. Ellos descubrieron una técnica muy efectiva para lograrlo: lo más importante primero. Hace mucho tiempo huba una persona de nombre Pareto, que ya había entendido eso. Él planteó lo que hoy llamamos el Principio de Pareto o Principio 20/80. El Principio de Pareto plantéa lo siguiente: 20% de lo que hacemos o dejamos de hacer, genera el 80% de lo que logramos o no. En otras palabras: 20% de las interrupciones que sufrimos, ocupan el 80% de nuestro tiempo; 20% de las actividades que hacemos, logran el 80% de nuestros resultados. Si aplicamos bien este principio, empezaremos a buscar realizar el 20% de actividades que nos ayuden a lograr el 80% de resultados. Veamos cómo:

1. Sencillez absoluta: Aplicando el Principio de Pareto, establezca prioridades claras para sus tareas laborales y personales. Empieze estableciendo la importancia y la urgencia de las tareas así:

• Tareas de suma importancia y suma urgencia: Colóqueles la prioridad 1 y encarguese personalmente de ellos, lo más pronto posible. Incluso piense en si puede ir desarrollandolas mientras continua planeando. En este lugar van aquellas cosas que producirán mayores ganancias o lo normal, lo que tiene un potencial de desarrollo especial o lo que involucra y afecta a un grupo considerable de personas.
• Tareas de suma importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 2 y establezca fechas límite para trabajar en ellas. Vaya desarrollándolas durante su rutina diaria de trabajo.
• Tareas de poca importancia y suma urgencia: Colóqueles también la prioridad 2 y encuentra una manera rápida y eficaz para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible, deléguelo a alguien que esté en capacidad de hacerlo inmediatamente.
• Tareas de poca importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 3 y como normalmente se trata de trabajos rutinarios y engorrosos, entonces vaya haciéndolos cada día de a poquitos, o deléguelo en alguien más, o deséchelo definitivamente. Antes de 'dejar para mañana lo que puede hacer ahora', analíselo con objetividad.

Una vez que tenga establecidas sus prioridades, use el camino de la simplicidad: desarrolle por día solamente una de las prioridades con el número 1. Básese para escogerla en el Principio de Pareto.

2. Viva el Principio de la Vía Libre: Defina claramente las tareas y expectativas de lo que delegue en las prioridades 2 y 3. Hágase espacio para dedicarse a las prioridades 1. No establezca fechas de entrega irreales, para no tener después problemas. Manténgase tranquilo y no se deje manipular con el tiempo. Cuando no se puede, no se puede y punto.

3. Ataque las interrupciones de manera activa: Evite todas las interrupciones posibles para poder dedicar todo su tiempo a la prioridad 1. Enfóquese en esa prioridad y pase las tareas de rutina (revisión de correos, Internet, llamadas, etc.) para más tarde. Iniciar con la tarea es muchas veces lo más difícil, pero una vez que lo ha hecho, será más fácil retomarlo en el caso de una pequeña interrupción para hacer algunas cosas de rutina. Usted se dará cuenta: al concentrarse y enfocarse en una tarea, usted desarrolla energías y ánimos inesperados. Y una vez que ha culminado esa tarea, se sentirá más animado para hacer otras actividades o dedicarse a otra tarea de prioridad 1.

4. Celébre sus éxitos: Una vez que haya culminado su tarea de prioridad 1, celébrelo. Puede ser solo o con otros. Regálese un helado, salga a caminar y disfrutar el sol, o invítese a una cena especial con su pareja. Permita que el buen sentimiento de haberlo logrado le llene completamente. No importa si le está esperando otra tarea urgente y super importante, dése el espacio para celebrar primero.

En el próximo blog continuaremos hablando de más de estos principios para la sabia administración de su tiempo. Mienstras tanto, tómese tiempo para ir aplicando el principio de hoy.