Pregunta poderosa: ¿Qué tan efectivamente estás usando tu tiempo?

“El tiempo es dinero” es un conocido dicho que explica cuán importante es el tiempo, y cuán malo es malgastarlo. Sin embargo, la mayoría de personas no logran administrar bien su tiempo. ¿Qué es lo que les hace falta?

Seguramente se ha encontrado, como muchos de nosotros, ante la situación que trabaja fuertemente en algo durante el día, y cuando miras atrás, parece que no logro nada y se pregunta, ¿qué paso con mi tiempo? ¿Por qué no me alcanza para terminar lo que tengo que hacer y se me termina acumulando una y otra vez? Encontrarse con esta situación causa frustración y dudas sobre cómo estamos manejando nuestro tiempo, pero esta es la realidad de muchas personas. El tiempo es un recurso muy importante que necesitamos aprender a administrar de manera sabia si queremos ser efectivos y productivos.

Para ser efectivos con nuestro tiempo, en realidad solo requerimos de unos sencillos ejercicios, que practicados cada día, permiten que a mediano plazo logremos no solo ser efectivos con el uso de nuestro tiempo, sino además contar con tiempo extra para otras actividades. He resumido esos ejercicios en los siguientes pasos:

1.      Evalúese: ¿Qué es lo que hago cada día? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Cómo estoy usando mi tiempo realmente? ¿Qué debería cambiar?

2.      Defina el valor de sus actividades versus el valor de su tiempo: ¿Qué tan realmente relevante para mi trabajo o para mi vida es lo que estoy haciendo? ¿Qué es más importante en cuanto a ese tiempo? ¿Cuáles de las actividades que hago son más relevantes, cuales sobran?

3.      Use el Principio de Pareto (20/80): Si usamos efectivamente nuestro tiempo, 20% de nuestras obligaciones, deberían producir el 80% de los resultados. Tristemente solemos usar el principio contrario – el 80% de nuestro tiempo lo usamos para trabajar en las cosas que solo producen un 20% de resultados. ¿Cuáles de mis actividades producen más resultados? ¿Cuáles no? ¿Qué actividades entonces son las más relevantes para mi trabajo, en relación a su productividad y efectividad?

4.      Establezca prioridades: De mis actividades más productivas, ¿cuáles son las más importantes, cuales las más urgentes? Importante significa que debe ser hecho, pues mucho depende de ello. Urgente solo significa que debe ser hecho inmediatamente. Clasifique sus actividades de acuerdo a los niveles de importancia y urgencia de la siguiente manera:

 

 

5.      Planee y desarrolle sus actividades: Después de establecer sus prioridades, escríbalas y comience a desarrollarlas una a una de acuerdo a las prioridades. Sea flexible; agregue o elimine actividades de acuerdo a su relevancia, pero comprométase a cumplir con sus metas diarias lo más posible.

6.      Reevalúe y ajuste: ¿Funciona la forma en que manejo mi tiempo ahora? ¿Qué funciona, que no? ¿Qué cambios o ajustes debo hacer?

Manejo del Tiempo con DiSC

Cada tipo de personalidad y cultura percibe el tiempo de manera diferente. ¿Cómo afecta esto y que podemos hacer para ser más efectivos?

“Administración del tiempo” significa el manejo que le damos a nuestro tiempo, trabajo y también recursos. Mientras más efectivos seamos en manejar el tiempo que tenemos a disposición cada día, más efectivos seremos en nuestro desempeño laboral. Sin embargo, aunque esta es una verdad, a mayoría de las personas pasan su tiempo preguntándose adonde se fue el tiempo, por qué no lograron lo que se habían propuesto (si lo hicieron) en el tiempo que se habían propuesto.

La clave está en la manera en que administramos nuestro tiempo y en la forma en que somos por naturaleza. Cada tipo de personalidad maneja el tiempo de manera diferente y por ello se enfrenta a diferentes retos en ese manejo, que de no comprenderlos, bloquean su efectividad personal.

Al desarrollar este taller, cada integrante aprende su comportamiento personal de administración del tiempo: dónde se encuentran sus tendencias principales y cómo generan conflicto con otros. A través de ejemplos reales analizamos dichos comportamientos y damos unas sugerencias de manejo del tiempo de acuerdo a cada tipo de personalidad. Dentro de las recomendaciones que damos nos enfocamos en las temáticas típicas del manejo del tiempo y la planeación: Ser más efectivo al establecer metas y prioridades, durante la planeación diaria, al manejar interrupciones, durante las reuniones de equipo o con clientes, al manejar documentos, al delegar, cuando nos da por aplazar, y durante el manejo del tiempo en equipo.

Como parte del taller estudiamos el “Principio de Pareto” o “Principio 20/80”. Descubierto hace muchos siglos por un griego de nombre Pareto, básicamente dice lo siguiente: “La mayoría del tiempo dedicamos 80% de nuestro tiempo a lograr el 20% de resultados. Si fuéramos más efectivos, nos daríamos cuenta que con el 20% de nuestro tiempo podríamos lograr el 80% de resultados”. ¿Cómo? Muy simple - separe sus actividades en “urgentes” e “importantes” de acuerdo a una de las siguientes 4 categorías:

1.      Lo que no es ni urgente ni importante: Este tipo de cosas puede ignorarlas o delegarlas. Solo le quitan tiempo y no requieren de que usted este pendiente de ellas.

2.      Lo que es urgente, pero no es importante: Procure delegar esto a otra persona que pueda atenderlo inmediatamente.

3.      Lo que no es urgente, pero es importante: No tiene que hacerlo inmediatamente, pero debe hacerlo. Defina un momento para desarrollarlo o delegue en alguien que esté en capacidad de desarrollarlo.

4.      Lo que es urgente e importante: Dedíquese inmediatamente a esto. Este es su 20% que le puede producir el 80% de resultados. Una vez que salga de esto, dedíquese a lo importante y delegue lo que solo sea urgente pero no importante.

Si usted sigue diariamente estas reglas básicas de organización, pronto verá que su tiempo se vuelve más efectivo y productivo.

Desacelera tu vida

Descubra la lentitud creativa

Todas las personas tenemos 24 horas al día a nuestra disposición. Sin embargo, cada uno de nosotros maneja un ritmo diferente para esas 24 horas. Los problemas de tiempo y acelere surgen debido a que nuestro ritmo personal no coincide con el tiempo personal de los otros. Para lograr acoplar los ritmos, les damos a continuación unas sugerencias:

1. Defina tiempo para sí mismo: Haga una lista de aquellas actividades que usted hace con gusto y cuando las hace. Al hacer la lista, pregúntese: ¿Bajo qué condiciones trabajo más efectivamente? ¿Cuál es su hora ideal para levantarse, para acostarse? ¿Le gustaría tener una siesta? En una segunda lista, vaya llevando un record de todas las actividades suyas en por lo menos una semana y trate de evaluar de manera subjetiva su calidad de trabajo. Después de comparar las listas, coordine con su jefe o demás personas afectadas una nueva forma de trabajo, que le permita a usted aprovechar al máximo los mejores momentos de su día para las actividades más importantes y en los momentos menos activos de su día hacer las actividades de rutina. Defina también cuales son sus tiempos creativos.
2. Descubra sus 'ladrones del tiempo': No solamente son personas las que nos roban el tiempo. Al contrario, es nuestra forma de ser y nuestra personalidad la que nos quita mucho tiempo. Si necesita conocerse más y mejorar en este aspecto, en IKHTHUS le ayudamos: http://www.ikhthus.org/Docs/ProgramaManejoTiempo.pdf. Veamos ahora algunos de los ladrones de nuestro tiempo:

• Ladrón # 1: Expectativas demasiado altas: Usted establece, debido a su esquema de valores o su personalidad unas expectativas demasiado altas y que pocas veces logra alcanzar sin hacer un esfuerzo mayor. Solución: Baje las expectativas. Colóquelas a un nivel realista y alcanzable. Es mejor establecer metas y expectativas más cortas, que le acerquen poco a poco a lo que espera, que tratar de lograr algo muy rápido y que requiere de usted que sea un 'super hombre'.
• Ladrón # 2: Las mil y un tareas: A usted se le van acumulando cientos de tareas chiquitas que no sabe cómo ni cuando terminarlas. Solución: aplique el Principio de Pareto y el esquema de los 4 morritos que aprendimos al inicio de este tema.
• Ladrón # 3: Las 'super-metas': Metas demasiado altas e irrealistas frenan facilmente nuestros logros. Solución: establezca metas más cortas y alcanzables para lograr las metas más grandes y lejanas. Use herramientas de elaboración de metas como el SMART o el 5W2H.
• Ladrón # 4: La duda e intranquilidad: Cuando estamos intranquilos tendemos muchas veces a llenar nuestra agenda de actividades, para no tener que sentir y pensar en lo que nos sucede. Solución: identifique lo que le está causando intranquilidad. Una vez que identifique que lo causa, genere las acciones correspondientes para lograr la paz interior que necesita. 
• Ladrón # 5: Formas equivocadas de trabajo: Pude que usted tenga todos los conocimiento y compencias necesarias para realizar las actividades que hace, pero si su manera de hacer las cosas le lleva a ser totalmente inefectivo, es hora de hacer un cambio. Solución: evalué su actividad actual y la manera en que la desarrolla. Genere propuestas y acciones negociadas con su jefe o equipo, para trabajar de manera diferente.
• Ladrón # 6: El oficio equivocado: Si por temor a quedarse desempleado usted permanece en un oficio al cual odia, terminará en algún momento enfermo física y/o mentalmente. Solución: sea radical. Evalúe el riesgo actual y elabore un plan para cambiar de lugar lo más pronto posible. Tenga el valor de decir 'BASTA' y salir de donde está.

Venza el acelere

En una encuenta realizada por el Instituto EMNID a 500 empleados sobre qué era lo que más les molestaba en su trabajo, la repuesta más importante fue: la presión del tiempo. Más del 45% se quejaron de que tenían que lograr cada vez más en cada vez menos tiempo. Otros estudios, como por ejemplo el del Instituto INRA comprobaron estas respuestas: el 80% de los alemanes quisieran una vida más relajada. A continuación unas estrategias de aplicación inmediata para bajar el acelere:

1. Trabaje sin reloj: Quítese su reloj y trabaje de vez en cuando sin él. Haga como los menores, déje que otros le recuerden las citas y actividades.
2. Vea el tiempo como un jardín: Imagínese el tiempo como un jardín a través del cual usted puede pasear a su gusto. Algunas veces correra, otras caminará, otras se tomará tiempo para contemplar lo que sucede... Ya no es el tiempo quien le maneja a usted, sino usted quien maneja el tiempo.
3. Encuentre su ritmo personal: Hágase el siguiente test: colóquese frente a un reloj y propóngase cerrar los ojos por exactamente 5 minutos. Cierre los ojos y piense en su vida y en como esos 5 minutos le permiten relajarse y encontrarse consigo mismo. Cuando crea que ya pasaron los 5 minutos, a bra de nuevo sus ojos y evalúe lo siguiente: Si usted abrió los ojos antes de cumplirse en el reloj los 5 minutos, significa que tiene un ritmo más acelerado que el reloj, y que por ende tiende a sobrecargar su agenda. Si usted abrió los ojos después de 5 minutos, tiene un ritmo más lento que el del reloj. Evalúe por qué y atrévase de pronto a hacer más y aprovechar mejor su tiempo.

Vivencie el disfrute del tiempo ahora

'El ayer es historia, el mañana un misterio, y hoy... ¡es la vida!' No piense demasiado en su pasado, no sueñe mucho con su futuro, sino simplifique su vivencia del tiempo al concentrarse de vez en cuando en su presente:

1. Observe más: Tómese momentos para observar con detalle y calma la creación y la naturaleza. Déje que cada detalle y color penetren en sus sentidos; escuche los sonidos de la naturaleza.
2. Diga en voz alta el nombre de las cosas: La próxima vez que salga a pasear o caminar, diga en vor alta el nombre de las cosas que observa. Eso le ayudará a concientizarse de todo lo que le rodea.
3. Desacelere las rutinas: La mayoría de personas desarrollan las actividades rutinarias de manera rápida y poco eficiente, pues desean salir rápido del paso. Haga lo contrario: tómese tiempo para relaizar esas tareas de manera concienzuda y lenta. Disfrute el momento, escriba bonito.
4. Respire con el estómago: La respiración estomacal fortalece el flujo sanguíneo y ayuda a que llegue más oxígeno al cerebro. Al mismo tiempo le ayuda al cuerpo a relajarse.
5. Coma con la mano contraria: Dése el lujo de comer un día con la mano contraria a la que come regularmente. Al tener que comer con la mano opuesta, tendrá que bajar su ritmo y ser más cuidadoso al comer.

Simplifica tu Tiempo - 1ra Parte

"El tiempo es oro".

Edward George Bulwer-Lytton

"Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee".

Baltasar Gracián

"Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo".

Gaspar Melchor de Jovellanos

Aprenda a definir activamente su tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importante que tenemos. Y todos contamos con la misma cantidad: 24 horas cada día. Sin embargo, ¿por qué muchos se quejan de que el tiempo no les alcanza y otros de que se la pasan aburridos? El problema ya empieza en el uso del lenguaje en sí: el que no 'tiene tiempo', no tiene desorden en su tiempo, sino en sus tareas. Todos 'tenemos' tiempo - la misma cantidad, pero no todos aprovechamos sabia y efectivametne el tiempo. Hay muchos que lo malgastan y por ende se quedan sin él, ya que el tiempo es un recurso que no puede ser recuperado. Una vez que se pierde, se ha perdido para siempre. ¿Entonces cómo hacemos para no desperdiciar nuestro tiempo? A continuación encontrará varias sugerencias:

A. Duplique su actuar: El secreto de las personas exitosas y felices radica muchas veces en el hecho de que se pueden concentrar totalmente en una sola cosa. Ellos descubrieron una técnica muy efectiva para lograrlo: lo más importante primero. Hace mucho tiempo huba una persona de nombre Pareto, que ya había entendido eso. Él planteó lo que hoy llamamos el Principio de Pareto o Principio 20/80. El Principio de Pareto plantéa lo siguiente: 20% de lo que hacemos o dejamos de hacer, genera el 80% de lo que logramos o no. En otras palabras: 20% de las interrupciones que sufrimos, ocupan el 80% de nuestro tiempo; 20% de las actividades que hacemos, logran el 80% de nuestros resultados. Si aplicamos bien este principio, empezaremos a buscar realizar el 20% de actividades que nos ayuden a lograr el 80% de resultados. Veamos cómo:

1. Sencillez absoluta: Aplicando el Principio de Pareto, establezca prioridades claras para sus tareas laborales y personales. Empieze estableciendo la importancia y la urgencia de las tareas así:

• Tareas de suma importancia y suma urgencia: Colóqueles la prioridad 1 y encarguese personalmente de ellos, lo más pronto posible. Incluso piense en si puede ir desarrollandolas mientras continua planeando. En este lugar van aquellas cosas que producirán mayores ganancias o lo normal, lo que tiene un potencial de desarrollo especial o lo que involucra y afecta a un grupo considerable de personas.
• Tareas de suma importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 2 y establezca fechas límite para trabajar en ellas. Vaya desarrollándolas durante su rutina diaria de trabajo.
• Tareas de poca importancia y suma urgencia: Colóqueles también la prioridad 2 y encuentra una manera rápida y eficaz para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible, deléguelo a alguien que esté en capacidad de hacerlo inmediatamente.
• Tareas de poca importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 3 y como normalmente se trata de trabajos rutinarios y engorrosos, entonces vaya haciéndolos cada día de a poquitos, o deléguelo en alguien más, o deséchelo definitivamente. Antes de 'dejar para mañana lo que puede hacer ahora', analíselo con objetividad.

Una vez que tenga establecidas sus prioridades, use el camino de la simplicidad: desarrolle por día solamente una de las prioridades con el número 1. Básese para escogerla en el Principio de Pareto.

2. Viva el Principio de la Vía Libre: Defina claramente las tareas y expectativas de lo que delegue en las prioridades 2 y 3. Hágase espacio para dedicarse a las prioridades 1. No establezca fechas de entrega irreales, para no tener después problemas. Manténgase tranquilo y no se deje manipular con el tiempo. Cuando no se puede, no se puede y punto.

3. Ataque las interrupciones de manera activa: Evite todas las interrupciones posibles para poder dedicar todo su tiempo a la prioridad 1. Enfóquese en esa prioridad y pase las tareas de rutina (revisión de correos, Internet, llamadas, etc.) para más tarde. Iniciar con la tarea es muchas veces lo más difícil, pero una vez que lo ha hecho, será más fácil retomarlo en el caso de una pequeña interrupción para hacer algunas cosas de rutina. Usted se dará cuenta: al concentrarse y enfocarse en una tarea, usted desarrolla energías y ánimos inesperados. Y una vez que ha culminado esa tarea, se sentirá más animado para hacer otras actividades o dedicarse a otra tarea de prioridad 1.

4. Celébre sus éxitos: Una vez que haya culminado su tarea de prioridad 1, celébrelo. Puede ser solo o con otros. Regálese un helado, salga a caminar y disfrutar el sol, o invítese a una cena especial con su pareja. Permita que el buen sentimiento de haberlo logrado le llene completamente. No importa si le está esperando otra tarea urgente y super importante, dése el espacio para celebrar primero.

En el próximo blog continuaremos hablando de más de estos principios para la sabia administración de su tiempo. Mienstras tanto, tómese tiempo para ir aplicando el principio de hoy.

Simplifique sus finanzas... Parte 2

Desmitifique el tema 'dinero':

Ser 'financieramente independiente' significa para muchos, tener tanto dinero, que este ya no sea el tema central de nuestras vidas. Pero esto solo se logra cuando nuestros ingresos están muy por encima de nuestros gastos y necesidades. ¿Qué hacer? Tiene dos opciones: reduzca sus gastos y necesidades, o aumente sus ingresos. Al exceso de ingresos líquidos lo llamamos un buen flujo de caja. De nada sirve tener muchas cosas, que es lo que llamamos 'pasivos', si cuando requerimos de efectivo, estas cosas no son de venta inmediata. Es mejor tener un buen flujo de caja, o sea 'activos'.

Para aprender mejor como funciona este concepto, le recomiendo leer los libros de Robert Kiyosaki sobre finanzas e inteligencia financiera.

Demasiadas poseciones bloquean el flujo de dinero

Cuando una persona ha gastado mucho dinero en conseguir todo lo que tiene, difícilmente querra deshacerse de ello. La razón: las posiciones nos hacen sentir 'ricos', pero al mismo tiempo nos generan el temor de perderlo todo. Y es precisamente este temor el que nos roba las posibilidades de recibir más. Hoy en día sabemos, que cuando el dinero no fluye, porque este no está circulando debido a temores de todo tipo, las crisis financieras aumentan. ¿Por qué pasa eso? Todo nuestro sistema financiero se basa en la circulación del dinero, en la oferta y la demanda; pero cuando algo en esta balanza falla, falla todo el sistema. Cuando a causa de una crisis financiera se generan temores que hacen que las personas y empresas retangan el flujo de dinero y acaparen más, por si la crisis aumenta, el dinero que debe circular empieza a faltar. Cuando el dinero empieza a faltar, las compras y por ende también las ventas se reducen. Cuando las ventas se reducen, los ingresos también lo hacen, y así se genera un ciclo negativo, que en vez de sacarnos de una crisis, la va profundizando. Más si el tipo de posesiones que tenemos resultan siendo 'pasivos', pues en medio de una crisis, los 'pasivos' (casa, lotes, carros... todas aquellas posesiones que no se pueden convertir facilmente en efectivo) son los más difíciles de volver efectivo. Y recordemos: requerimos de un flujo financiero constante, para estar bien financieramente. Si además tenemos deudas, esto acrecienta la crisis, pues al no haber cómo pagar las deudas, estás aumentan a un ritmo aun mayor, que el de la recuperación. Por lo tanto, el dinero que hemos gastado en cosas que a su vez no generan más dinero, es dinero muerto e inutil.

El reconocimiento nos hace prósperos

Muchas personas piensan que la prosperidad y la riqueza se basan en sus poseciones, pero la realidad es, que de nada te sirve tener todo el el mundo, si las personas no te aceptan ni te valoran por lo que eres. La verdadera prósperidad está en el reconocimiento que te dan las personas a tu alrededor, porque están agradecidas contigo, pues has sido una buena influencia y apoyo para ellos. Por eso, no apegue su corazón a las cosas, sino a las personas. Lo más valioso e importante en su vida, son aquellas cosas que no podrá jamas comprar con dinero: su pareja, sus hijos, su familia, su relación con Dios, su paz y felicidad personal.

El dinero significa: aprovechar oportunidades

El siguiente paso para la riqueza verdadera es la divisa: menos cosas, más dinero. De esa manera no estamos inviertiendo en el presente, sino en el futuro. El dinero que está en circulación se reproduce, sin importar en que se use, si en acciones, finca raíz o en su propia empresa. Incluso si usted se pusiera a guardar su sueldo debajo del colchón, el dinero en efectivo significa posibilidades. La poseciones, en cambio, significan una decisión ya tomada y el final de la libertad de escoger.

Tenga en cuenta que el dinero funciona a manera de un ciclo y que requiere de estar circulando constantemente. Tan pronto usted o alguna persona dentro de ese ciclo tiene el temor de una crisis o de perderlo todo, la reacción más común es no gastar más dinero, pensar solo en sí mismo y frenar el ciclo. Una sociedad en la cual todos acaparan el dinero, se convierte en una sociedad pobre. Una sociedad en la cual todos ponen a fluir el dinero, mantiene el ciclo activo y hace que así todos estén conectados. Esto es lo que a nivel financiero se conoce como: coyuntura.

Muchos emprendedores y empresarios conocen estas fases: cuando se reducen los ingresos, tendemos a volvernos ahorradores. Los contactos y la comunicación se reducen, y por ende también nuestros clientes - un círculo vicioso. Lo mejor en tiempos de crisis es invertir en mercadeo, promoción y nuevos contactos. También, en tiempos difíciles financieramente, cometemos el error de aceptar cualquier cosa que nos genere dinero, pero con ello perdemos la visión de lo que realmente será lucrativo al largo plazo. En esos casos cabe analizar las ofertas en base al Principio de Pareto: debemos enfocarnos en el 20% de actividades que nos producirán el 80% de efectividad.