Pregunta poderosa: ¿Qué tan efectivamente estás usando tu tiempo?

“El tiempo es dinero” es un conocido dicho que explica cuán importante es el tiempo, y cuán malo es malgastarlo. Sin embargo, la mayoría de personas no logran administrar bien su tiempo. ¿Qué es lo que les hace falta?

Seguramente se ha encontrado, como muchos de nosotros, ante la situación que trabaja fuertemente en algo durante el día, y cuando miras atrás, parece que no logro nada y se pregunta, ¿qué paso con mi tiempo? ¿Por qué no me alcanza para terminar lo que tengo que hacer y se me termina acumulando una y otra vez? Encontrarse con esta situación causa frustración y dudas sobre cómo estamos manejando nuestro tiempo, pero esta es la realidad de muchas personas. El tiempo es un recurso muy importante que necesitamos aprender a administrar de manera sabia si queremos ser efectivos y productivos.

Para ser efectivos con nuestro tiempo, en realidad solo requerimos de unos sencillos ejercicios, que practicados cada día, permiten que a mediano plazo logremos no solo ser efectivos con el uso de nuestro tiempo, sino además contar con tiempo extra para otras actividades. He resumido esos ejercicios en los siguientes pasos:

1.      Evalúese: ¿Qué es lo que hago cada día? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Cómo estoy usando mi tiempo realmente? ¿Qué debería cambiar?

2.      Defina el valor de sus actividades versus el valor de su tiempo: ¿Qué tan realmente relevante para mi trabajo o para mi vida es lo que estoy haciendo? ¿Qué es más importante en cuanto a ese tiempo? ¿Cuáles de las actividades que hago son más relevantes, cuales sobran?

3.      Use el Principio de Pareto (20/80): Si usamos efectivamente nuestro tiempo, 20% de nuestras obligaciones, deberían producir el 80% de los resultados. Tristemente solemos usar el principio contrario – el 80% de nuestro tiempo lo usamos para trabajar en las cosas que solo producen un 20% de resultados. ¿Cuáles de mis actividades producen más resultados? ¿Cuáles no? ¿Qué actividades entonces son las más relevantes para mi trabajo, en relación a su productividad y efectividad?

4.      Establezca prioridades: De mis actividades más productivas, ¿cuáles son las más importantes, cuales las más urgentes? Importante significa que debe ser hecho, pues mucho depende de ello. Urgente solo significa que debe ser hecho inmediatamente. Clasifique sus actividades de acuerdo a los niveles de importancia y urgencia de la siguiente manera:

 

 

5.      Planee y desarrolle sus actividades: Después de establecer sus prioridades, escríbalas y comience a desarrollarlas una a una de acuerdo a las prioridades. Sea flexible; agregue o elimine actividades de acuerdo a su relevancia, pero comprométase a cumplir con sus metas diarias lo más posible.

6.      Reevalúe y ajuste: ¿Funciona la forma en que manejo mi tiempo ahora? ¿Qué funciona, que no? ¿Qué cambios o ajustes debo hacer?

Manejo del Tiempo con DiSC

Cada tipo de personalidad y cultura percibe el tiempo de manera diferente. ¿Cómo afecta esto y que podemos hacer para ser más efectivos?

“Administración del tiempo” significa el manejo que le damos a nuestro tiempo, trabajo y también recursos. Mientras más efectivos seamos en manejar el tiempo que tenemos a disposición cada día, más efectivos seremos en nuestro desempeño laboral. Sin embargo, aunque esta es una verdad, a mayoría de las personas pasan su tiempo preguntándose adonde se fue el tiempo, por qué no lograron lo que se habían propuesto (si lo hicieron) en el tiempo que se habían propuesto.

La clave está en la manera en que administramos nuestro tiempo y en la forma en que somos por naturaleza. Cada tipo de personalidad maneja el tiempo de manera diferente y por ello se enfrenta a diferentes retos en ese manejo, que de no comprenderlos, bloquean su efectividad personal.

Al desarrollar este taller, cada integrante aprende su comportamiento personal de administración del tiempo: dónde se encuentran sus tendencias principales y cómo generan conflicto con otros. A través de ejemplos reales analizamos dichos comportamientos y damos unas sugerencias de manejo del tiempo de acuerdo a cada tipo de personalidad. Dentro de las recomendaciones que damos nos enfocamos en las temáticas típicas del manejo del tiempo y la planeación: Ser más efectivo al establecer metas y prioridades, durante la planeación diaria, al manejar interrupciones, durante las reuniones de equipo o con clientes, al manejar documentos, al delegar, cuando nos da por aplazar, y durante el manejo del tiempo en equipo.

Como parte del taller estudiamos el “Principio de Pareto” o “Principio 20/80”. Descubierto hace muchos siglos por un griego de nombre Pareto, básicamente dice lo siguiente: “La mayoría del tiempo dedicamos 80% de nuestro tiempo a lograr el 20% de resultados. Si fuéramos más efectivos, nos daríamos cuenta que con el 20% de nuestro tiempo podríamos lograr el 80% de resultados”. ¿Cómo? Muy simple - separe sus actividades en “urgentes” e “importantes” de acuerdo a una de las siguientes 4 categorías:

1.      Lo que no es ni urgente ni importante: Este tipo de cosas puede ignorarlas o delegarlas. Solo le quitan tiempo y no requieren de que usted este pendiente de ellas.

2.      Lo que es urgente, pero no es importante: Procure delegar esto a otra persona que pueda atenderlo inmediatamente.

3.      Lo que no es urgente, pero es importante: No tiene que hacerlo inmediatamente, pero debe hacerlo. Defina un momento para desarrollarlo o delegue en alguien que esté en capacidad de desarrollarlo.

4.      Lo que es urgente e importante: Dedíquese inmediatamente a esto. Este es su 20% que le puede producir el 80% de resultados. Una vez que salga de esto, dedíquese a lo importante y delegue lo que solo sea urgente pero no importante.

Si usted sigue diariamente estas reglas básicas de organización, pronto verá que su tiempo se vuelve más efectivo y productivo.

Las 3 Preguntas Poderosas de la Vida

Todos nosotros anhelamos siempre un futuro mejor, una vida soñada, etc. Pero, ¿cuántos de nosotros sabemos como llegar allá? Tristemente la mayoría de personas nunca han pensado en cómo planear su vida o establecer un rumbo para ella. Cada día me encuentro con cientos de personas que simplemente 'se dejan llevar'. Viven en la típica rutina de día a día: levantarse, desayunar, trabajar o estudiar, volver a casa, volver a comer, dormir... y así durante toda su vida, con la esperanza de alcanzar las 'seguridades' y 'sueños' anhelados. Y cuando pasan los años descubren que se quedaron allí, que muchos de esos anhelos todavía no se han cumplido. Sus vidas son como hojas al viento que no saben para donde van y solo se dejan llevar por cualquier sugerencia que otros (léase la sociedad y cultura actuales) les hagan... Sea exitoso haciendo esto... Alcance sus sueños comprando tal cosa... etc. Y al final todo gira alrededor de lo material, la comodidad y las seguridades. ¿Será ese el rumbo correcto para llegar a una vida abundante y feliz?

Desde hace muchos siglos los filósofos y también los psicólogos se han hecho esas mismas preguntas, llegando a la conclusión que el futuro se puede planear, y que de hecho directa o indirectamente nos hacemos preguntas poderosas que nos pueden llevar a un mejor o peor futuro, dependiendo de cuanto interés pongamos en ellas, y de las respuestas que planteemos a las mismas. De acuerdo a los psicólogos del desarrollo humano, todos nosotros pasamos por diferentes etapas de vida, las cuales implican un proceso previo de crisis entre etapa y etapa, que nos lleva a plantearnos tres preguntas claves para el paso a la siguiente etapa. Dependiendo de las respuestas que nos demos a esas tres preguntas, definimos el rumbo que tomará la siguiente etapa de la vida. Tres de esas etapas de la vida más conocidas (con sus crisis respectivas) son:

1. El paso de la infancia a la edad adulta con las crisis de la adolescencia. En esta etapa es clave poder responder las tres preguntas para poder avazar hacia un futuro prometedor. Pero cuando el adolescente no logra responderse de manera adecuada y positiva esas tres preguntas, es cuando vemos que muchos adolescentes toman la decisión de acabar con sus vidas. Las estadísticas hablan de que esta y la etapa de la ancianidad son las dos etapas de vida en las cuales la taza de suicidios es más alta.
2. La famosa crisis de los 40. Cuando las personas llegamos hacia la mitad de nuestras vidas, es el momento en que de manera más conciente nos acemos las tres preguntas que explicaré después. Las respuestas a estas tres preguntas son las que definen un quiebre de vida en la mayoría de personas. Si las respuestas son positivas, la persona afirmará su camino y hará los ajustes básicos necesarios para continuar su rumbo. Pero si las respuestas demuestran que no se tiene un rumbo claro o que el rumbo que se está tomando no corresponde a lo queremos realmente, la persona buscará hacer cambios radicales inmediatos en su vida. Es en estos momentos en que vemos que las personas parecen cometer las más grandes locuras: dejar un trabajo estable para montar una empresita familiar, romper con relaciones del pasado (incluyendo su propia familia) para establecer nuevas relaciones, dejarlo todo para irse a otro pais, etc.
3. La crisis de la ancianidad. Cuando las personas llegan a los últimos años de su vida, vuelven a hacerse las tres preguntas claves de la vida. La respuesta que encuentren a esas preguntas define si lograron sus metas en la vida y dejar un legado, o si su vida fue un desperdicio. La alta taza de suicidios en esta edad nos pone a pensar en que muchas personas no planearon sus vidas, sino - como decía al principio - se dejaron llevar por el día a día, hasta que ya fue muy tarde. Los que no se suicidan terminan amargados y solitarios muriendo en su interior. Son muy pocos los ancianos que conozco que disfrutan realmente sus ultimos años de vida y les saca en mejor provecho, dejando un legado importante para las generaciones futuras.

Volviendo entonces a las tres preguntas poderosas, es importante recordar que las respuestas que damos a estas preguntas son las que definiran nuestro futuro. Es por eso que además de explicar el alcance de las preguntas, quiero darles algunos tips de cómo trabajar con ellas y definir un futuro prometedor y exitoso. Pero antes una advertencia: ninguna planeación de vida es rígida ni se define de una vez por todas... la vida es como un rio que va cambiando de rumbo constantemente... mantener una actitud flexible y abierta ante los cambios que la vida porduzca a nuestros planes de vida, hará que seamos más felices y exitosos en el logro de las metas propuestas.

Una cosita más para todos los empresarios: estas preguntas no solo aplican para el rumbo de nuestras vidas; podemos hacernos las mismas preguntas para definir el rumbo de nuestras empresas, proyectos y planes de desarrollo empresariales.

Las tres preguntas poderosas de vida y sus respectivos tips:

1. ¿De dónde vengo? - ¿Cuál es mi pasado? ¿Qué me ha influenciado o marcado o definido hasta ahora? ¿Existe ya una 'línea' en mi vida que esté demarcando un rumbo? Las respuestas a estas preguntas se logran a través de ejercicios simples como el hablar con nuestros antepasados sobre quienes eramos de chicos, las vivencias que tuvimos, el tipo de familia y cultura en la que crecimos, la educación que tuvimos, etc.
2. ¿Quién soy hoy? ¿Dónde estoy hoy? - ¿Cuáles son mis dones, habilidades, talentos, personalidad, temperamentos, forma de ser, forma de pensar, etc.? ¿Qué sueños, deseos, metas tengo? Este es un buen momento para buscar un coach y/o un psicólogo que nos aplique las pruebas correspondientes para ayudar a responder estas preguntas, como por ejemplo el Perfil de Personalidad DiSC, el Test de Dones Motivacionales o cualquier otro test o perfil psicológico que ayude a que se conozca mejor; y para definir en que va su vida actual puede usar herramientas de coaching como la Rueda de la Vida o el Balance Score Card.
3. ¿Para dónde voy? - De acuerdo a como voy llevando mi vida hasta el momento, ¿a qué lugar voy a llegar? ¿Es ese el lugar en el que quiero estar en el futuro? ¿Cuál es el lugar en el que quiero estar? ¿Qué ajustes o metas debo establecer para llegar a donde quiero? Este es un punto en donde es importante empezar a establecer las metas de lo que queremos lograr, aclara la misión y visión de vida, definir las esrategias y prioridades de lo que queremos hacer, y dejar claro los pasos que vamos a tomar a corto, mediano y largo plazo para llegar a donde queremos.

¿En que punto de su vida se encuentra usted? ¿Ya se ha planteado estas preguntas y les ha dado respuesta? ¿Cómo se ve su plan de vida? ¿Ha podido usted soltar su pasado? ¿Sabe usted quién es y en donde se encuentran sus fortalezas y debilidades? ¿Tiene definido - por escrito - una misión, visión y un plan de vida?

Simplifica tu tiempo - Delegando efectivamente

Delegue de manera consecuente

La mayoría de las personas con las que hemos trabajado, nos preguntan frecuentemente sobre cómo hacer para tener menos trabajo y lograr delegar más. Pero, aunque muchos desearían delegar más, muy pocos se atreven a hacerlo, por temor a que no logren delegar de manera efectiva. Por eso quiero esta vez exponer algunas ideas de cómo delegar más efectivamente en el trabajo y el la vida privada.

5 buenas razones para delegar:

1. Delegar ayuda a fomentar y desarrollar las habilidades, la iniciativa y las competencias de los colaboradores.
2. Delegar en la familia apoya y educa hacia la independencia de sus hijos.
3. Delegar significa, confiar en que los otros pueden y darles así una mejor perspectiva de vida y confianza futura.
4. Delegar exige de usted tratar de manera cooperativa a las demás personas, y por lo tanto desarrolla su compencia e inteligencia social.
5. Delegar le ayuda a simplificar su vida y poder enfocarse en las tareas más importantes.

Reglas básicas para delegar efectivamente:

1. Transmita competencia: La mayoría de las personas reacionan de manera positiva cuando se les otorgan competencia y responsabilidad. Por eso no escriba todos los pasos y las tareas al detalle cuando va a delegar. Déle la posibilidad a las personas de desarrollar sus propias estrategias y maneras de hacer las cosas, pero dentro de un marco de responsabilidades y límites. Amplíe ese marco en la medida en que la persona demuestra su competencia.
2. Delegue retos: Nunca delegue pensado en cómo desaherse de una tarea tediosa o difícil. Genere en cambio un reto al delegar. Las personas se animan más facilmente a hacer algo cuando se les demuestra que confiamos en ellos para superar un reto, que cuando sienten que sencillamente nos estamos deshaciendo de una tarea molesta o dificil.
3. Delegue tareas grandes con metas intermedias: Vale la pena delegar tareas de corto, mediano o largo plazo. Otorgue para ello tiempo suficiente y supervise de vez en cuando para ver si la persona está logrando los objetivos, o si es demasiado para ella. Anímela cuando todavía no esté lográndolo y déle todos los recursos necesarios para asegurar el éxito. Delegue todo lo que pueda y cada vez que pueda. No solo delegue en la empresa, hágalo en todos los contextos en los que se mueva.

Delegue también en la vida privada

El tiempo que usted permanece en su casa es muy valioso: tiempo para compartir con sus hijos, con su pareja, con sus amigos o familiares; tiempo para relajarse, hacer ejercicios, meditar, leer y capacitarse y muchas otras actividades que no tienen precio. Pero en vez de invertir en esos tiempos especiales, usted termina usando todo su tiempo en cosas como: hacer mercado, limpiar, cocinar, reparar cosas, etc. La vida se ha hecho para disfrutarla y aprovechar efectivamente el tiempo. Y la mejor manera de lograrlo es cuando administramos bien el tiempo y delegamos sabiamente. Veamos como... 

1. Contrate un 'conductor': Esto puede sonar elitista, pero haga cuentas cuanto tiempo se ahorraría usted si alguien más hiciera el mercado por usted. Si no quiere contratar a alguien para hacer todos sus 'mandados' en una sola vuelta, puede pensar en sus hijos adolescentes o alguien de su familia. Especialmente los jóvenes están muy dispuestos, ya que desean poder conducir. Por razones del seguro, pídale que use su propio carro y págele algo por los costos de gasolina y su trabajo. Al final se habrá ahorrado más dinero y tiempo que el que habría gastado haciendo usted mismo todo.
2. Use los servicios a domicilio: Hoy en día puede pedir casi todo a domicilio; desde alimentos hasta muebles. Aproveche esas oportunidades y use el tiempo que duran en traerle su pedido para otras cosas más importantes. Recuerde que a veces sale más económico usar estos medios, que pagar el bus o taxi, mas el gasto o pérdida de tiempo que tendrá que asumir.

Simplifica tu Tiempo - 2da Parte

"El afán de perfección hace a algunas personas totalmente insoportables".

Pearl S. Buck

"La perfección es una pulida colección de errores".

Mario Benedetti

"Más vale la gracia de la imperfección que la perfección sin gracia".

Anónimo

Desperfeccione su vida

'Si yo fuera más delgada, más linda, más rica, más inteligente,... entonces sería también más feliz'. Esta afirmación la escuchamos muchas veces. Pero esta afirmación es un deseo que hace que muchas personas vivan enfermas, frustradas e infelices Eso lo descubrieron las coaches de vida Enid Howarth y Jan Tras en Estados Unidos. El mito de la existencia de una vida perfecta y el éxito absoluto es una peligrosa ilusión, que nos roba las energía y fuerzas. Su recomendación: viva la vida con sus imperfecciones de manera relajada y feliz. La vida tiene sus errores, fallas, problemas y situaciones penosas. Solo quien sabe aceptarla de esta manera y logra integrar todo esto en su vida, vive lleno y plenamente.

Ahora, claro que si hay actividades en las cuales es delicado cometer errores: al conducir, al usar medicamentos, al manejar una máquina de alta precisión, etc. Pero la vida no se compone principalmente de este tipo de actividades. Hay muchas otras cosas que hacen parte de la vida.

 

Un estudio de la Universidad de Nuevo México descubrió que la perfección exagerada (el perfeccionismo) no solo enferma, sino que causa también estragos financieros. Solo quién encuentra el punto de equilibrio entre la perfección y el desorden, vive más feliz, simple y económicamente. Y a continuación unas sugerencias para ello:

A. El principio de 'no dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy':

Este principio lo podemos analizar muy fácil desde una situación normal en el hogar: usted ve que bajo su escritorio de están acumulando bolitas de polvo. Tiene dos obciones para reaccionar:

• La manera perfeccionista: 'Va siendo hora de limpiar la casa', pero deja el mugre allí, pues 'limpiar solo ese pedazo, es como dejar caer una gota sobre una piedra caliente'. Esta es en realidad la solución más lógica, pero la realidad muestra que la mayoría de las veces no se realiza la acción y todo permanece como si nada.
• La manera simple: Usted coje las bolitas de polvo que puede con la mano y las bota inmediatamente. Esta manera tiene dos ventajas: el problema directo está solucionado, y el camino a una acción de aseo total de la casa tampoco se ha cerrado.

Desperfeccionar es tener valor para aceptar y permitir los vaciós, y atreverse a improvisar.

B. Quién comete errores, es el ganador:

El pensamiento que más nos ha bloqueado en lo simple y ha generado que busquemos el perfeccionismo, es el creer, que 'si no hago todo perfectamente bien, son un perderdor, un fracasado'. Y sin embargo las invenciones más grandes del mundo (la bombilla), y los más grandes empresarios del mundo (Donald Trump) son el resultado de varios fracasos y errores. Los errores son posibilidades que nos permiten reevaluar lo que estamos haciendo, para encontrar otro camino que nos permita el éxito. Es por eso que hablamos de 'ensayo y error'. Lo importante en esto, es que cada vez que caemos, nos levantemos de nuevo y sigamos adelante intentando una nueva solución, un nuevo camino, hasta que damos con el correcto.

Nuestro consejo: Hágase amigo de los errores. Véalos como una oportunidad de aprender de ellos y encontrar un nuevo camino. Acepte sus errores y agradezca por quienes le aceptan y le aman así como usted es: con todo y sus errores.

A continuación unas sugerencias para desmontar el perfeccionismo exagerado y hacer su vida más simple:

1. La lista 14: Si usted se siente como un fracasado, hága una lista de las 14 cosas que usted ha logrado hacer bien el día de hoy. Verá que tan reconfortante es saber, que ninguno de nosotros es un completo fracazado.
2. Diapositiva: Guarde cada día en su mente una imagen (o 'fotografía mental') del mejor momento de su día, y recuérdeselo al final del día, cuando vaya a dormir.
3. Reporte de daños: Diviértase contando sus errores; conviértalos en una historia. A las personas les encanta escuchar que otros también la embarran. Recuerde que las embarradas de hoy, son las anécdotas del futuro. Haga la prueba: descubrirá que en vez de perder reconocimiento, ganará apoyo.
4. El 'día de la imperfección relajada': Permítase momentos de imperfección, o incluso programe todo un día de imperfección. Póngase ropa que no combina, pida ayuda, llame a un teléfono equivocado y discúlpese, atrévase a decir 'eso no los sé', etc. Este tipo de días, le haran relajarse e incluso podrán ser una posibilidad diferente de diversión.

C. No todo se puede alcanzar o hacer:

La realidad demuestra que por más que nos esforzemos por alcanzar la perfección, esta nunca llegará. Solo Dios te puede hacer perfecto, y aún Él se tomo su tiempo para hacerlo. Es por eso que incluso los inventores y constructores de máquinas de precisión, de las cuales se espera funcionen a la perfección, siempre tienen un plan B, para contrarrestar los errores que esperan puedan suceder. Nada ni nadie es 100% perfecto, siempre existe el riesgo de que algo salga mal. La solución: No aspire a ser perfecto, sino a ser competente y único. Tome su vida relajadamente y permítase ser imperfecto.

D. Usted es más valioso que sus acciones:

Durante toda la vida nos han inculcado que nuestro 'hacer' es más importante que nuestro 'ser'. Esto nos ha llevado a intentar un 'hacer de perfección', que afecta nuestro 'ser' cada vez que fracazamos, pues automáticamente asociamos el fracazo del 'hacer' con un fracazo de 'ser', aunque esto no sea cierto. El 'ser' está más relacionado con nuestra identidad personal, que con nuestras acciones. El siguiente test le ayudará a identificar si usted se concentra más en el 'hacer' que en el 'ser': Marque todas las frases que le describen:

• Siempre estoy ocupado haciendo algo.
• A veces logro hacer más de lo que es posible para un ser humano normal.
• No conozco el aburimiento.
• El cansansio me anima.
• Mi agenda está tan abarrotada, que no puedo darme el lujo de que algo salga mal.
• Frecuentemente tengo dolores en la espalda, los hombros y la nuca.
• A veces me sorprendo, de lo rápido que salen de msi manos ciertos trabajos.
• Me encanta el sentimiento de no solo estar bien financieramente, sino de estar muy bien asegurado en todo.

Si marcó más de una respuesta, ya ha sido infectado por el 'sueño del hacer': alcanzar más, luchar fuertemente, hacer más dinero. La solución: Involucre otras áreas de su vida (sus relaciones, su cuerpo, su espíritu) en su deseo de alcanzar el éxito. Quebrante de vez en cuando sus propias, estrictas reglas. Tómese de manera conciente tiempo para hacer cosas que no producen dinero ni éxito, sino que sencillamente son divertidas. Escuche a sus amigos, familia, a su cuerpo, y concédales sus deseos.

E. Disminuya su nivel de carga:

El mundo laboral de hoy en día, anda siempre tras la búsqueda de personas que sean cada vez más capaces de asumir cargas cada vez más pesadas y saber manejar o aumentar su nivel de estrés. Esto es un grave error, pues a la larga terminamos destruyéndonos a nosotros mismos, y las empresas sencillamente se deshacen de nosotros y nos reemplazan rápidamente. Nuestra propuesta: admita y valore sus debilidades. Pues mientras más proclame que usted es capaz de asumir más cargas, más cargas le serán impuestas, hasta que se quiebre. Pero entonces ya será muy tarde.

Reconozca y déjese guiar por las señales de su cuerpo y alrededores: usted se enferma (problemas de corazón, del sistema digestivo o de la espalda), su capacidad de trabajo se reduce, otros en el trabajo le chicanean o le hacen 'matoneo', su relación de pareja se empieza a desmoronar, sus hijos se rebelan, entra en depresiones, empieza a consumir más alcohol o drogas o se mete en actividades de la cuales genera dependencias.

• Permítase ser débil: Si usted identifica alguno de los síntomas anteriores en su vida, es hora de parar y tomar acciones radicales. Hable abiertamente de sus problemas, busque consejeros y amigos; dése tiempos de descanso, como cuando está enfermo; genere espacios de tiempo solo para usted; salga más temprano del trabajo y en el camino a casa, tómese un tiempo para caminar a solas. Así toma distancia de las cargas laborales y familiares. No haga más todo lo que le pidan hacer; aprenda a decir 'no' o 'basta', 'hasta aquí voy'. Se dará cuenta que las consecuencias no son tan serias como se lo imaginaba. Y tan pronto se haya liberado de la presión, descubrirá que es más feliz, y esto por medio de reconocer y aceptar sus debilidades.

Simplifica tu Tiempo - 1ra Parte

"El tiempo es oro".

Edward George Bulwer-Lytton

"Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee".

Baltasar Gracián

"Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo".

Gaspar Melchor de Jovellanos

Aprenda a definir activamente su tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importante que tenemos. Y todos contamos con la misma cantidad: 24 horas cada día. Sin embargo, ¿por qué muchos se quejan de que el tiempo no les alcanza y otros de que se la pasan aburridos? El problema ya empieza en el uso del lenguaje en sí: el que no 'tiene tiempo', no tiene desorden en su tiempo, sino en sus tareas. Todos 'tenemos' tiempo - la misma cantidad, pero no todos aprovechamos sabia y efectivametne el tiempo. Hay muchos que lo malgastan y por ende se quedan sin él, ya que el tiempo es un recurso que no puede ser recuperado. Una vez que se pierde, se ha perdido para siempre. ¿Entonces cómo hacemos para no desperdiciar nuestro tiempo? A continuación encontrará varias sugerencias:

A. Duplique su actuar: El secreto de las personas exitosas y felices radica muchas veces en el hecho de que se pueden concentrar totalmente en una sola cosa. Ellos descubrieron una técnica muy efectiva para lograrlo: lo más importante primero. Hace mucho tiempo huba una persona de nombre Pareto, que ya había entendido eso. Él planteó lo que hoy llamamos el Principio de Pareto o Principio 20/80. El Principio de Pareto plantéa lo siguiente: 20% de lo que hacemos o dejamos de hacer, genera el 80% de lo que logramos o no. En otras palabras: 20% de las interrupciones que sufrimos, ocupan el 80% de nuestro tiempo; 20% de las actividades que hacemos, logran el 80% de nuestros resultados. Si aplicamos bien este principio, empezaremos a buscar realizar el 20% de actividades que nos ayuden a lograr el 80% de resultados. Veamos cómo:

1. Sencillez absoluta: Aplicando el Principio de Pareto, establezca prioridades claras para sus tareas laborales y personales. Empieze estableciendo la importancia y la urgencia de las tareas así:

• Tareas de suma importancia y suma urgencia: Colóqueles la prioridad 1 y encarguese personalmente de ellos, lo más pronto posible. Incluso piense en si puede ir desarrollandolas mientras continua planeando. En este lugar van aquellas cosas que producirán mayores ganancias o lo normal, lo que tiene un potencial de desarrollo especial o lo que involucra y afecta a un grupo considerable de personas.
• Tareas de suma importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 2 y establezca fechas límite para trabajar en ellas. Vaya desarrollándolas durante su rutina diaria de trabajo.
• Tareas de poca importancia y suma urgencia: Colóqueles también la prioridad 2 y encuentra una manera rápida y eficaz para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible, deléguelo a alguien que esté en capacidad de hacerlo inmediatamente.
• Tareas de poca importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 3 y como normalmente se trata de trabajos rutinarios y engorrosos, entonces vaya haciéndolos cada día de a poquitos, o deléguelo en alguien más, o deséchelo definitivamente. Antes de 'dejar para mañana lo que puede hacer ahora', analíselo con objetividad.

Una vez que tenga establecidas sus prioridades, use el camino de la simplicidad: desarrolle por día solamente una de las prioridades con el número 1. Básese para escogerla en el Principio de Pareto.

2. Viva el Principio de la Vía Libre: Defina claramente las tareas y expectativas de lo que delegue en las prioridades 2 y 3. Hágase espacio para dedicarse a las prioridades 1. No establezca fechas de entrega irreales, para no tener después problemas. Manténgase tranquilo y no se deje manipular con el tiempo. Cuando no se puede, no se puede y punto.

3. Ataque las interrupciones de manera activa: Evite todas las interrupciones posibles para poder dedicar todo su tiempo a la prioridad 1. Enfóquese en esa prioridad y pase las tareas de rutina (revisión de correos, Internet, llamadas, etc.) para más tarde. Iniciar con la tarea es muchas veces lo más difícil, pero una vez que lo ha hecho, será más fácil retomarlo en el caso de una pequeña interrupción para hacer algunas cosas de rutina. Usted se dará cuenta: al concentrarse y enfocarse en una tarea, usted desarrolla energías y ánimos inesperados. Y una vez que ha culminado esa tarea, se sentirá más animado para hacer otras actividades o dedicarse a otra tarea de prioridad 1.

4. Celébre sus éxitos: Una vez que haya culminado su tarea de prioridad 1, celébrelo. Puede ser solo o con otros. Regálese un helado, salga a caminar y disfrutar el sol, o invítese a una cena especial con su pareja. Permita que el buen sentimiento de haberlo logrado le llene completamente. No importa si le está esperando otra tarea urgente y super importante, dése el espacio para celebrar primero.

En el próximo blog continuaremos hablando de más de estos principios para la sabia administración de su tiempo. Mienstras tanto, tómese tiempo para ir aplicando el principio de hoy.