Simplifica Tus Cosas - 1ra Parte

'Para una buena vida: orden y medida'.

Anónimo

Dentro de las áreas de simplificación de nuestra vida que mencionamos, la primera es la que tiene que ver con nuestras cosas.

Cientificamente está comprobado que mientras más cosas existan a nuestro alrededor que nos generen diferentes estímulos, más dificil se nos hará concentrarnos y descansar. Sobre esta base es que surgió precisamente la arquitectura minimalista y las técnicas para ayudar a los menores con sindrome de deficit de atención (SDA).

Tener un sitio ordenado ayuda a nuestra mente a descansar de todos los estimulos constantes que estamos recibiendo y a los que estamos expuestos durante todo el día. Poder llegar uno a su casa y encontrar un lugar de recogimiento y relajación para nuestro ser, siempre ayudará en recobrar energías y liberar nuestro estrés.

Veamos entonces algunas sugerencias para ello:

1. Desenrede su lugar de trabajo: Como seres humanos podemos hacer muchas cosas y aplicar enormes cantidades de energía en ello, pero para ser efectivos no podemos hacer estas cosas todas a la vez; tenemos que hacerlas una por una. Uno de los más grandes factores causantes del estrés es el querer hacer demasiadas cosas al tiempo. Cuando no sabemos entonces por donde empezar, tampoco sabremos hacia dónde ir, no avansaremos.

¿Cómo podemos lograr esa efectividad? He aquí unas recomendaciones prácticas:

     a. El método de la mesa vacía: Ordenar por partes no produce mucho... ¡o ordenamos del todo o no ordenamos! Y la mejor manera de hacerlo es desocupando todo. Saqué todo lo que tenga en su armario, sobre su escritorio, etc. Póngalo todo el el piso y empiese a ordenar de nuevo clasificando las cosas en su sitio correcto y también sacando aquellas cosas que en realidad ya no necesita. Decida si esas cosas van a la caneca o si se pueden regalar a alguién que les pueda sacar el jugo. ¡Pero: no regale basura!

     b. El método de los cuatro morritos: Se dice que este método se lo inventó el presidente estadounidence Eisenhower, y es muy sencillo. Separe todo lo que va a ordenar en 4 sencillos morritos:

          - Lo de botar: Aquí puede poner una gran caja o una caneca, pues acá van todas aquellas cosas que son para botar: papeles, folletos, etc. que usted ya no va a leer, que son viejos y que no le sirven de reciclaje.

           - Lo de delegar: Aquí van todas aquellas cosas que usted puede darle a otros, bien sea como regalo que les es útil o para que ellos se encargen del asunto: llamadas, fotocopias que otro puede hacer, ropa y cosas viejas pero en buen estado que se pueden regalar, etc.

           - Lo importante: Ubique aquí todas aquellas cosas que tiene que hacer usted mismo y que tiene que hacer pronto. Sea consecuente y piense de una vez lo que va a hacer con aquello que ubique acá, y de ser necesario agéndelo.

           - Los milagros: En este último espacio van todas aquellas cosas que, mientras va ordenando y organizando, ya puede ir haciendo y atendiendo a través de cualquiera de las acciones inmediatas: llamada telefónica, fax, correo electrónico, archivo.

     Al aplicar este método tenga siempre en cuenta las siguientes reglas básicas: No haga morritos intermedios, solo coja cada objeto una sola vez, no creé más morritos.

2. Organice su oficina: Los morros de archivos y los Post It llenos de los 'asuntos por hacer' nos llenan de más complicación que de ayuda. Veamos cómo podemos rápidamente descomplicar nuestra vida también acá:

     a. El morro de archivos: Paso 1: Deshágace radicalmente de él. Bote todo lo que lleve más de medio año en espera y todo aquello que está claro que no va a hacer ya. Paso 2: Pasé todo su morro a un archivero colgante. Al hacerlo se ve obligado a clasificar la información por temas y/o colores, y eso le ayudará a tenerlo automáticamente organizado. Siga la siguiente regla: ningún documento o papel debe permanecer más de tres meses en el archivero, a menos que este sea un archivero final en donde estén documentos que por razones de ley o financieras pudieran ser requeridos en un futuro. Pero eso sí, nunca archive y guarde cosas que después de hacer sido realizadas no volverá a necesitar jamas.

Veamos entonces 10 reglas básicas de la organización de archivos:

     1. Siempre que haga atendido un asunto, archívelo inmediatamente en el lugar correspondiente, pero únicamente aquellas cosas que se requieren después para consulta o verificación. Aquello que vuelva a ser necesario va al archivero 'basura', a la caneca. 

     2. Aquellas cosas que no quepan en el archivero pero requieran de ser ubicadas, póngalas en otro lugar, pero ordenadamente.

     3. Los asuntos que tenga que atender, las listas de 'cosas por hacer', páselas inmediatamente a la agenda y en términos realistas. Tómese después tiempo para priorizarlos.

      4. Invéntese nombres inteligentes para los lugares de archivo, que le recuerden el tema principal relacionado con ese archivo.

     5. Asegúrese de que su archivo cobre vida. Cámbiale regularmente el nombre a los archivos a medida que pasan de un lugar a otro.

     6. Tenga un archivo en el cual estén las cosas que siempre necesita de manera rápida a mano: papelería, etc.

     7. Sea consecuente en el uso de su sistema de organización. De nada sirve que lo tenga si no se atiene a el.

     8. Si las carpetas que usa para archivar lo permiten, use la parte del frente de ellas para apuntar datos importantes sobre su contenido.

     9. Sea creativo e innovador. Encuentrele siempre nuevos usos más originales a su archivo.

     10. Asegúrese de revisar regularmente su archivo e ir sacando todas aquellas cosas que ya no deben estar allí.