Pregunta poderosa: ¿Qué tan efectivamente estás usando tu tiempo?

“El tiempo es dinero” es un conocido dicho que explica cuán importante es el tiempo, y cuán malo es malgastarlo. Sin embargo, la mayoría de personas no logran administrar bien su tiempo. ¿Qué es lo que les hace falta?

Seguramente se ha encontrado, como muchos de nosotros, ante la situación que trabaja fuertemente en algo durante el día, y cuando miras atrás, parece que no logro nada y se pregunta, ¿qué paso con mi tiempo? ¿Por qué no me alcanza para terminar lo que tengo que hacer y se me termina acumulando una y otra vez? Encontrarse con esta situación causa frustración y dudas sobre cómo estamos manejando nuestro tiempo, pero esta es la realidad de muchas personas. El tiempo es un recurso muy importante que necesitamos aprender a administrar de manera sabia si queremos ser efectivos y productivos.

Para ser efectivos con nuestro tiempo, en realidad solo requerimos de unos sencillos ejercicios, que practicados cada día, permiten que a mediano plazo logremos no solo ser efectivos con el uso de nuestro tiempo, sino además contar con tiempo extra para otras actividades. He resumido esos ejercicios en los siguientes pasos:

1.      Evalúese: ¿Qué es lo que hago cada día? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Cómo estoy usando mi tiempo realmente? ¿Qué debería cambiar?

2.      Defina el valor de sus actividades versus el valor de su tiempo: ¿Qué tan realmente relevante para mi trabajo o para mi vida es lo que estoy haciendo? ¿Qué es más importante en cuanto a ese tiempo? ¿Cuáles de las actividades que hago son más relevantes, cuales sobran?

3.      Use el Principio de Pareto (20/80): Si usamos efectivamente nuestro tiempo, 20% de nuestras obligaciones, deberían producir el 80% de los resultados. Tristemente solemos usar el principio contrario – el 80% de nuestro tiempo lo usamos para trabajar en las cosas que solo producen un 20% de resultados. ¿Cuáles de mis actividades producen más resultados? ¿Cuáles no? ¿Qué actividades entonces son las más relevantes para mi trabajo, en relación a su productividad y efectividad?

4.      Establezca prioridades: De mis actividades más productivas, ¿cuáles son las más importantes, cuales las más urgentes? Importante significa que debe ser hecho, pues mucho depende de ello. Urgente solo significa que debe ser hecho inmediatamente. Clasifique sus actividades de acuerdo a los niveles de importancia y urgencia de la siguiente manera:

 

 

5.      Planee y desarrolle sus actividades: Después de establecer sus prioridades, escríbalas y comience a desarrollarlas una a una de acuerdo a las prioridades. Sea flexible; agregue o elimine actividades de acuerdo a su relevancia, pero comprométase a cumplir con sus metas diarias lo más posible.

6.      Reevalúe y ajuste: ¿Funciona la forma en que manejo mi tiempo ahora? ¿Qué funciona, que no? ¿Qué cambios o ajustes debo hacer?

Manejo del Tiempo con DiSC

Cada tipo de personalidad y cultura percibe el tiempo de manera diferente. ¿Cómo afecta esto y que podemos hacer para ser más efectivos?

“Administración del tiempo” significa el manejo que le damos a nuestro tiempo, trabajo y también recursos. Mientras más efectivos seamos en manejar el tiempo que tenemos a disposición cada día, más efectivos seremos en nuestro desempeño laboral. Sin embargo, aunque esta es una verdad, a mayoría de las personas pasan su tiempo preguntándose adonde se fue el tiempo, por qué no lograron lo que se habían propuesto (si lo hicieron) en el tiempo que se habían propuesto.

La clave está en la manera en que administramos nuestro tiempo y en la forma en que somos por naturaleza. Cada tipo de personalidad maneja el tiempo de manera diferente y por ello se enfrenta a diferentes retos en ese manejo, que de no comprenderlos, bloquean su efectividad personal.

Al desarrollar este taller, cada integrante aprende su comportamiento personal de administración del tiempo: dónde se encuentran sus tendencias principales y cómo generan conflicto con otros. A través de ejemplos reales analizamos dichos comportamientos y damos unas sugerencias de manejo del tiempo de acuerdo a cada tipo de personalidad. Dentro de las recomendaciones que damos nos enfocamos en las temáticas típicas del manejo del tiempo y la planeación: Ser más efectivo al establecer metas y prioridades, durante la planeación diaria, al manejar interrupciones, durante las reuniones de equipo o con clientes, al manejar documentos, al delegar, cuando nos da por aplazar, y durante el manejo del tiempo en equipo.

Como parte del taller estudiamos el “Principio de Pareto” o “Principio 20/80”. Descubierto hace muchos siglos por un griego de nombre Pareto, básicamente dice lo siguiente: “La mayoría del tiempo dedicamos 80% de nuestro tiempo a lograr el 20% de resultados. Si fuéramos más efectivos, nos daríamos cuenta que con el 20% de nuestro tiempo podríamos lograr el 80% de resultados”. ¿Cómo? Muy simple - separe sus actividades en “urgentes” e “importantes” de acuerdo a una de las siguientes 4 categorías:

1.      Lo que no es ni urgente ni importante: Este tipo de cosas puede ignorarlas o delegarlas. Solo le quitan tiempo y no requieren de que usted este pendiente de ellas.

2.      Lo que es urgente, pero no es importante: Procure delegar esto a otra persona que pueda atenderlo inmediatamente.

3.      Lo que no es urgente, pero es importante: No tiene que hacerlo inmediatamente, pero debe hacerlo. Defina un momento para desarrollarlo o delegue en alguien que esté en capacidad de desarrollarlo.

4.      Lo que es urgente e importante: Dedíquese inmediatamente a esto. Este es su 20% que le puede producir el 80% de resultados. Una vez que salga de esto, dedíquese a lo importante y delegue lo que solo sea urgente pero no importante.

Si usted sigue diariamente estas reglas básicas de organización, pronto verá que su tiempo se vuelve más efectivo y productivo.

Luchando por mantener la perseverancia

"No dejes para mañana, lo que puedas hacer hoy".

Dicho Popular

Sobrepóngase al cansancio de la perseverancia

Uno de los problemas típicos de las personas que tienen al desorden, es el hecho de que frecuentemente no terminan lo que empiezan. Y son muchas veces detalles chiquitos: dejar restos de comida y empaques por ahí, meter las vueltas de las compras en cualquier lugar, no colgar la ropa al quitársela, etc, etc.

No se ahorra más tiempo al hacer las cosas a la carrera, pues al final de cuentas llega un momento en que tocará ordenar.

• El Principio de los 30 Segundos: Muchas personas que tienden al desorden, se sienten agobiadas por las muchas tareas que les esperan, y en vez de perseverar hasta terminar, prefieren dejar las cosas como quedaron. Recomendación práctica: Mida el tiempo que tarda hacer aquellas cosas que le da jartera hacerlas. Cuando descubra que solo toma 20 segundos colocar su chaqueta en el armario o 4 minutos aspirar el cuarto, cambiará su perspectiva. El Principio de los 30 Segundos: Si una tarea o la finalización de algo toma 30 o menos segundos para hacerse, hágalo inmediatamente.

Frene el tsunami de información:

Vivimos en una generación rodeada de todo tipo de medios de comunicación e información. Constantemente somos bombardeados de informaciones y publicidad, y cada una de ellas nos promete una vida mejor. Y esto aumenta cada vez, al punto que muchos de nosotros vamos generando una 'ceguera de estímulos'. Empezamos a ignorar todo lo que nos rodea para evitar cargarnos con tanta informacom. Pero otros generan adicciones a dicha información y a los medios mismos, que les roban el tiempo que tienen.

1. Reduzca su morro de 'por leer': No permita que se le acumulen meses de artículos, revistas, periódicos y libros. Si su morro ya es más de lo que puede leer en un mes, escoja las 3 más relevantes para usted y deseche el resto. Lo mismo vale para los artículos electrónicos (emails) que usted va acumulando. En caso de libros, evalúe cuales son más relevantes de leer en ese momento y agende un tiempo diario para leer. Los artículos escogidos lealos entonces según la estrategia siguiente.
2. Lea revistas con las tijeras: Recorte los artículos que realmente le interesan y mande el resto de la revista al reciclaje. De esa manera evita cúmulos de revistas y cosas. Una vez que haya leido el artículo y ya no lo necesite, bótelo a la basura. No acumule las cosas. Haga lo mismo con los artículos electrónicos: léalos de inmediato y deséchelos después, a menos que le sirvan en para otra ocasión o  contexto.
3. Asígnele a los libros su propio índice: Para no rayar sus libros y encontrar más fácil el lugar en el cual encontró algo relevante e interesante, agréguele a la portada del libro una hoja en la cual va usted apuntando la información clave con su respectiva página. Así le será más fácil encontrar de nuevo la información requiere. La otra opción puede ser el usar 'Post It' de colores y marcar con ellos las páginas en las cuales está la información que requiere. Escriba una palabra clave que le recuerde qué información es la de la página correspondiente.
4. No lea el periódico: Leer el periódico cada día suele ser una pérdida de tiempo y ayuda a acumular más papel en su casa. Y la realidad es, que la mayoría de la información en él no es relevante para usted. Solución: Afiliese a Twitter u otro medio que le permita recibir solo los titulares, de manera que usted escoge solo aquellas noticias que realmente le interesan; escuche la radio mientras conduce y así se enterará de las noticias mientras aprovecha el tiempo. Una vez a la semana puede sacarse un tiempo para podenrse al día leyendo las noticias por internet. También puede delegar la lectura del periódico a otros, que le informen solo de aquellas cosas que son realmente relevantes para usted.
5. Bloc de notas en vez de 'Post It': En vez de poner papelitos por todo lado, que terminan refundiéndose, cargue un bloc de notas chiquito con usted. Apunte allí todas las ideas que se le ocurren y todo aquello que no quiere olvidar. Tome después un tiempo para repasar sus apuntes y ponerlos al día con su agenda.
6. Reduzca el 'bombardeo' publicitario: Constantemente somos 'bombardeados' con publicidad: las cajas del cereal, la tasa de cierta empresa, las camisetas que promueven un producto, etc. Esto le genera a nuestro cerebro cierto nivel de estrés. Deshágase lo más que puede de esa publicidad: coloque el cereal en un frasco grande en vez de dejarlo en la caja, ponga las tasas y camisetas fuera de la vista regular, etc. Al ver televisión, mientras transmiten las propagandas, cambie a otro canal o baje el volumen y haga otra cosas. Reduzca así la cantidad de estímulos que recibe.
7. Presente los libros infantiles frontalmente: Para motivar a sus hijos a leer, haga lo que hacen las librerías: coloque los libros con la portada hacia el frente. Eso hará que el menor recuerde que libros tiene y también le dará la impresión de que los libros son importantes.
8. Lea los servicios de información: Afiliése a los sitemas de información que le permitan leer los resumenes de libros, antes de comprarlos. Adquiera solo aquellos libros que realmente sea relevantes para usted. Se ahorrará mucho tiempo, dinero y espacio en la biblioteca.
9. Combata la adicción al internet, al Facebook y a los juegos: Defina claramente cuanto tiempo va a pasar en Internet o jugando. Póngase una alarma que le recuerde. Establezca un límite claro de cuanto tiempo a la semana estará frente al Internet o jugando y cúmplalo.
10. Venza la adicción a la televisión: La televisión en sí no es mala. De hecho se ha demostrado que los menores que tienen la posibilidad de ver TV, son más aventajados en cuando a conocimientos generales, que aquellos que nunca ven televisión. El problema es la cantidad de tiempo que pasamos (o desperdiciamos) frente a ella, y la calidad de lo que vemos en sí. Los estudios también han demostrado que debido a la exposición prolongada a la televisión y especialmente por causa del 'bombardeo' de estímulos que se presenta a través de ella, hoy en día contamos con muchos más menores con el Síndrome de Deficit de Atención (ADS) y con un aumento de la violencia que hace unos años. A continuación unas recomendaciones prácticas para controlar el tiempo de televisión:

• Un programa y después pausa: Vea intencionalmente; programese para ver lo que realmente le interesa, y una vez que lo haya visto, vuelva y apague el televisor. No se deje influenciar por las propagandas que le dicen que permanezca conectado.
• El truco de irse: A veces queda uno atrapado viendo una película sin sentido. Salga del cuarto con el televisor prendido y vuelva una vez que se ha roto el contacto con la película con la sola intención de apagar el televisor.
• Delegar la televisión: Si por alguna razón usted quiere ver un programa, pero este se curza con sus actividades sociales o de trabajo, pídale a otra persona que se lo vea por usted y grábelo. Pregúntele después a esa persona sobre el programa y cuales son las partes mas relevantes del mismo. Evalúe entonces si vale la pena ver la grabación.
• El ayuno del 50%: Corte con la presión de las series. Estos pueden causar adicción. Si usted ya esta infectado, véase solo cada segundo capítulo. Todavía sabra lo que pasa, aprovechará y ahorrará el tiempo, y después será más sencillo soltarse de la serie.
• Rituales: Evalúe sus rituales diarios y revise si la televisión o ciertos programas ya se convirtieron en uno. Desarrolle alternativas para compensar dichos rituales.

Eliminando los estórbos

Detenga y elimine los estórbos

El típico problema de siempre: usted está concentrado en su trabajo, probablemente en el punto más crítico, cuando algo o alguien le interrumpe... su jefe, un cliente, su pareja o sus hijos... Inmediatemente pierde usted su empije y concentración, además de mucho tiempo en atender las interrupciones de otros. TRatar de volver a 'conectarse' con su trabajo de nuevo, se vuelve en un reto complicado.

¿Qué hacer y cómo evitar estas interrupciones? A continuación unos tips para lograrlo...

1. Ideas para Jefes y Gerentes:

• Cierre la puerta: La famosa política empresarial de 'puertas abiertas' ya está saliendo de moda. Los gerentes de alto nivel ya trabajan diferente: si hay algo muy importante que hacer, la puerta permanece cerrada. La puerta permanece abierta cuando las interrupciones no son problema o cuando hay horas establecidas para la interacción con el resto del personal. Algunos gerentes norteamericanos solo recuestan la puerta sin cerrarla, para señalarle a los que interrumpen que están ocupados, pero dejarle ver a quienes realmente tienen algo importante que hablar, que están disponibles para ello.
• Defina tiempos en que no se le puede molestar: Establezca horarios en los cuales no se le puede molestar y déjeselos claros a su personal y clientes. Permita a su secretaria manejar dichas situaciones.
• Defina tiempos en que está disponible para todos: Así como definió tiempos en los que no está disponible, defina tiempos en los que si. Asegúrese de que las personas se atengan a eso tiempos y no vengan a otros. Su secretaria puede ser de gran ayuda en ello.
• Buzón de quejas y sugerencias: Coloque un buzón en la entrada de su oficina, dónde su personal pueda dejar una nota corta con sus inquietudes. Una vez que usted salga de su tiempo en que no se le puede interrumpir, atienda las peticiones del buzón.
• Siendo sinceros...: Un gerente que se queja de que nunca logra terminar lo que hace, debería retirarse a un hotel o una cabaña en las montañas, y desarrollar allá las visiones futuras de su empresa. Un buen gerente puede dejar su empresa por dos semanas sin que existan problemas, y todas las áreas deberían funcionar de tal manera, que los mismo empleados puedan solucionar sus problemas.

2. Ideas para empleados que son interrumpidos por los Jefes: Muchos jefes todavía piensan que los empleados tienen que dejar todo su trabajo botado cada vez que sus jefes necesitan algo de ellos. Y muchas veces le toca además al empleado esperar a que el jefe termine de hablar por teléfono o despedirse de un cliente. Esto no solo hace que el empleado pierda tiempo, sino que sea el trabajo del mismo sea menos efectivo. Toda la empresa pierde.

• Llévese trabajo: Mientras espera a que su jefe le atienda, llévese trabajo que pueda adelantar allí. Así usa su tiempo sabiamente.
• Pre-planée: Sea proactivo y no reactivo. No espere a que su jefe le llame cuando esté desarrollando un proyecto importante. Adelántese y coordine con él una cita que sirva para ambos.
• Siendo sinceros...: Revise su propio comportamiento. Pregúntese si su jefe realmente interrumpe o si usted genera desconfianza en él. Puede ser también que usted no le informa lo suficiente y su jefe tenga que venir a usted a buscar dicha información.

3. Ideas en cuanto a colegas e iguales:

• Sea diplomático: Apuéstele a la comprensión mutua y la comunicación frecuente. Póngase de acuerdo con sus colegas sobre espacios en el día en el cual no quiere ser molestado, y otros en los cuales ustedes se reunirán a intercambiar información e ideas.
• Dé ejemplo: No sea usted mismo alguien que interrumpe constantemente a los demás. Lo que usted quiera que le hagan, hágalo usted mismo. Sea ejemplo; arregle una cita con antelación.
• Corto, claro y conciso: Si en todo caso tiene en su puerta un colega interrumpiéndole, sea corto, claro y conciso y déjele claro que en ese momento usted se encuentra muy ocupado, pero que después (diga cuando) podrá atenderlo.
• Chateo previsivo: Hable con sus colegas en los momentos antes del trabajo, el almuerzo y los espacios de descanso. Muéstreles su deseo de integración y amistad. Muchas de las interrupciones por parte de colegas, no son más que una petición de integración.
• Siendo sinceros...: Autovalúese de manera crítica, sobre cuanto tiempo se interrumpe a sí mismo. ¿Es usted de los que les gusta hablar? ¿Teme usted que al rechazar las interrupciones de las personas pierda su apoyo y sea relegado? ¿Tiene demasiado o muy poco trabajo y por eso se permite ser interrumpido?

4. Ideas para quienes se interrumpen a sí mismos y trabajan en oficina: Mientras más aburrida y díficil sea una tarea, mayor será nuestra tentación a dejar de trabajar y aceptar interrupciones. Pero en algún momento tendrá que terminar dicha tarea, y entonces deberá pagar el precio: estará trabajando sobre el tiempo y bajo presión, lo cual puede afectar la calidad final de su trabajo.

• Separar el área privada: Limite su deseo de charlas privadas a los espacios de descanso.
• Permanecer en el sitio: Realice todas las consultas que requiera desde su oficina y evite la tentación de visitar otras dependencias aunque no sea necesario. Si lo hace caerá rápidamente en la trampa de la 'visita'.
• Limitar las pausas creativas: En vez de caminar por los pasillos y hablar con otros para 'conseguir' ideas, póngase de pie y mire por la ventana, mientras masajea la parte de arriba de sus orejas. Eso ayuda a refrescar y reactivar su cerebro.
• Evitar 'trancones': Evite realizar actividades de rutina, como sacar fotocopias, en los espacios en que es más concurrido por los demás. Averigue cuando está menos concurrido y haga un solo paquete con todo lo que tiene que copiar. O mejor aun: delegue.
• Limitar las reuniones: A veces las reuniones con colegas se alargan sin sentido, pues hay que 'integrarse' y 'conocerse mejor'. Si usted es quien organiza la reunión, déje claro que la reunión se limitará al tema a discutir y que solo se contará con el tiempo establecido. Si usted no organiza la reunión, déjele claro a sus colegas a que hora tiene que estar desocupado. En el momento de llegar esa hora, usted ya habrá advertido y podrá retiarse más fácilmente.

5. Ideas para quienes se interrumpen a sí mismos y trabajan en casa:

• Bloc de ideas: Muchas veces, especialmente durante trabajos largos y agotadores, le llegan todo tipo de ideas para realizar. Tenga siempre a mano un bloc de apuntes, en el cual apunte todas esas ideas, para atenderlas después de terminar la tarea.
• Cortar premios: Si está cansado, puede que suela quedarse un poco más surfeando o jugando en el computador. Use ese tipo de actividades consecuentemente solo como premio y no como descanso mientras trabaja. 'Regálese' ese espacio para cuando haya culminado su tarea, y póngale un límite claro de tiempo. Si es necesario póngase la alarma del reloj o del computador para recordar que tiene que terminar.
• El temor a 'la hoja en blanco': Usted debe redactar algo y no se le ocurre como iniciar. Empiece con el resto del texto. En el computador no es tan problemático y usted puede agregar después el comienzo. Recuerde: una vez que usted comience, el resto fluirá por si solo.
• Saltar con impulso: Si usted se encuentra frente a una tarea que no le gusta hacer, ayúdese con preformatos desde los cuales pueda partir. Una vez que usted ha cogido impulso, basado en el preformato, le será más fácil alejarse de el y dar el salto a su tarea.
• Mapas mentales: Sie está estancado en cuanto a un tema, inicie con una lluvia de ideas. Apunte todo en una hoja y organícelo después en un mapa mental. Puede usar también el software gratuito Freemind.

6. Ideas en cuanto a visitantes y clientes que interrumpen:

• Vaya el punto: Límitese a un saludo corto y procure no 'hacer visita', sino empiece de manera objetiva: 'En qué le puedo ayudar'.
• Déje que su cuerpo hable: No le ofrezca nada de tomar a la persona. No se ponga cómodo, ni muestre con su cuerpo que se prepara para una larga charla. Manténgase completamente recto.
• El truco del reloj: Desde el inicio déjele claro a la persona que usted cuenta con tiempo limitado. Diga cuanto y coloque su reloj sobre la mesa, dando a entender que se atendrá al tiempo definido.
• Un valor agregado: Déjele claro a la persona que usted la valora, pero que eso no tiene nada que ver con el uso del tiempo. Formule al final de la charla una afirmación, felicitación o una palabra de ánimo.
• Por favor, inmediatamente: Si hay un problema que puede ser solucionado inmediatamente, hágalo. Si no, delegue o pídale a la persona que lo resuma lo más importante por escrito, para ser atendido lo más pronto posible.
• Medidas preventivas: Póngase de acuerdo con su secretaria o colegas, que le interrumpan por teléfono después de cierto tiempo, con un asunto urgente, si se trata de personas que interrumpen.
• Enviar señales de finalización: Use su cuerpo y acciones para mostrar que la reunión ha llegado a su fin: cierre la agenda, siéntese hacia adelante como si se fuera a parar, mire su reloj y resuma la charla con una despedida.
• El freno de emergencia: Si es necesario finalice la conversación con una expresión positiva, una palmada y algo como: 'Bueno, veo que todo está claro ahora'. Levántese inmediatamente después y muestre con ello que la conversación terminó.
• Camine con el cliente: Su visitante le evaluará no tanto por cuanto tiempo ha pasado con usted, sino por la imagen final que tenga de usted. Por eso acompáñelo hasta la puerta, al asensor o al carro. Déle la impresión que usted hace algo por él.
• Planee por anticipado: Si la reunión con su visitante duró más de lo esperado, pídale cortesmente que para la próxima vez solicite una cita, para que usted tenga también más tiempo para él.

El aplazar es un factor de perspectiva

"No dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy."

Dicho Popular

Aplazar es un factor de perspectiva

Una mala costumbre... dejar las cosas hasta el último momento. Es de los hábitos más difíciles de eliminar, y sin embargo el que más pesa en cuanto al cumplimiento a tiempo de nuestras responsabilidades.

El experto el organización laboral, Neil Fiore, plantea la siguiente metáfora para explicar este problema: Imagínese usted, que tiene la tarea de caminar sobre una tabla de 30 centímetros de ancho y 10 metros de larga. ¿No parece una tarea difícil, cierto? Usted cuenta con todas las capacidades para lograrlo, por lo cual iniciaría la tarea inmediatamente.

¿Pero qué pasaría si mi perspectiva de todo cambia? Veamos...

1. Variante: Del oficio normal a la catástrofe: Imagínese que la tabla está ubicada a 30 metros de altura entre dos barracos sobre un rio caudaloso, y a usted se le ordena cruzar la tabla. Inmediatamente su perspectiva cambia y el temor surge: un solo error y le puede costar la vida. Usted se congela y no hace nada. En la realidad laboral, somos nosotros mismo quienes colocamos 'la tabla' a 30 metros de altura. Lo hace cuando le aumenta el significado a una tarea normal de tal manera, que se convierte en una carga, en dónde el más mínimo error, es la catástrofe.
2. Variante: De la locura al heroísmo: Imagínese ahora lo siguiente: la tabla sigue sobre el barranco, pero ahora hay unos caníbales muy agresivos atacandole desde atrás. Usted solo puede salvar su vida, si cruza rápidamente la tabla. Inmediatamente nota usted el cambio: empieza a generar soluciones creativas. Otra vez, fue usted mismo el que llamó a 'los caníbales'. Al estar aplanzando constantemente sus tareas, causó que se generara una presión de última hora. Y como al lograr finalizar la tarea siente que ha hecho algo grandioso, al haber logrado superar la presión, genera un ciclo vicioso en el cual siempre dejará que suceda lo mismo, antes de actuar. En cambio, si hubiera 'cruzado la tabla' cuando todavía estaba en el suelo, su hubiera evitado todo ese estrés yl a intranquilidad.
3. Variante: Salir del 'círculo vicioso': Una vez, la tabla se encuentra encima del barranco, pero no hay ningún canibal y bajo la tabla hay una red, en el cual podría caer sin riesgo en caso de un error. Ahora puede realizar la tarea sin problema, y hasta le daría gusto hacerla. Esa 'red de seguridad' es su autoestima. Es la mejor protección contra las tácticas de aplazamiento.

Así se libera del constante aplazar:

• Evite oraciones con 'me toca' o 'tengo que': Cuando usted usa oraciones que implican obligación, inmediatamente su cuerpo reacciona enfocando las energías en dos sentidos: 1. en lograr desarrolar la tareas y 2. en defenderse del posible fracazo. Cambie su decir en 'quiero' o ' voy a', e imagínese logrando terminar la tarea con éxito.
• Concéntrese en el inicio: Si su conciencia está convencida de que usted va a lograr lo que se ha propuesto hacer, puede usted dejar la meta a un lado. Enfoquése entonces en el primer paso y disfrute despues del camino hacia la meta.
• No haga su trabajo perfecto: Lo que más nos bloquea para el desarrollo de una tarea o un sueño, es el hecho de que esperamos que todo sea y se haga de manera perfecta. Por eso hay mucho que nunca hacen lo que ahnelan, pues saben que no lo van a hacer perfectamente. Sin embargo, solo aquellos 'imperfectos' que se atreven a dar el paso de hacer algo 'imperfecto', son quienes al final resultan exitosos y felices de haber hecho lo que ahnelaban.
• Juege más: Muchas personas se castigan cuando entran bajo la presión del tiempo. Borran todos los juegos de su computadora, dejan de salir a pasear, y no juegan en la noche con sus hijos. Ahora tienen menos disfrute y balance. Rompa ese ciclo al ponerle más enfasis y cuidado al descanso y la diversión, precisamente cuando más esté bajo presión. Pero establezca para ello espacios claros: media hora de caminata, 10 minutos de juege en Facebook, etc. Así su mente tendrá los descansos necesarios para estar al punto al volver a la tarea.
• Deje claro su temor: Al iniciar un proyecto, solemos sentir mcuho temor e intranquilidad. Esto se debe a que mentalmente ya estamos en la meta alcanzada. Es como si al inicio de una escalada a las montañas, ya estuvieramos pensando en la cima. La manera más sencilla y menos temerosa de lograr la meta, es repartirla en fases más alcanzables. Separe su tarea en etapas mas cortas y alcanzables, y piense menos en la meta final.
• Trabaje con el calendario al revés: Empiece apuntándose la fecha de entrega final del proyecto o tarea. Muevase entonces lentamente desde el futuro hacia el presente, apuntando cada uno de los pasos del proyecto, hasta llegar al primero que debe hacer.
• Trabaje en sus preocupaciones: Las preocupaciones frenan y desmotivan. La razón: la mayoría de nosotros preferimos huir ante la dificultad, que enfrentarla. Piense más allá. Analice el peor escenario que pudiera suceder. Pero no se quede estancado allí, sino siga pensando más allá: ¿Qué podría hacer, en el caso que lo peor sucediera? De seguro descubrirá muchas alternativas y soluciones que harán que la peor situación posible termine convertida en una gran posibilidad de progreso. Eso le dará la fuerza para iniciar la tarea, sin estrasarse tanto por el resultado final.

Desacelera tu vida

Descubra la lentitud creativa

Todas las personas tenemos 24 horas al día a nuestra disposición. Sin embargo, cada uno de nosotros maneja un ritmo diferente para esas 24 horas. Los problemas de tiempo y acelere surgen debido a que nuestro ritmo personal no coincide con el tiempo personal de los otros. Para lograr acoplar los ritmos, les damos a continuación unas sugerencias:

1. Defina tiempo para sí mismo: Haga una lista de aquellas actividades que usted hace con gusto y cuando las hace. Al hacer la lista, pregúntese: ¿Bajo qué condiciones trabajo más efectivamente? ¿Cuál es su hora ideal para levantarse, para acostarse? ¿Le gustaría tener una siesta? En una segunda lista, vaya llevando un record de todas las actividades suyas en por lo menos una semana y trate de evaluar de manera subjetiva su calidad de trabajo. Después de comparar las listas, coordine con su jefe o demás personas afectadas una nueva forma de trabajo, que le permita a usted aprovechar al máximo los mejores momentos de su día para las actividades más importantes y en los momentos menos activos de su día hacer las actividades de rutina. Defina también cuales son sus tiempos creativos.
2. Descubra sus 'ladrones del tiempo': No solamente son personas las que nos roban el tiempo. Al contrario, es nuestra forma de ser y nuestra personalidad la que nos quita mucho tiempo. Si necesita conocerse más y mejorar en este aspecto, en IKHTHUS le ayudamos: http://www.ikhthus.org/Docs/ProgramaManejoTiempo.pdf. Veamos ahora algunos de los ladrones de nuestro tiempo:

• Ladrón # 1: Expectativas demasiado altas: Usted establece, debido a su esquema de valores o su personalidad unas expectativas demasiado altas y que pocas veces logra alcanzar sin hacer un esfuerzo mayor. Solución: Baje las expectativas. Colóquelas a un nivel realista y alcanzable. Es mejor establecer metas y expectativas más cortas, que le acerquen poco a poco a lo que espera, que tratar de lograr algo muy rápido y que requiere de usted que sea un 'super hombre'.
• Ladrón # 2: Las mil y un tareas: A usted se le van acumulando cientos de tareas chiquitas que no sabe cómo ni cuando terminarlas. Solución: aplique el Principio de Pareto y el esquema de los 4 morritos que aprendimos al inicio de este tema.
• Ladrón # 3: Las 'super-metas': Metas demasiado altas e irrealistas frenan facilmente nuestros logros. Solución: establezca metas más cortas y alcanzables para lograr las metas más grandes y lejanas. Use herramientas de elaboración de metas como el SMART o el 5W2H.
• Ladrón # 4: La duda e intranquilidad: Cuando estamos intranquilos tendemos muchas veces a llenar nuestra agenda de actividades, para no tener que sentir y pensar en lo que nos sucede. Solución: identifique lo que le está causando intranquilidad. Una vez que identifique que lo causa, genere las acciones correspondientes para lograr la paz interior que necesita. 
• Ladrón # 5: Formas equivocadas de trabajo: Pude que usted tenga todos los conocimiento y compencias necesarias para realizar las actividades que hace, pero si su manera de hacer las cosas le lleva a ser totalmente inefectivo, es hora de hacer un cambio. Solución: evalué su actividad actual y la manera en que la desarrolla. Genere propuestas y acciones negociadas con su jefe o equipo, para trabajar de manera diferente.
• Ladrón # 6: El oficio equivocado: Si por temor a quedarse desempleado usted permanece en un oficio al cual odia, terminará en algún momento enfermo física y/o mentalmente. Solución: sea radical. Evalúe el riesgo actual y elabore un plan para cambiar de lugar lo más pronto posible. Tenga el valor de decir 'BASTA' y salir de donde está.

Venza el acelere

En una encuenta realizada por el Instituto EMNID a 500 empleados sobre qué era lo que más les molestaba en su trabajo, la repuesta más importante fue: la presión del tiempo. Más del 45% se quejaron de que tenían que lograr cada vez más en cada vez menos tiempo. Otros estudios, como por ejemplo el del Instituto INRA comprobaron estas respuestas: el 80% de los alemanes quisieran una vida más relajada. A continuación unas estrategias de aplicación inmediata para bajar el acelere:

1. Trabaje sin reloj: Quítese su reloj y trabaje de vez en cuando sin él. Haga como los menores, déje que otros le recuerden las citas y actividades.
2. Vea el tiempo como un jardín: Imagínese el tiempo como un jardín a través del cual usted puede pasear a su gusto. Algunas veces correra, otras caminará, otras se tomará tiempo para contemplar lo que sucede... Ya no es el tiempo quien le maneja a usted, sino usted quien maneja el tiempo.
3. Encuentre su ritmo personal: Hágase el siguiente test: colóquese frente a un reloj y propóngase cerrar los ojos por exactamente 5 minutos. Cierre los ojos y piense en su vida y en como esos 5 minutos le permiten relajarse y encontrarse consigo mismo. Cuando crea que ya pasaron los 5 minutos, a bra de nuevo sus ojos y evalúe lo siguiente: Si usted abrió los ojos antes de cumplirse en el reloj los 5 minutos, significa que tiene un ritmo más acelerado que el reloj, y que por ende tiende a sobrecargar su agenda. Si usted abrió los ojos después de 5 minutos, tiene un ritmo más lento que el del reloj. Evalúe por qué y atrévase de pronto a hacer más y aprovechar mejor su tiempo.

Vivencie el disfrute del tiempo ahora

'El ayer es historia, el mañana un misterio, y hoy... ¡es la vida!' No piense demasiado en su pasado, no sueñe mucho con su futuro, sino simplifique su vivencia del tiempo al concentrarse de vez en cuando en su presente:

1. Observe más: Tómese momentos para observar con detalle y calma la creación y la naturaleza. Déje que cada detalle y color penetren en sus sentidos; escuche los sonidos de la naturaleza.
2. Diga en voz alta el nombre de las cosas: La próxima vez que salga a pasear o caminar, diga en vor alta el nombre de las cosas que observa. Eso le ayudará a concientizarse de todo lo que le rodea.
3. Desacelere las rutinas: La mayoría de personas desarrollan las actividades rutinarias de manera rápida y poco eficiente, pues desean salir rápido del paso. Haga lo contrario: tómese tiempo para relaizar esas tareas de manera concienzuda y lenta. Disfrute el momento, escriba bonito.
4. Respire con el estómago: La respiración estomacal fortalece el flujo sanguíneo y ayuda a que llegue más oxígeno al cerebro. Al mismo tiempo le ayuda al cuerpo a relajarse.
5. Coma con la mano contraria: Dése el lujo de comer un día con la mano contraria a la que come regularmente. Al tener que comer con la mano opuesta, tendrá que bajar su ritmo y ser más cuidadoso al comer.

Simplifica tu Tiempo - Aprende a decir 'NO'...

Aprenda a decir 'NO' de manera consecuente

Uno de los factores que más nos hacen perder tiempo, es el hecho de que nos cuesta trabajo decirle 'no' a todos los pedidos que nos llegan. Pero es muy importante decir 'no'. Sin embargo surge la pregunta: ¿Y cómo digo 'no' de forma correcta, sin herir los sentimientos del otro?

¿Le ha pasado que le parece que las 24 horas de su día no alcanzan para todo lo que tiene que hacer? Probablemetne si. Pero el problema acá no es que el día no tenga suficientes horas, sino el hecho de que usted probablemente tenga demasiadas actividades. Al final termina trabajando de más y dañando su salud. El que trabaja sin descanso, se enferma. A eso se le suma la presión del trabajo, en dónde tememos decir 'no' por miedo a las consecuencias y terminamos diciendo sin mucho deseo 'si'.

Una buena seguridad en sí mismo permite los 'NO'

El maestro de psicología Manuel J. Smith, investigó sobre este tema y concluyó: 'Si usted dice 'si', aun cuando en realidad quiere decir 'no', entonces no es porque haya algún problema con usted, sino porque de cierta manera usted esta siendo manipulado por otros. Su solución: Haga que su seguridad en sí mismo crezca. Dígase a sí mismo que tiene el derecho a decir 'no' y a no ser manipulado, sin importar quién sea el que manipule: jefe, pareja, líder, etc.

Lo contrario a la manipulación es el derecho a la seguridad en sí mismo. Y esta última se caracterisa por lo siguiente:

1. Soberanía emocional: Usted tiene el derecho a juzgar sus propias emociones y sentimientos. No puede ser obligado (p.ej.) a querer a alguien con el que usted no puede.
2. Soberanía de gusto: Usted tiene el derecho a no tener que justificar sus gustos.
3. Soberanía de juicio: Si usted tiene que solucionarle los problemas a otras personas, tiene el derecho de justificar esos problemas. Usted puede juzgar si lo que le están pidiendo que haga para ayudar es justo o no.
4. Soberanía de acción: Usted tiene el derecho a cometer errores y equivocarse. 'Errare humanum est' dice un dicho en latin (errar es humano). Todos nosotros cometemos errores y tomamos decisiones equivocadas en algún momento de nuestras vidas. Esa no puede ser razón para que nuestros errores sean usados para manipularnos. Reconozca sus errores, pida perdón, compense lo hecho y trabaje con el otra en una solución conjunta. Nunca deje que le esten recordando sus errores, ni que le obliguen a trabajos de castigo.
5. Soberanía de decisión: Usted tiene el derecho de tomar decisiones ilógicas. Cuando una argumentación emocional choca con una argumentación lógica, lo mejor es llegar a acuerdos en consenso.

Diciendo 'NO' para expertos:

Esto es muy importante para personas que dicen 'si' muy fácilmente. Genere el hábito de responder cualquier pedido con tiempo para pensarlo. Nunca diga 'si' de manera inmediata. Si es posible, haga que la otra persona le mande su pedido por escrito (Email, Fax, etc.). Eso evitará malentendidos.

Sin embargo, el mayor peligro en cuanto al tema 'si' o 'no', es que por su reacción cambie la relación entre usted y la otra persona. Si usted responde al pedido del otro con una dispulpa, hace que el pedido del otro parezca una orden o incluso una acusación. Si usted reacciona de manera agresiva, hace usted de la pregunta un insulto. Ambas reacciones son incorrectas y generan un mayor conflicto. Póngase al mismo nivel del otro y sencillamente responda 'no', sin disminuir al otro, ni a usted mismo.

7 caminos para vender un 'NO' de manera relacional

El 'NO' es la clave para más soveranía personal, su propio manejo del tiempo y mayor satisfacción personal. A continuación unas recomendaciones para hacer del 'no' un momento más relacional y evitar afectar las relaciones:

1. "Dame tiempo para pensarlo": Después de pensarlo un tiempo corto y prudente, déjele saber a la otra persona de manera amable y clara su 'no', u otro tipo de argumento.
2. "Es una propuesta muy interesante": Reconozca el pedido del otro como valioso, pero después deje claro que su enfoque en el momento está en otra cosa, y que por lo tanto no puede atender ese pedido. No explique de que se trata lo otro, pues podría generar una situación incómoda.
3. "Usted es muy valioso para mi": Afirme al otro y fortalezca la relación cuando le llegue con una petición. Deje claro que le gustaría ayudarle esa persona, pero que en ese momento no le es posible.
4. "Ese tipo de cosas, es algo que por principios no hago": Las personas aceptan más fácilmente un 'no', cuando saben que usted tiene sus valores y principios claros, así como sus prioridades.
5. "Que pena por usted": Esta respuesta ayuda especialmente cuando le hacen pedidos indirectos en los cuales hay una posible manipulación. Muestrelé comprensión al que hace el pedido, pero no se deje involucrar en el pedido indirecto.
6. "En este momento no me es posible": Esta fórmula tiende a dejar calmado a muchos, aunque en realidad solo aplaza la respuesta al pedido. Si sin embargo, la persona insiste con su pedido, usted puede responder: 'Lo siento, pero en este momento no le puedo decir cuando'. Y si es necesario sea claro: 'Lo siento, pero ese día ya estoy comprometido'.
7. "Hmmm... No": Esta es finalmente la mejor respuesta. Si usted dice 'no', sencillamente lo hace, con una pequeña pausa antes, para denotar que lo ha pensado y que comprende a su interlocutor. No dé ningún tipo de argumento, pues esto le puede llevar a una discusión en la cual terminará justificandose todo el tiempo.

Espero que estos tips le ayuden ahora si, a decir 'no' de manera más clara y consecuente.

Simplifica tu tiempo - 3ra Parte

Continuamos con aquellas herramientas que nos permiten desperfeccionar nuestra vida...

F. Simplifique los esquemas anticuados arraigados en su organización:

En casi toda institución que ya lleva algún tiempo, existen esquemas de trabajo arraigados, que son aceptados por todos, sin evaluación. ¡Y hay de aquel que se atreva a ponerlos en duda o sugerir cambios! La respuesta casí siempre será: 'siempre lo hemos hecho así, y así funciona'. Ese es el momento de rebelarse con una pregunta clave de coaching y que hace todo empresario con visión futurista: '¿Y cómo podemos hacerlo más sencillo, efectivo y económico?'. A continuación algunas sugerencias...

1. En vez de acta de protocolo, lista inmediata: Es increíble cuantas reuniones hay en las cuales todavía una secretaria tiene que resumir todo en el computador y reenviárselo a todo el mundo en la institución. En algunas instituciones más anticuadas incluso todavía se incluye el punto 'aprobación del acta anterior'. Sin hablar, de que el oficio de ser quién tiene que hacer el acta, ya se percibe como un castigo. Con este método se pieder tiempo de trabajo y no tiene mucho sentido y utilidad. Recomendación: La persona encargada de escribir el acta, lo hace de forma legible, apuntando solamente lo más relevante de la reunión, en forma de una lista. La estructura de esa lista sigue sencillamente la premisa: 'Quién hace qué, con quién y para cuando'. Al final de la reunión se leen los apuntes hechos por la persona (lo que nos ahorra el punto de 'aprobación del acta'), le hace los ajustes que el grupo considere necesarios, lo fotocopia y le entrega a cada asistente su ejemplar. En la siguiente reunión se revisa en base a esta lista si todas las tareas se cumplieron. Mejor aun, si los puntos son escritos para todos en una pantalla o tablero, y al final se imprimen o se copian para cada persona.
2. En vez de PBX, atención personalizada: Una empresa que usa PBX para redireccionar a sus clientes, es una empresa que muestra ser inefectiva. El PBX genera perdida de tiempo valioso de trabajo, tanto en los clientes como en los trabajadores de la empresa, que tienen que atender al final a un cliente molesto de tanta espera. Recomendación: Coloque en todos sus correos su número directo de manera clara y visible. Si en algún momento se encuentra en otro lugar, haga que su llamada sea transferida directamente a usted. Las estadísticas demuestran que esto es mucho más efectivo: solo en un 20% de los casos, el cliente que usa una PBX logra conectarse con la persona que busca. Si usted no estará disponible, active su contestadora o voice-mail. Evite también llamadas a un solo número, y coloque en su correspondencia los números directos de quienes están a cargo de las diferentes áreas que podrían ser relevantes para su cliente.
3. En vez de reuniones y juntas, pool de expertos: Las empresas malgastan constantemente sus finanzas y recursos con reuniones y juntas de trabajo en las cuales solo unos pocos dan sugerencias valiosas, mientras que los otros sorben su café en silencio. En vez de contar entonces con un buen equipo de asesores, se termina gastando dinero regularmente en viáticos, hoteles y personas que no le producen nada más que gastos a la empresa. Recomendación: Invite a un grupo de expertos en las áreas que a usted y su empresa le interesan a una primera reunión formal, en la cual ellos tendrán la oportunidad de conocer su empresas, su personal y los puntos claves por los cuales se les está pidiendo su consejo. Después asegúrese de que los expertos trabajen directamente con los encargados respectivos de cada área a ser asesorada y maneje la relación e información telefónicamente o por mail. Destaque en un broshure o en su papelería los nombres de sus asesores, pues ellos realmente hacen aquello para lo cual se les buscó: asesorar.
4. En vez de cotizaciones de gastos, viáticos fijos: Uno de los temas más espinosos en una empresa siempre es el tema de los costos de un viaje de trabajo o similares. La persona que viaja y los contadores sufren cuando hay que hacer las cuentas: el contador porque las cuentas no cuadran y se da la imagen de que el empleado se trata de hacer rico con el dinero que se le asignó, y el empleado sufre, porque termina pagando de su bolsillo y además está lejos de su familia. Recomenación: Basado en las cotizaciones y viajes anteriores, defina una taza fija para los viáticos. Esto le ahorra dinero a la institución y hace que el empleado esté mas motivado y busque ser más económico (ir a una hotel más económico, no usar taxi, etc.), pues sabe que el sobrante de los viáticos le queda a él. (Eso si, el empleado tendrá que declararlo en los impuestos). El empleado sentirá que esa es su compensación por estar lejos de su familia.
5. En vez de informaciones o correos reenviados, cartelera: Avisos que le competen a todos (como arreglos en la empresa, cambios de horarios, etc.) muchas veces son pasados de mano en mano (cadena telefónica) o enviados por medio de una lista de correo. Al final se quedan estancados en alguien o entre los correos no deseados y son pasados por alto. Recomendación: Las instituciones más inovadoras tienen carteleras bien organizadas, colocadas en sitios en los cuales son visibles para todo el mundo. Incluso usan técnicas para resaltar la información nueva y relevante. No se deje desanimar por la afirmación de que nadie mira la cartelera. Con una buena inducción en el uso de la cartelera y tiempo para acostumbrar a las personas, el uso de ella se convertirá en hábito, siempre y cuando se asegure de retirar inmediatamente informaciónes anticuadas.
6. En vez de conferencia, caminata: La mayoría de conferencias se desarrollan en un salón de conferencias, acompañado de muchos rituales poco sanos: mucho café, pan y harinas, poco movimiento, y si los fumadores ya se apoderaron de la reunión, mucho humo. Recomendación: Si tiene un grupo de hasta 5 personas, salga a caminar mientras hace la reunión. El filósofo Sócrates fue un ejemplo de ello: él enseñaba a sus alumnos mientras caminaban, y allí obtenía sus mejores ideas.

G. Amplíe su horizonte del tiempo:

Es posible que usted tenga una agenda, use Outlook para planear o incluso tenga un Palm para poder organizar su trabajo. Y aunque usted es juicioso en su planeación, muchas veces se encuentra al final del día con tareas que no alcanzó a realizar como tenía planeado, pues siempre surge algo en medio que cambia o atrasa sus planes. Ayúdese cambiando su forma de pensar. Haga que la planeación del tiempo se convierta en una herramiento efectiva de trabajo y no que ella le esclavise a usted. No diga más: 'Tengo que cumplir con esta tarea importante', sino diga ahora: 'Tengo que encontrar para esta importante tarea un buen día'. Pase de la reacción a la acción. Use para ello el ya mencionado 'Principio de Pareto'.

1. Planee semanalmente: La mejor manera de empezar, es dejando de integrar las famosas listas de 'cosas por hacer' a la planeación diaria. Sepárelas y manejelas independiente de la planeación diaria. Después decida en cuales de esas tareas va a trabajar cada día. Con ello es usted el jefe sobre su lista, no ella sobre usted. Haga este ejercicio para toda la semana y no se preocupe si algunas tareas terminan pasando para la semana siguiente. Tache las tareas cumplidas y celebre el haber logrado cada tarea.
2. Póngase metas más altas: Cuando ya se haya acostumbrado a una forma de trabajo más efectiva, también podrá colocar en su lista de 'cosas por hacer' metas mucho más altas, grandes proyectos y visiones, y combinarlas con actividades de cada día. Así tendrá siempre las grandes metas a la vista. Siempre tenga en cuenta: ¡Metas chicas, éxitos chicos - metas grandes, éxitos grandes! Si usted sencillamente sigue haciendo lo que ha hecho hasta ahora y de la manera en que lo ha venido haciendo, nunca va a alcanzar más de lo que hasta ahora ha alcanzado.

Nunca se dé el lujo de no estar en constante cremiento y cambio. Solo si permite estó verá también que el éxito se acerca cada vez más a usted.

Simplifica tu Tiempo - 1ra Parte

"El tiempo es oro".

Edward George Bulwer-Lytton

"Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee".

Baltasar Gracián

"Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo".

Gaspar Melchor de Jovellanos

Aprenda a definir activamente su tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importante que tenemos. Y todos contamos con la misma cantidad: 24 horas cada día. Sin embargo, ¿por qué muchos se quejan de que el tiempo no les alcanza y otros de que se la pasan aburridos? El problema ya empieza en el uso del lenguaje en sí: el que no 'tiene tiempo', no tiene desorden en su tiempo, sino en sus tareas. Todos 'tenemos' tiempo - la misma cantidad, pero no todos aprovechamos sabia y efectivametne el tiempo. Hay muchos que lo malgastan y por ende se quedan sin él, ya que el tiempo es un recurso que no puede ser recuperado. Una vez que se pierde, se ha perdido para siempre. ¿Entonces cómo hacemos para no desperdiciar nuestro tiempo? A continuación encontrará varias sugerencias:

A. Duplique su actuar: El secreto de las personas exitosas y felices radica muchas veces en el hecho de que se pueden concentrar totalmente en una sola cosa. Ellos descubrieron una técnica muy efectiva para lograrlo: lo más importante primero. Hace mucho tiempo huba una persona de nombre Pareto, que ya había entendido eso. Él planteó lo que hoy llamamos el Principio de Pareto o Principio 20/80. El Principio de Pareto plantéa lo siguiente: 20% de lo que hacemos o dejamos de hacer, genera el 80% de lo que logramos o no. En otras palabras: 20% de las interrupciones que sufrimos, ocupan el 80% de nuestro tiempo; 20% de las actividades que hacemos, logran el 80% de nuestros resultados. Si aplicamos bien este principio, empezaremos a buscar realizar el 20% de actividades que nos ayuden a lograr el 80% de resultados. Veamos cómo:

1. Sencillez absoluta: Aplicando el Principio de Pareto, establezca prioridades claras para sus tareas laborales y personales. Empieze estableciendo la importancia y la urgencia de las tareas así:

• Tareas de suma importancia y suma urgencia: Colóqueles la prioridad 1 y encarguese personalmente de ellos, lo más pronto posible. Incluso piense en si puede ir desarrollandolas mientras continua planeando. En este lugar van aquellas cosas que producirán mayores ganancias o lo normal, lo que tiene un potencial de desarrollo especial o lo que involucra y afecta a un grupo considerable de personas.
• Tareas de suma importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 2 y establezca fechas límite para trabajar en ellas. Vaya desarrollándolas durante su rutina diaria de trabajo.
• Tareas de poca importancia y suma urgencia: Colóqueles también la prioridad 2 y encuentra una manera rápida y eficaz para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible, deléguelo a alguien que esté en capacidad de hacerlo inmediatamente.
• Tareas de poca importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 3 y como normalmente se trata de trabajos rutinarios y engorrosos, entonces vaya haciéndolos cada día de a poquitos, o deléguelo en alguien más, o deséchelo definitivamente. Antes de 'dejar para mañana lo que puede hacer ahora', analíselo con objetividad.

Una vez que tenga establecidas sus prioridades, use el camino de la simplicidad: desarrolle por día solamente una de las prioridades con el número 1. Básese para escogerla en el Principio de Pareto.

2. Viva el Principio de la Vía Libre: Defina claramente las tareas y expectativas de lo que delegue en las prioridades 2 y 3. Hágase espacio para dedicarse a las prioridades 1. No establezca fechas de entrega irreales, para no tener después problemas. Manténgase tranquilo y no se deje manipular con el tiempo. Cuando no se puede, no se puede y punto.

3. Ataque las interrupciones de manera activa: Evite todas las interrupciones posibles para poder dedicar todo su tiempo a la prioridad 1. Enfóquese en esa prioridad y pase las tareas de rutina (revisión de correos, Internet, llamadas, etc.) para más tarde. Iniciar con la tarea es muchas veces lo más difícil, pero una vez que lo ha hecho, será más fácil retomarlo en el caso de una pequeña interrupción para hacer algunas cosas de rutina. Usted se dará cuenta: al concentrarse y enfocarse en una tarea, usted desarrolla energías y ánimos inesperados. Y una vez que ha culminado esa tarea, se sentirá más animado para hacer otras actividades o dedicarse a otra tarea de prioridad 1.

4. Celébre sus éxitos: Una vez que haya culminado su tarea de prioridad 1, celébrelo. Puede ser solo o con otros. Regálese un helado, salga a caminar y disfrutar el sol, o invítese a una cena especial con su pareja. Permita que el buen sentimiento de haberlo logrado le llene completamente. No importa si le está esperando otra tarea urgente y super importante, dése el espacio para celebrar primero.

En el próximo blog continuaremos hablando de más de estos principios para la sabia administración de su tiempo. Mienstras tanto, tómese tiempo para ir aplicando el principio de hoy.