Pregunta poderosa: ¿Qué tan efectivamente estás usando tu tiempo?

“El tiempo es dinero” es un conocido dicho que explica cuán importante es el tiempo, y cuán malo es malgastarlo. Sin embargo, la mayoría de personas no logran administrar bien su tiempo. ¿Qué es lo que les hace falta?

Seguramente se ha encontrado, como muchos de nosotros, ante la situación que trabaja fuertemente en algo durante el día, y cuando miras atrás, parece que no logro nada y se pregunta, ¿qué paso con mi tiempo? ¿Por qué no me alcanza para terminar lo que tengo que hacer y se me termina acumulando una y otra vez? Encontrarse con esta situación causa frustración y dudas sobre cómo estamos manejando nuestro tiempo, pero esta es la realidad de muchas personas. El tiempo es un recurso muy importante que necesitamos aprender a administrar de manera sabia si queremos ser efectivos y productivos.

Para ser efectivos con nuestro tiempo, en realidad solo requerimos de unos sencillos ejercicios, que practicados cada día, permiten que a mediano plazo logremos no solo ser efectivos con el uso de nuestro tiempo, sino además contar con tiempo extra para otras actividades. He resumido esos ejercicios en los siguientes pasos:

1.      Evalúese: ¿Qué es lo que hago cada día? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Cómo estoy usando mi tiempo realmente? ¿Qué debería cambiar?

2.      Defina el valor de sus actividades versus el valor de su tiempo: ¿Qué tan realmente relevante para mi trabajo o para mi vida es lo que estoy haciendo? ¿Qué es más importante en cuanto a ese tiempo? ¿Cuáles de las actividades que hago son más relevantes, cuales sobran?

3.      Use el Principio de Pareto (20/80): Si usamos efectivamente nuestro tiempo, 20% de nuestras obligaciones, deberían producir el 80% de los resultados. Tristemente solemos usar el principio contrario – el 80% de nuestro tiempo lo usamos para trabajar en las cosas que solo producen un 20% de resultados. ¿Cuáles de mis actividades producen más resultados? ¿Cuáles no? ¿Qué actividades entonces son las más relevantes para mi trabajo, en relación a su productividad y efectividad?

4.      Establezca prioridades: De mis actividades más productivas, ¿cuáles son las más importantes, cuales las más urgentes? Importante significa que debe ser hecho, pues mucho depende de ello. Urgente solo significa que debe ser hecho inmediatamente. Clasifique sus actividades de acuerdo a los niveles de importancia y urgencia de la siguiente manera:

 

 

5.      Planee y desarrolle sus actividades: Después de establecer sus prioridades, escríbalas y comience a desarrollarlas una a una de acuerdo a las prioridades. Sea flexible; agregue o elimine actividades de acuerdo a su relevancia, pero comprométase a cumplir con sus metas diarias lo más posible.

6.      Reevalúe y ajuste: ¿Funciona la forma en que manejo mi tiempo ahora? ¿Qué funciona, que no? ¿Qué cambios o ajustes debo hacer?