Pregunta poderosa: ¿Qué tan efectivamente estás usando tu tiempo?

“El tiempo es dinero” es un conocido dicho que explica cuán importante es el tiempo, y cuán malo es malgastarlo. Sin embargo, la mayoría de personas no logran administrar bien su tiempo. ¿Qué es lo que les hace falta?

Seguramente se ha encontrado, como muchos de nosotros, ante la situación que trabaja fuertemente en algo durante el día, y cuando miras atrás, parece que no logro nada y se pregunta, ¿qué paso con mi tiempo? ¿Por qué no me alcanza para terminar lo que tengo que hacer y se me termina acumulando una y otra vez? Encontrarse con esta situación causa frustración y dudas sobre cómo estamos manejando nuestro tiempo, pero esta es la realidad de muchas personas. El tiempo es un recurso muy importante que necesitamos aprender a administrar de manera sabia si queremos ser efectivos y productivos.

Para ser efectivos con nuestro tiempo, en realidad solo requerimos de unos sencillos ejercicios, que practicados cada día, permiten que a mediano plazo logremos no solo ser efectivos con el uso de nuestro tiempo, sino además contar con tiempo extra para otras actividades. He resumido esos ejercicios en los siguientes pasos:

1.      Evalúese: ¿Qué es lo que hago cada día? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Cómo estoy usando mi tiempo realmente? ¿Qué debería cambiar?

2.      Defina el valor de sus actividades versus el valor de su tiempo: ¿Qué tan realmente relevante para mi trabajo o para mi vida es lo que estoy haciendo? ¿Qué es más importante en cuanto a ese tiempo? ¿Cuáles de las actividades que hago son más relevantes, cuales sobran?

3.      Use el Principio de Pareto (20/80): Si usamos efectivamente nuestro tiempo, 20% de nuestras obligaciones, deberían producir el 80% de los resultados. Tristemente solemos usar el principio contrario – el 80% de nuestro tiempo lo usamos para trabajar en las cosas que solo producen un 20% de resultados. ¿Cuáles de mis actividades producen más resultados? ¿Cuáles no? ¿Qué actividades entonces son las más relevantes para mi trabajo, en relación a su productividad y efectividad?

4.      Establezca prioridades: De mis actividades más productivas, ¿cuáles son las más importantes, cuales las más urgentes? Importante significa que debe ser hecho, pues mucho depende de ello. Urgente solo significa que debe ser hecho inmediatamente. Clasifique sus actividades de acuerdo a los niveles de importancia y urgencia de la siguiente manera:

 

 

5.      Planee y desarrolle sus actividades: Después de establecer sus prioridades, escríbalas y comience a desarrollarlas una a una de acuerdo a las prioridades. Sea flexible; agregue o elimine actividades de acuerdo a su relevancia, pero comprométase a cumplir con sus metas diarias lo más posible.

6.      Reevalúe y ajuste: ¿Funciona la forma en que manejo mi tiempo ahora? ¿Qué funciona, que no? ¿Qué cambios o ajustes debo hacer?

Pregunta poderosa: ¿Cómo tendrías que cambiar para que las cosas fueran diferentes?

Muchas veces en la vida nos encontramos ante esta pregunta, frustrados porque descubrimos que los problemas que estamos teniendo, las relaciones que no están funcionando y los sueños que no estamos logrando, tienen más que ver con cómo “somos” o actuamos, que con las circunstancias a nuestro alrededor. Lo triste es que muy pocas veces tenemos la respuesta a la mano y por ende terminamos negando la necesidad de cambio y repitiendo los mismos patrones una y otra vez.

El cambio es necesario e importante. Si, el cambio produce a veces temor o implica renuncias o incluso reconocer que la embarramos y debemos pedir disculpas, pero es vital. La siguiente pregunta nos puede ayudar a analizar esa necesidad de cambio y a establecer acciones que produzcan un resultado positivo. En vez de preguntarte qué o quién tiene que cambiar a tu alrededor para lograr lo que deseas, pregúntate ¿cómo tendrías que cambiar tu, para que las cosas o las personas a tu alrededor fueran diferentes?

Muchas de las situaciones que vivimos, de las relaciones que experimentamos y de las oportunidades que perdemos se deben a la manera en que “somos” y actuamos. Pero antes de explicar por qué, déjeme aclarar algo: nosotros no somos realmente lo que actuamos, pero nuestros actos nos convierten en lo que somos. ¿Qué quiero decir con esto? Nosotros fuimos creados con dones, habilidades, personalidades y un propósito de vida positivo y enfocado hacia el bienestar común, pero cuando no vivimos nuestra vida de acuerdo a esas características con las cuales fuimos creados, terminamos actuando en contra de lo creado en nosotros y terminamos convirtiéndonos en algo muy diferente a nuestro diseño original. Cuando en cambio actuamos de acuerdo a nuestro diseño original, entonces vemos como a nuestro alrededor todo cambia positivamente, pues estamos contribuyendo efectivamente con la parte que nos toca. Fuimos creados con un diseño específico, y cuando no cuando no actuamos de acuerdo al mismo, terminamos siendo algo para lo cual no fuimos creados… terminamos siendo un “engendro”.

Ahora bien, para explicar cómo nuestro actuar afecta nuestro ser, y como al cambiar nosotros podemos cambiar las circunstancias, déjeme llevarlo hacia las teorías sistémicas, de las cuales sabemos que todas las personas estamos interconectadas entre nosotras. Cualquier acto que yo realice afecta a todos a mí alrededor y a su vez a todos los que estén interconectados con ellos y así sucesivamente. Eso significa que la manera en que yo actúo, afecta la manera en que los demás actúan, o dicho de otra manera: la manera en que soy, afecta la manera en que los demás serán. Esto aplica igual para las circunstancias. La manera en que actúo afecta la manera en que percibiré y en que se darán las circunstancias a mí alrededor. Si yo cambio, todo a mí alrededor cambia recíprocamente. Si yo cambio negativamente, todo a mí alrededor cambiara negativamente; si yo cambio positivamente, todo a mí alrededor cambiara positivamente.

Entendiendo esto, es que podemos entender, por qué la pregunta que planteo hoy es tan importante: ¿Qué es lo que tengo que cambiar en mí? ¿Qué es lo que has estado haciendo que no ha estado funcionando, que ha estado causando que las circunstancias sigan igual o peor? ¿Qué pasaría si tú cambiaras en ese punto? Cambiar siempre va a afectar nuestro alrededor, por eso es importante analizar primero que cambios son necesarios hacer y cómo van a afectar estos nuestro alrededor. ¿Qué pasaría al cambiar tu de X o Y manera? ¿Cómo afectaría ese cambio tu entorno, tus relaciones, tu perspectiva, tu sueño? Tus respuestas a estas preguntas son la clave del cambio. Cuando hayas entonces tomado la decisión de cambiar, después de haber analizado bien el efecto que producirá, tomate tiempo para elaborar metas SMART para el desarrollo de hábitos que te permitan seguir adelante con el cambio propuesto, y disfruta observando como todo a tu alrededor empieza a cambiar positivamente.

Pregunta poderosa: ¿Qué pasaría si cambias tu perspectiva?

Continuando con la serie de preguntas poderosas que iniciamos en el blog pasado, quiero animarle a continuar haciéndose preguntas poderosas, que le ayudaran a producir los cambios que usted desea en su vida.

La siguiente pregunta que quisiera plantearle es: ¿Qué pasaría si usted cambia la perspectiva que tiene de las cosas, de la situación que está viviendo, de la persona o el equipo con el que trabaja actualmente?

Piense un momento sobre esta pregunta y analice lo siguiente: ¿Cuál es mi perspectiva actual? ¿Por qué tengo esa perspectiva? ¿Qué causo que tenga esa perspectiva? ¿Es justificada? ¿Qué tanto afectaría mi vida y mis acciones si cambio mi perspectiva?

La manera en que pensamos sobre ciertas cosas, es la manera en que actuaremos con respecto a ellas. Si mi perspectiva de una situación es negativa, los resultados de mi actuar me llevaran a que estos sean negativos. Cuando yo tengo metido en mi cabeza que lo que estoy haciendo no es bueno o no sirve para nada, actuare de tal manera, que al final eso será lo que obtendré: nada.

La perspectiva que tenemos de las cosas, influye en nuestra manera de pensar sobre las cosas. Si yo tengo una visión negativa de las cosas, mi mente se llenara de todos los argumentos posibles para sustentar mi tesis y perspectiva negativa. Entonces, no solo pensare negativamente, sino que al actuar, todas mis acciones serán (consciente o inconscientemente) actos que producirán resultados negativos, reforzando así mi punto de vista negativo. Es cuando decimos: “Si ve, ¡yo sabía que las cosas iban a resultar así!” ¿Realmente lo sabíamos? ¿Qué tan seguros podíamos estar realmente? ¿Teníamos las pruebas contundentes de ello? Usted de pronto dirá: “No, no; no es que realmente lo supiera… sencillamente tenía el sentir de que no funcionaria.” ¿Y de dónde cree usted que vino ese sentir, si usted no contaba con pruebas contundentes?

¿Se da usted cuenta? Nosotros influenciamos con nuestros pensamientos las acciones que buscamos realizar. Si desde un comienzo la perspectiva que tenemos de las cosas es negativa, entonces desarrollamos un prejuicio, que bloquea nuestra capacidad creativa. En cambio, cuando asumimos una perspectiva diferente  e incluso positiva de las cosas, abrimos nuestra mente a la creatividad y somos más flexibles. Así, aun si surgen dificultades en el camino (y las habrá), buscaremos soluciones más fácil.

Cambiar nuestra perspectiva no solo nos ayuda a ser más positivos y flexibles, también nos ayuda a entender mejor a otros. Cuando en las relaciones especialmente, tenemos una perspectiva única y fija de alguien, tendemos indirectamente a prejuzgar a la persona y definir como es, sin siquiera conocerla completamente. Eso bloquea nuestra capacidad de relacionarnos y reduce nuestra inteligencia emocional. Al darnos la posibilidad de ver a las personas desde diferentes perspectivas y contextos, estamos ampliando nuestros conocimientos de ellas y con ello la capacidad de poder colocarnos en los zapatos de otro y entender mejor a los demás. Esto es especialmente útil cuando se trata de diferentes trasfondos culturales.

Cambiar nuestra perspectiva de las cosas…

• …nos libera para intentar cosas que antes no habíamos siquiera considerado, pues abrimos nuestra mente para explorar otras oportunidades y formas de asumir la situación.
• …fomenta nuestra creatividad y flexibilidad, porque nos muestra que si tenemos varias opciones y caminos para llegar al mismo punto.
• …desarrolla nuestra inteligencia emocional, porque aprendemos a ver a los demás de otra manera y a relacionarnos mejor con ellos.
• …amplia nuestra visión sobre los demás y las culturas, porque empezamos a entender porque los demás actúan y son como los vemos.
• …nos saca del bloqueo y los callejones sin salida en los que nos encontrábamos, porque vemos un cuadro más amplio que el que teníamos inicialmente frente a nosotros.
• …elimina los altos niveles de estrés, que la perspectiva inicial nos causaba, porque como nos damos cuenta que contamos con más posibilidades de las que pensábamos, sabemos que de alguna manera, las cosas si se pueden cambiar, y eso nos dará descanso.

Como ve, cambiar nuestra perspectiva puede ser muy útil cuando se desea avanzar. Así que le animo a tomarse un tiempo para pensar sobre esta pregunta poderosa mientras analiza la situación que quiere cambiar: ¿Qué pasara si cambio mi perspectiva?

Serie: Preguntas poderosas de Coaching

En esta ocasión quiero iniciar con una serie, en la cual analizaremos y trabajaremos varias de las preguntas de Coaching que pueden cambiar su vida. Precisamente es en las preguntas y la escucha del coach que radica el poder transformador del coaching. La razón de porque muchas veces no logramos los cambios que deseamos, sencillamente se debe a que no nos hemos hecho las preguntas correctas al respecto. Con esta serie espero ayudarle a hacerse varias preguntas claves para el desarrollo de su vida y empresa, que a su vez le sirvan para generar los cambios que tanto desea para estas áreas.

La primera pregunta que quisiera plantearle es: ¿Cómo sería tu vida si fuera exactamente de la manera que la has soñado?

Tómese un momento para pensar sobre esta pregunta. ¿Qué sueños ha tenido siempre sobre como sería su vida? ¿Dónde estaría? ¿Qué estaría haciendo? ¿Con quién? ¿Cómo sería esa vida de ensueño? No se preocupe si ese sueño parece lejano o imposible. No se deje frenar por eso. Sencillamente permítase el momento de imaginar cómo sería esa vida que siempre ha querido.

Sabe, nuestros sueños no son locura; son parte de nuestra expresión de creatividad. Son el mundo ideal que creamos para nosotros y nuestras familias, son una meta a alcanzar. Los sueños no son malos, lo malo es morir y no haberlos alcanzado.

Déjeme hacerle ahora otra pregunta: ¿Qué le detiene de lograr tener esa vida? ¿Por qué no ha podido hacerla realidad? ¿Cuáles son sus temores o bloqueos? ¿Realmente son fundamentados o están más bien en su mente?

Muchas personas se pasan la vida soñando con la vida que quisieran tener, pero muy pocas hacen algo al respecto. La mayoría de ellas prefieren irse por lo seguro y no arriesgar demasiado, excepto sus propios sueños. Y es que así fuimos educados: “Hijo/a, estudia duro para que puedas tener una buena carrera y un buen trabajo, y puedas vivir seguro/a y tener todo lo que quieras.” Y la mayoría de nosotros nos pasamos la vida estudiando y trabajando y soñando con la vida que quisiéramos tener, pero mientras más pasa el tiempo, más parece que esa meta se aleja en vez de acercarse. Los años pasan, nos hacemos más viejos, nos casamos, tenemos hijos, y de pronto nos damos cuenta que terminamos atrapados en rutinas y actividades que no nos llevan a nuestros sueños, que solo aparentan estar llevándonos a ellos. Nuestro tiempo se va en atender todas las necesidades inmediatas e imprevistas, y cuando menos pensamos, nuestro sueño se ve más lejos que al principio. Nos consolamos diciéndonos que cuando se hayan ido los hijos y nos hayamos jubilado, entonces cumpliremos nuestros sueños. Y cuando llegamos a la vejez, nos damos cuenta que todo por lo cual trabajamos y luchamos toda la vida, sigue todavía muy lejos, o ya no es posible lograrlo, pues nuestra salud y nuestras energías ya no dan para ello. Y al final nos vamos a la tumba con un sueño entre el bolsillo y habiendo educado a la generación siguiente a caer en la misma trampa.

No estoy queriendo decir con esto, que tener ciertas seguridades y rutinas sea malo. Lo malo es cuando nuestra vida se limita a ello y terminamos aplazando nuestros sueños una y otra vez, hasta que ya no es posible cumplirlos. Si tienes un sueño, trabaja en él. No lo dejes morir ni lo aplaces. Pregúntate de que maneras podrías ir trabajando en tu sueño. ¿Qué podrías ir haciendo ahora para ver ese sueño cumplirse? Piensa en que es como cuando aprendemos a caminar, tenemos que dar el primer paso y después el resto va saliendo uno por uno, hasta que de tanto intentar y practicar, terminamos no solo caminando, sino corriendo veloces hacia nuestras metas y sueños.

¿Y cuál es el primer paso? El primer paso es cambiar tu manera de ver las cosas. Si respondiste a las preguntas al principio, sobre qué es lo que te detiene, tal vez descubriste que hay pensamientos y cosas que creíste de ti y de tus circunstancias que no necesariamente son verdaderas, o que crees que son verdaderas. Analiza esas ideas y pregúntate: ¿Qué es lo que hace que esto me detenga? ¿Es un temor? ¿Es una idea falsa que tengo? Y, ¿hasta qué punto es cierta esa creencia o temor que tengo? Mira por un momento las cosas desde otra perspectiva y preguntante: Si no tuviera en cuenta lo que me bloquea, ¿qué podría ir haciendo para alcanzar mi sueño? Después de meditar un rato el respecto, tomate un tiempo para las siguientes acciones:

1. Escribe todas las ideas que vengan a tu mente al respecto y define con ellas metas a corto, mediano y largo plazo, que puedas separar después en pasos.
2. Separa tu sueño en pequeños pasos que sean realizables y define cual será el primer paso hacia tu sueño.
3. Ahora, ponle una fecha y hora a ese paso para empezar a andar.
4. Y por último… lánzate y da el primer paso, y veras que de acá en adelante será mucho más sencillo seguir dando pasos.

Tu sueño no se hará realidad con el primer paso, pero después de estar caminando un tiempo en esa dirección, notaras que cada vez estarás más cerca de alcanzar tu meta, hasta que un día no muy lejano, te encuentres con que ya estás viviendo tu sueño. Y cuando llegues allá, solo te queda una cosa por hacer: celebra y disfruta que lograste lo que soñabas. Ahora puedes dedicarte a soñar nuevos sueños.