Simplifica tu tiempo - 3ra Parte

Continuamos con aquellas herramientas que nos permiten desperfeccionar nuestra vida...

F. Simplifique los esquemas anticuados arraigados en su organización:

En casi toda institución que ya lleva algún tiempo, existen esquemas de trabajo arraigados, que son aceptados por todos, sin evaluación. ¡Y hay de aquel que se atreva a ponerlos en duda o sugerir cambios! La respuesta casí siempre será: 'siempre lo hemos hecho así, y así funciona'. Ese es el momento de rebelarse con una pregunta clave de coaching y que hace todo empresario con visión futurista: '¿Y cómo podemos hacerlo más sencillo, efectivo y económico?'. A continuación algunas sugerencias...

1. En vez de acta de protocolo, lista inmediata: Es increíble cuantas reuniones hay en las cuales todavía una secretaria tiene que resumir todo en el computador y reenviárselo a todo el mundo en la institución. En algunas instituciones más anticuadas incluso todavía se incluye el punto 'aprobación del acta anterior'. Sin hablar, de que el oficio de ser quién tiene que hacer el acta, ya se percibe como un castigo. Con este método se pieder tiempo de trabajo y no tiene mucho sentido y utilidad. Recomendación: La persona encargada de escribir el acta, lo hace de forma legible, apuntando solamente lo más relevante de la reunión, en forma de una lista. La estructura de esa lista sigue sencillamente la premisa: 'Quién hace qué, con quién y para cuando'. Al final de la reunión se leen los apuntes hechos por la persona (lo que nos ahorra el punto de 'aprobación del acta'), le hace los ajustes que el grupo considere necesarios, lo fotocopia y le entrega a cada asistente su ejemplar. En la siguiente reunión se revisa en base a esta lista si todas las tareas se cumplieron. Mejor aun, si los puntos son escritos para todos en una pantalla o tablero, y al final se imprimen o se copian para cada persona.
2. En vez de PBX, atención personalizada: Una empresa que usa PBX para redireccionar a sus clientes, es una empresa que muestra ser inefectiva. El PBX genera perdida de tiempo valioso de trabajo, tanto en los clientes como en los trabajadores de la empresa, que tienen que atender al final a un cliente molesto de tanta espera. Recomendación: Coloque en todos sus correos su número directo de manera clara y visible. Si en algún momento se encuentra en otro lugar, haga que su llamada sea transferida directamente a usted. Las estadísticas demuestran que esto es mucho más efectivo: solo en un 20% de los casos, el cliente que usa una PBX logra conectarse con la persona que busca. Si usted no estará disponible, active su contestadora o voice-mail. Evite también llamadas a un solo número, y coloque en su correspondencia los números directos de quienes están a cargo de las diferentes áreas que podrían ser relevantes para su cliente.
3. En vez de reuniones y juntas, pool de expertos: Las empresas malgastan constantemente sus finanzas y recursos con reuniones y juntas de trabajo en las cuales solo unos pocos dan sugerencias valiosas, mientras que los otros sorben su café en silencio. En vez de contar entonces con un buen equipo de asesores, se termina gastando dinero regularmente en viáticos, hoteles y personas que no le producen nada más que gastos a la empresa. Recomendación: Invite a un grupo de expertos en las áreas que a usted y su empresa le interesan a una primera reunión formal, en la cual ellos tendrán la oportunidad de conocer su empresas, su personal y los puntos claves por los cuales se les está pidiendo su consejo. Después asegúrese de que los expertos trabajen directamente con los encargados respectivos de cada área a ser asesorada y maneje la relación e información telefónicamente o por mail. Destaque en un broshure o en su papelería los nombres de sus asesores, pues ellos realmente hacen aquello para lo cual se les buscó: asesorar.
4. En vez de cotizaciones de gastos, viáticos fijos: Uno de los temas más espinosos en una empresa siempre es el tema de los costos de un viaje de trabajo o similares. La persona que viaja y los contadores sufren cuando hay que hacer las cuentas: el contador porque las cuentas no cuadran y se da la imagen de que el empleado se trata de hacer rico con el dinero que se le asignó, y el empleado sufre, porque termina pagando de su bolsillo y además está lejos de su familia. Recomenación: Basado en las cotizaciones y viajes anteriores, defina una taza fija para los viáticos. Esto le ahorra dinero a la institución y hace que el empleado esté mas motivado y busque ser más económico (ir a una hotel más económico, no usar taxi, etc.), pues sabe que el sobrante de los viáticos le queda a él. (Eso si, el empleado tendrá que declararlo en los impuestos). El empleado sentirá que esa es su compensación por estar lejos de su familia.
5. En vez de informaciones o correos reenviados, cartelera: Avisos que le competen a todos (como arreglos en la empresa, cambios de horarios, etc.) muchas veces son pasados de mano en mano (cadena telefónica) o enviados por medio de una lista de correo. Al final se quedan estancados en alguien o entre los correos no deseados y son pasados por alto. Recomendación: Las instituciones más inovadoras tienen carteleras bien organizadas, colocadas en sitios en los cuales son visibles para todo el mundo. Incluso usan técnicas para resaltar la información nueva y relevante. No se deje desanimar por la afirmación de que nadie mira la cartelera. Con una buena inducción en el uso de la cartelera y tiempo para acostumbrar a las personas, el uso de ella se convertirá en hábito, siempre y cuando se asegure de retirar inmediatamente informaciónes anticuadas.
6. En vez de conferencia, caminata: La mayoría de conferencias se desarrollan en un salón de conferencias, acompañado de muchos rituales poco sanos: mucho café, pan y harinas, poco movimiento, y si los fumadores ya se apoderaron de la reunión, mucho humo. Recomendación: Si tiene un grupo de hasta 5 personas, salga a caminar mientras hace la reunión. El filósofo Sócrates fue un ejemplo de ello: él enseñaba a sus alumnos mientras caminaban, y allí obtenía sus mejores ideas.

G. Amplíe su horizonte del tiempo:

Es posible que usted tenga una agenda, use Outlook para planear o incluso tenga un Palm para poder organizar su trabajo. Y aunque usted es juicioso en su planeación, muchas veces se encuentra al final del día con tareas que no alcanzó a realizar como tenía planeado, pues siempre surge algo en medio que cambia o atrasa sus planes. Ayúdese cambiando su forma de pensar. Haga que la planeación del tiempo se convierta en una herramiento efectiva de trabajo y no que ella le esclavise a usted. No diga más: 'Tengo que cumplir con esta tarea importante', sino diga ahora: 'Tengo que encontrar para esta importante tarea un buen día'. Pase de la reacción a la acción. Use para ello el ya mencionado 'Principio de Pareto'.

1. Planee semanalmente: La mejor manera de empezar, es dejando de integrar las famosas listas de 'cosas por hacer' a la planeación diaria. Sepárelas y manejelas independiente de la planeación diaria. Después decida en cuales de esas tareas va a trabajar cada día. Con ello es usted el jefe sobre su lista, no ella sobre usted. Haga este ejercicio para toda la semana y no se preocupe si algunas tareas terminan pasando para la semana siguiente. Tache las tareas cumplidas y celebre el haber logrado cada tarea.
2. Póngase metas más altas: Cuando ya se haya acostumbrado a una forma de trabajo más efectiva, también podrá colocar en su lista de 'cosas por hacer' metas mucho más altas, grandes proyectos y visiones, y combinarlas con actividades de cada día. Así tendrá siempre las grandes metas a la vista. Siempre tenga en cuenta: ¡Metas chicas, éxitos chicos - metas grandes, éxitos grandes! Si usted sencillamente sigue haciendo lo que ha hecho hasta ahora y de la manera en que lo ha venido haciendo, nunca va a alcanzar más de lo que hasta ahora ha alcanzado.

Nunca se dé el lujo de no estar en constante cremiento y cambio. Solo si permite estó verá también que el éxito se acerca cada vez más a usted.