Simplifica tu Tiempo - 1ra Parte

"El tiempo es oro".

Edward George Bulwer-Lytton

"Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee".

Baltasar Gracián

"Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo".

Gaspar Melchor de Jovellanos

Aprenda a definir activamente su tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importante que tenemos. Y todos contamos con la misma cantidad: 24 horas cada día. Sin embargo, ¿por qué muchos se quejan de que el tiempo no les alcanza y otros de que se la pasan aburridos? El problema ya empieza en el uso del lenguaje en sí: el que no 'tiene tiempo', no tiene desorden en su tiempo, sino en sus tareas. Todos 'tenemos' tiempo - la misma cantidad, pero no todos aprovechamos sabia y efectivametne el tiempo. Hay muchos que lo malgastan y por ende se quedan sin él, ya que el tiempo es un recurso que no puede ser recuperado. Una vez que se pierde, se ha perdido para siempre. ¿Entonces cómo hacemos para no desperdiciar nuestro tiempo? A continuación encontrará varias sugerencias:

A. Duplique su actuar: El secreto de las personas exitosas y felices radica muchas veces en el hecho de que se pueden concentrar totalmente en una sola cosa. Ellos descubrieron una técnica muy efectiva para lograrlo: lo más importante primero. Hace mucho tiempo huba una persona de nombre Pareto, que ya había entendido eso. Él planteó lo que hoy llamamos el Principio de Pareto o Principio 20/80. El Principio de Pareto plantéa lo siguiente: 20% de lo que hacemos o dejamos de hacer, genera el 80% de lo que logramos o no. En otras palabras: 20% de las interrupciones que sufrimos, ocupan el 80% de nuestro tiempo; 20% de las actividades que hacemos, logran el 80% de nuestros resultados. Si aplicamos bien este principio, empezaremos a buscar realizar el 20% de actividades que nos ayuden a lograr el 80% de resultados. Veamos cómo:

1. Sencillez absoluta: Aplicando el Principio de Pareto, establezca prioridades claras para sus tareas laborales y personales. Empieze estableciendo la importancia y la urgencia de las tareas así:

• Tareas de suma importancia y suma urgencia: Colóqueles la prioridad 1 y encarguese personalmente de ellos, lo más pronto posible. Incluso piense en si puede ir desarrollandolas mientras continua planeando. En este lugar van aquellas cosas que producirán mayores ganancias o lo normal, lo que tiene un potencial de desarrollo especial o lo que involucra y afecta a un grupo considerable de personas.
• Tareas de suma importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 2 y establezca fechas límite para trabajar en ellas. Vaya desarrollándolas durante su rutina diaria de trabajo.
• Tareas de poca importancia y suma urgencia: Colóqueles también la prioridad 2 y encuentra una manera rápida y eficaz para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible, deléguelo a alguien que esté en capacidad de hacerlo inmediatamente.
• Tareas de poca importancia y poca urgencia: Colóqueles la prioridad 3 y como normalmente se trata de trabajos rutinarios y engorrosos, entonces vaya haciéndolos cada día de a poquitos, o deléguelo en alguien más, o deséchelo definitivamente. Antes de 'dejar para mañana lo que puede hacer ahora', analíselo con objetividad.

Una vez que tenga establecidas sus prioridades, use el camino de la simplicidad: desarrolle por día solamente una de las prioridades con el número 1. Básese para escogerla en el Principio de Pareto.

2. Viva el Principio de la Vía Libre: Defina claramente las tareas y expectativas de lo que delegue en las prioridades 2 y 3. Hágase espacio para dedicarse a las prioridades 1. No establezca fechas de entrega irreales, para no tener después problemas. Manténgase tranquilo y no se deje manipular con el tiempo. Cuando no se puede, no se puede y punto.

3. Ataque las interrupciones de manera activa: Evite todas las interrupciones posibles para poder dedicar todo su tiempo a la prioridad 1. Enfóquese en esa prioridad y pase las tareas de rutina (revisión de correos, Internet, llamadas, etc.) para más tarde. Iniciar con la tarea es muchas veces lo más difícil, pero una vez que lo ha hecho, será más fácil retomarlo en el caso de una pequeña interrupción para hacer algunas cosas de rutina. Usted se dará cuenta: al concentrarse y enfocarse en una tarea, usted desarrolla energías y ánimos inesperados. Y una vez que ha culminado esa tarea, se sentirá más animado para hacer otras actividades o dedicarse a otra tarea de prioridad 1.

4. Celébre sus éxitos: Una vez que haya culminado su tarea de prioridad 1, celébrelo. Puede ser solo o con otros. Regálese un helado, salga a caminar y disfrutar el sol, o invítese a una cena especial con su pareja. Permita que el buen sentimiento de haberlo logrado le llene completamente. No importa si le está esperando otra tarea urgente y super importante, dése el espacio para celebrar primero.

En el próximo blog continuaremos hablando de más de estos principios para la sabia administración de su tiempo. Mienstras tanto, tómese tiempo para ir aplicando el principio de hoy.