Simplifique su comunicación escrita y electrónica

Haga que su comunicación escrita y electrónica sea más efectiva y simple

A la mayoría de las personas no les gusta escribir. Tienden a aplazarlo día tras día, como esperando que la tarea se esfume por sí misma. La solución rápida a este problema: Hágalo mas sencillo. No sea un escritor estrella; deje de atormentarse por si escribe o no perfectamente, y no se preocupe tanto por los errores de estilo y algunos ortográficos. (A menos que realmente tenga que redactar algo formal). Salga lo más rápido de la tarea pendiente, y verá como con el tiempo todo el 'escribir' se le hará mas sencillo. Con el tiempo y la práctica podrá mejorar su estilo y corregir los errores que suele cometer.

1. 'Desencalambre' los reportes escritos: En muchas empresas se ha vuelto costumbre (o virus) exigir reportes escritos constantemente. Convenza a su jefe que el contenido de dicho reporte es más importante que el estilo y la ortografía. A veces basta con una copia del correo correspondiente con algunos links o comentarios al lado.
2. Escriba de manera más sencilla y colorida: Las cartas empresariales se han vuelto un museo de esquemas y expresiones como 'estimado fulanito', 'cordialmente', 'por medio de la presente', etc. Sálgase de tanto formalismo y sea más creativo. Escriba como habla (sin olvidar lógicamente el saludo y la despedida). Use expresiones menos formales como 'buenos días fulanito', 'un abrazo' o incluso el tuteo (OJO: esto solo cuando se trate de personas a las que ya conoce por un tiempo, y a quienes ya llama directamente por su primer nombre). Si es el caso, imprima en hojas de color.
3. Simplifique sus correos electrónicos: 'Tiene 250 correos sin leer'. Cualquiera se asusta con este tipos de mensaje, pues implican mucho tiempo de trabajo para responder, especialmente si son clientes. Y cada día aumenta la cantidad de correos que recibimos, especialmente el 'spam'. A continuación unas sugerencias:

• Active su filtro de 'spam': Si usted cuenta con un buen servicio de correo como Outlook, tiene la posibilidad de activar los filtros de 'spam'. Use esa herramienta, pero mire frecuentemente en la carpeta de 'spam'. Lea rápidamente los títulos y en algunos casos revise quien lo envía. Después pase a la carpeta de entrada todos aquellos correos que no deberían estar en 'spam' y habilitelos como correos seguros.
• Borre los 'no leidos': Los correos que no son de su interés ni traen informaciones relevantes para usted y su empresa, son basura. Bórrelos inmediatamente para hacer espacio. Mantenga sus carpetas de entrada y spam lo más limpias posibles. Así será más fácil para usted leer por encima e identificar más rápidamente cuales correos son relevantes y cuales no.
• Reparta en carpetas: Cree carpetas de acuerdo a los temas que maneja y reparta sus correos en esas carpetas. No deje que todos los correos se le acumulen en la carpeta de entrada. La carpeta de entrada es para que usted pueda revisar rápidamente la relevancia de lo que recibe. Una vez que haya leido lo que es relevante, páselo a su correspondiente carpeta.
• Responda inmediatamente: Acostumbrese a responder inmediatamente. Si por alguna razón requiere más tiempo para dar respuesta a ese correo, dé un mensaje corto informando que lo ha recibido y que lo estará contestando muy pronto; y mantengalo en su carpeta de entrada hasta darle respuesta. Después borrelo o archívelo en una de las carpetas que ha creado. Active las casillas de revisión de respuesta para saber con seguridad que su correo le llegó al destinatario y que fue leído.
• Cree una carpeta '5 semanas': En la carpeta '5 semanas' van todos los correos sobre los cuales usted no tiene seguridad si su interlocutor les dará respuesta o que usted necesita de alguna manera todavía. Revise esa carpeta cada 5 semanas y borre lo que definitivamente ya no se requiere. De hecho es una buena costumbre revisar una vez al mes todas sus carpetas y borrar todos aquellos correos que ya no sean relevantes. Asegúrese siempre de tener guardado los datos del interlocutor antes de borrar sus correos.
• Invéntese siglas: En la medida en que pueda, coordine con sus interlocutores un tipo de 'idioma de siglas' que pueda usar en el correspondencia con ellos. De esa manera se ahorran tiempo al escribir y leer, pero al mismo tiempo entienden todo lo dicho. Hágalo como en los chats y facebook (FB). Algunas siglas que ya se usan: DTB, TQM, FB, etc.
• Use los mensajes de texto: Cuando se trate de dar una respuesta corta a un correo, haga uso del esquema de los mensajes de texto (SMS) y responda en la parte de 'asunto'. Finalice el mensaje corto con 'nfm' (no further message) o 'eom' (end of message), para que su interlocutor no tenga que abrir el correo. Por ejemplo: 'Asunto: Gracias por tu respuesta (nfm)'.
• Informe sobre su ausencia: Cuando se encuentre fuera por mucho tiempo, aproveche la herramienta de su servidor de correos que le permite dejar un mensaje automático informando de su ausencia y de un contacto alternativo. Se ahorrará mucho tiempo al delegar y su interlocutor está feliz de que usted le ha ahorrado también tiempo, al no tener que buscarlo desesperadamente para esperar su respuesta.
• Use el CC ahorrativamente: CC o 'Carbon Copy' es muy usado para enviar una copia de su correo a otra persona, sin que su destinatario lo sepa. Úselo de manera ahorrativa para no generar spam, y solo en casos en que realmente se requiera.
• Ojo con los anexos: Procure no enviar correos demasiado pesados. Evite los anexos que no sean realmente relevantes o en formatos que permiten fácilmente virus. Use en lo posible formatos livianos en PDF y envíe grandes cantidades de anexos a través de Skype o de las páginas que permiten ese tipo de tranferencias de archivos. Así mismo, evite abrir anexos desconocidos y tampoco reenvíe los famosos 'correos en cadena' así vengan de personas conocidas. Estos suelen ser pishing o contener virus.
• Sea corto, claro y conciso: Piense en su tiempo y el de los demás. Los correos electrónicos pretenden facilitar el trabajo, no complicarlo más.
• No se convierta en un 'espamero': Si usted tiene la costumbre de enviar constantemente grandes cantidades de correos o renviar regularmente cadenas de correos, no se sorprenda si al poco tiempo sus interlocutores le informan que no han recibido sus correos. Es posible que hayan sido clasificados internacionalmente como 'spam', por lo cual (en el mejor de los casos) solo le llegaran a su interlocutor a la carpeta de 'spam'. Pero en la mayoría de los casos, y si usted ha sido reportado como 'espamero' sus correos serán eliminados automáticamente por los filtros de 'spam' mucho antes de que lleguen a su destinatario. Lo más grave de todo es que su correo electrónico quedará clasificado como 'spam' y es muy dificil sacarlo de nuevo de las listas negras. Eso hará que tampoco le lleguen correos relevantes a usted mismo. Existen empresas dedicadas al envió de correos masivos para proyectos de publicidad: use esas empresas, pues ellos crean cuentas de correo especiales para la realización de esos proyectos, que no afectarán la suya propia.